Dans cet article, plongeons dans l’univers des défis informatiques spécifiques auxquels les cabinets d’avocats sont confrontés. Nous examinerons de près les coûts cachés liés à ces problèmes informatiques et explorerons des stratégies pratiques pour résoudre ces défis. Découvrez comment optimiser l’efficacité de votre cabinet, renforcer la confiance des clients et maximiser votre productivité en surmontant les obstacles technologiques.
Productivité : les coûts cachés d’un parc informatique défectueux
Selon une étude Nexthink, “Les collaborateurs perdent deux semaines de travail par an suite à des dysfonctionnements informatiques”. Pour un avocat rémunéré 200 € de l’heure en moyenne, cela représente un manque à gagner de 16 000 € par an, par collaborateur. C’est en voyant ces chiffres que l’on estime judicieux de passer par un prestataire de maintenance informatique.
Les problèmes informatiques diminuent la productivité des collaborateurs et peuvent même nuire à leur engagement à cause de frustrations opérationnelles.
Dans un cabinet d’avocat moderne, la connectivité sans fil est essentielle pour la communication rapide et l’accès aux dossiers en ligne. Les problèmes de Wifi peuvent entraîner des interruptions fréquentes et des ralentissements, entravant ainsi la communication fluide entre les avocats, les collaborateurs et les clients. De même, les problèmes de téléphonie peuvent générer des appels manqués, des messages vocaux perdus et des frustrations chez les clients, compromettant ainsi la réputation du cabinet.
Les lenteurs des postes informatiques peuvent considérablement réduire la productivité des avocats et du personnel administratif. Les retards dans le chargement des applications, l’ouverture des fichiers et la réponse aux e-mails peuvent entraîner des pertes de temps significatives chaque jour. Ces lenteurs non résolues peuvent se traduire par des heures de travail perdues chaque semaine, impactant directement les heures facturables et, par conséquent, les revenus du cabinet.
Pour résoudre ces problèmes, de nombreuses entreprises adoptent des solutions modernes. Le Wifi Cloud, par exemple, offre une connectivité stable et rapide dans tout le cabinet, améliorant ainsi la collaboration en ligne et garantissant un accès fluide aux ressources numériques. De même, la téléphonie VoIP (Voice over Internet Protocol) offre des appels d’une clarté exceptionnelle via Internet, éliminant ainsi les problèmes traditionnels de téléphonie. Ces technologies permettent aux avocats de rester connectés de manière fiable et efficace, améliorant ainsi leur productivité et la qualité de leurs services. L’installation de ce type de dispositif demande des compétences métiers que vous pouvez confier à un prestataire de maintenance informatique.
Risque : votre cabinet est-il en sécurité face aux cyberattaques ?
Au-delà du temps perdu par un parc informatique défectueux, on appréhende généralement moins bien les risques de celui-ci. Un système informatique lent, obsolète, peu sécurisé est synonyme de faille dans laquelle des attaquants peuvent s’infiltrer. Les conséquences sont alors gravissimes pour votre cabinet. L’intrusion, l’exfiltration et l’utilisation de ces données peut porter préjudice à vos clients, vos collaborateurs et peut compromettre l’avenir de votre cabinet. La confiance de vos clients réside aussi dans votre capacité à préserver la confidentialité de leurs informations.
La sécurité d’un système informatique repose sur 4 piliers.
1- La mise à jour régulière du matériel et des logiciels utilisés.
Assurez-vous que tous les équipements et logiciels utilisés dans l’entreprise sont constamment mis à jour pour bénéficier des dernières fonctionnalités de sécurité. Les mises à jour régulières corrigent les vulnérabilités et renforcent la résistance du système aux attaques.
2- Mise en place d’un plan de reprise d’activité (PRA)
Élaborez un plan de reprise d’activité détaillé pour anticiper toute interruption due à une catastrophe naturelle, une panne matérielle ou une cyberattaque. Ce plan devrait inclure des procédures pour restaurer rapidement les systèmes et les données critiques afin de minimiser l’impact sur l’entreprise et ses clients.
3- Formation des collaborateurs
Sensibilisez et formez régulièrement les employés sur l’importance de la confidentialité des données et des bonnes pratiques en matière de sécurité informatique. Assurez-vous également de maintenir une veille constante sur les nouvelles tactiques et méthodes utilisées par les attaquants pour garantir une réponse efficace face aux menaces émergentes.
4- Audit du parc informatique
Réalisez régulièrement des audits approfondis du parc informatique pour identifier les éventuelles failles de sécurité, les dispositifs obsolètes ou non conformes aux normes de sécurité. Ces audits permettent de mettre en place des mesures correctives et d’assurer une sécurité optimale des systèmes d’information de l’entreprise.
Ces 4 piliers demandent du temps et une certaine expertise métier. C’est pourquoi il peut s’avérer très utile de passer par un prestataire de maintenance informatique.
Conformité : Certifiez votre informatique pour garantir votre prospérité
Dans le secteur juridique, la confidentialité et la sécurité des données clients sont des priorités absolues. Un cabinet d’avocats certifié selon les normes en vigueur, telles que le RGPD (Règlement général sur la protection des données) et les certifications ISO/IEC 20000-1, inspire confiance à ses clients actuels et potentiels. La certification atteste que le cabinet prend au sérieux la protection des informations sensibles, établissant ainsi une base solide pour les relations professionnelles.
Pour être certifié sans mettre de côté le cœur de votre activité, la meilleure option est de centraliser la gestion de votre parc informatique en passant par un prestataire qui, lui-même, est certifié. C’est le cas de l’agence ACI Technology
Les clients sont de plus en plus soucieux de la sécurité de leurs données. Un cabinet d’avocats certifié est en mesure de garantir à ses clients que leurs informations sont traitées conformément aux réglementations en vigueur. La certification joue donc un rôle clé dans la conservation des clients existants, renforçant la fidélité et la confiance. De plus, elle attire de nouveaux clients recherchant des partenaires légaux conformes aux normes, augmentant ainsi les opportunités d’affaires pour le cabinet.
Dans un marché concurrentiel, la certification informatique confère un avantage significatif. Les cabinets certifiés sont perçus comme étant à la pointe de la technologie et capables de garantir un niveau de sécurité et de conformité élevé. Cela renforce la réputation du cabinet et lui permet de se démarquer de la concurrence. Les prospects sont plus enclins à choisir un cabinet certifié, même s’il peut être légèrement plus cher, en raison de la garantie de sécurité et de confidentialité qu’il offre.
Certifier son parc informatique ne se limite pas à une simple obligation légale, c’est un investissement dans l’avenir du cabinet. En conservant et en attirant des clients, le cabinet assure un flux de revenus stable et en constante augmentation. De plus, une réputation de sérieux en matière de conformité renforce la prospérité à long terme, contribuant à la croissance et à la viabilité du cabinet sur le marché.
En résumé, la certification informatique est bien plus qu’une simple formalité. C’est un atout puissant pour les cabinets d’avocats, garantissant non seulement la conformité réglementaire, mais aussi la confiance des clients et un avantage concurrentiel durable.
En investissant dans un parc informatique performant, sécurisé et aux dernières normes de conformité, les cabinets d’avocats assurent leur prospérité à long terme dans un environnement professionnel exigeant et en constante évolution.
