[Chronique] Soyez plus clair dans vos écrits et productions juridiques. Conseil n°2 : travaillez votre lisibilité textuelle !

En quête de clarté ? Cet été, Droits Quotidiens Legal Design vous propose chaque semaine sur le Village de la Justice un conseil pour vous aider à être toujours plus clair dans vos écrits et productions juridiques.

Difficile à atteindre, la clarté est essentielle car elle impacte la qualité de la relation que vous entretenez avec vos clients internes ou externes, elle renvoie au niveau réel de votre maitrise de la problématique juridique, à votre capacité à être pédagogue, impactant et convaincant, bref à toutes ces « hard et soft skills » qui auront une influence certaine sur vos dossiers, votre carrière et votre employabilité !
Gardez en tête que tout commence par l’intention d’être clair ! La clarté est un processus itératif qui demande de l’humilité ; avec de la pratique, on tend vers la clarté chaque fois un peu plus.
Le Legal Design, c’est aussi une manière d’utiliser les mots et de les structurer dans des phrases facile à lire. Suivez nos conseils pour devenir des designers du langage juridique.
Voici quelques conseils pour améliorer votre lisibilité textuelle.

Préférez la forme affirmative.

Essayez toujours de rédiger vos phrases de façon positive, à la forme affirmative.

Que ce soit pour exprimer :
- une idée positive ;
ou
- une idée négative.

Votre destinataire réagit mieux à une information formulée de façon positive.

Il se sent intéressé et motivé pour lire la suite de votre message.

De plus, une phrase négative est plus difficile à lire et à comprendre.
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Utilisez des verbes d’action.

Notre cerveau retient en premier les verbes, puis les noms, puis les adjectifs ; il retient en dernier les adverbes.

Utilisez des verbes d’action dès que possible.

Évitez les substantifs, c’est-à-dire les noms qui se terminent en “-ment” et en “-ion”. Remplacez-les par le verbe correspondant.


contestation
paiement
introduction d’une plainte
procéder à l’évaluation de
faire mention de

- contester
- payer
- introduire un recours
- évaluer
- mentionner

En effet, votre phrase est plus explicite pour le lecteur si le verbe principal est un verbe d’action et non un verbe abstrait. Il comprend mieux votre message.



Utilisez le même mot pour une même notion.

Répétez un seul et même mot pour une même notion. Choisissez le mot le plus pertinent. Soyez constant. Votre message est utilitaire. Il doit être clair.

Évitez les synonymes car ils peuvent prêter à confusion : votre destinataire n’est pas sûr que vous parliez à chaque fois de la même chose.

Votre destinataire comprend plus facilement votre message s’il retrouve à chaque fois le même mot.

De plus, vous marquez davantage l’esprit de votre destinataire si vous répétez plusieurs fois un même mot. Il intègre d’autant mieux votre message.

Rédigez des phrases faciles à lire.

Une phrase facile à lire, c’est un sujet, un verbe, des compléments.

Ne placez pas d’incises :
- entre le sujet et le verbe ;
- entre le verbe et le complément d’objet direct.

Abandonnez donc les parenthèses, les subordonnées, les infos entre tirets (- ……. -) les « ; », etc.

Places toutes ces infos dans une phrase à part !
Vous pouvez placer 2 compléments circonstanciels (lieu, temps, manière, etc.) à la fin de la phrase.
Avec cette structure simple, votre lecteur a les infos principales tout de suite.
Il ne doit pas relire la phrase pour se rappeler quel est le sujet dès qu’il a trouvé le verbe, après plusieurs compléments et incises.
Son cerveau peut immédiatement traiter votre message.
Il peut lire, comprendre et mémoriser l’information facilement.
À l’inverse, si la structure de la phrase est complexe, le cerveau doit d’abord décoder la structure avant de pouvoir traiter le contenu.

• Rédigez des phrases courtes (20 mots) ;
• Limitez-vous à 1 idée par phrase ;
• Placez les exceptions dans une phrase distincte.

Placez l’information principale au début.

• du document
• du paragraphe
• de la phrase...

... Pour que le lecteur la voie même s’il lit en diagonale, voir exemple ci-après (texte en vert) :

Texte initial Texte en langage clair
Le service peut, après avoir pris connaissance du dossier (et avant de le transmettre à la direction), et dans le but de vérifier que les conditions sont remplies, demander à l’entreprise, sauf si elle les a déjà communiquées, des informations complémentaires – relatives à ses statuts ou aux projets qu’elle souhaite voir subventionnés.Le service peut, après avoir pris connaissance du dossier (et avant de le transmettre à la direction), et dans le but de vérifier que les conditions sont remplies, demander à l’entreprise, sauf si elle les a déjà communiquées, des informations complémentaires – relatives à ses statuts ou aux projets qu’elle souhaite voir subventionnés.Le service peut demander à l’entreprise des informations complémentaires sur :
• ses statuts ;
• les projets qu’elle souhaite voir subventionnés.
Ces informations sont demandées pour vérifier que les conditions sont remplies.
Le service peut les demander après avoir pris connaissance du dossier et avant de le transmettre à la direction.

Utilisez des mots de vos lecteurs.

Supprimez les archaïsmes, les locutions latines et les néologismes
Trouvez le mot précis, pertinent, parlant, usuel

Expliquez les termes juridiques :
Définissez (pop-up, lexique, marge, etc.)
Paraphrasez (c’est-à-dire, etc.)

Structurez votre texte avec des intertitres parlants.

Prenez le temps de structurer visuellement votre texte : utilisez des intertitres.

Titre 8 : Assurance
Titre 8 : Le Prestataire s’engage à être assuré.

Votre lecteur lit et comprend mieux votre texte avec des intertitres  :
• il en a une vue globale, dès la première lecture (« scan »)  ;
• il utilise les intertitres comme table des matières pour s’y repérer ;
• il remarque facilement les changements de thèmes.

De plus, les intertitres cassent la monotonie visuelle de votre texte. Il devient plus attrayant pour votre lecteur.

Mettez-vos intertitres en évidence : par des puces, une numérotation, l’utilisation du gras, d’une police plus grande.

Si possible, formulez vos intertitres sous forme de questions. Cela vous permet d’anticiper celles de votre lecteur. Ces questions facilitent aussi la compréhension du texte pour le lecteur car il y cherche les réponses.

Structurer votre texte sous forme d’intertitres, c’est prendre votre lecteur par la main et l’encourager à le lire. Il en aura une lecture plus rapide et plus claire.

A la semaine prochaine pour un conseil sur la visualisation de vos documents juridiques !

Lydia Zunino
Consultante Droits Quotidiens Legal Design

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