[Chronique] 4 conseils pour legaldesigner vos contrats. Conseil n°2 : comment organiser les informations de mon contrat ?

1. Qu’est ce que je veux transmettre ?

Quel est le type d’information que vous voulez rendre accessible par votre contrat ?
• Sélectionnez les informations qui vous paraissent importantes sur la thématique choisie - portez un soin particulier à identifier les idées principales et les connecteurs logiques entre elles.
• Séquencez les informations et réfléchissez à mettre en évidence les interactions entre elles.
• Gardez l’essentiel et hiérarchisez, structurez vos blocs d’informations.

2. Structurez les informations.

• Suivez la logique du destinataire et commencez par l’information principale pour lui.
• Placez les informations dans un ordre facile à comprendre pour le destinataire et dans l’ordre dans lequel il en a besoin. Pour le savoir : mettez-vous à sa place et imaginez les questions qu’il va se poser (voir le point n°5 « déterminez des persona » du conseil n°1 précédemment publié)
• Placez les références légales en note de bas de page ou dans un cadre en fin de document (la logique destinataire est de lire ces références s’il veut aller plus loin, et non de les lire en premier)

3. Quelle structure de contrat j’adopte ?

La structure du contrat doit également être questionnée.
Les contrats ne sont pas lus de manière linéaire. Les lecteurs efficaces lisent le contrat de manière stratégique, en recherchant et en utilisant les informations pour résoudre des problèmes spécifiques qu’ils rencontrent dans l’exécution du contrat.
Par exemple, ils lisent en diagonale pour saisir l’essentiel du contrat, relisent les parties qu’ils ne comprennent pas, recherchent les références croisées et comparent les informations de différents documents.
Pour répondre à ce constat, plusieurs options s’offrent à vous : vous pouvez par exemple opter pour une présentation synthétique, schématique ou opérationnelle de votre contrat.

Suivre la structure opérationnelle du contrat.

Nous intervenons régulièrement pour refondre des contrats et rencontrons souvent la même difficulté initiale.

La difficulté ?

La documentation contractuelle en place suscite souvent beaucoup d’interrogations de la part des clients ou des prospects car :
 elle est écrite en langage technique et jargonneux ;
 il n’est pas évident pour les clients et prospects de retrouver facilement dans le contrat les informations essentielles à leurs yeux.

Les actions menées ?

Ordonner les points de manière logique pour les parties et donner une structure opérationnelle au contrat peut passer par une répartition dans deux documents distincts et la rédaction des documents selon les principes du langage clair.

• La création de deux documents séparés :
  Par exemple :
  • une convention regroupant sur deux-trois pages les points essentiels pour le client : l’objet du contrat, sa durée, les engagements principaux des parties, le prix / choix de la redevance annuelle, les conditions de résiliation, de rachat, etc.
  • les conditions générales de vente.

Bien entendu, la répartition des clauses et points de droit se fera toujours :
 dans le respect des dispositions légales,
 au cas par cas, selon la typologie de contrat concerné, les points clés et questions récurrentes des utilisateurs et les risques à couvrir. La convention mentionnera clairement le renvoi vers les conditions générales de vente.

• La rédaction des deux documents selon les principes du langage clair :
  • une nouvelle rédaction en des termes plus explicites et plus clairs pour les clients sans perdre en sens ni en rigueur et sécurité juridique ;
  • une personnalisation du contrat (« nous », « vous ») ;
  • une réorganisation plus logique et fluide des clauses ;
  • une rédaction des clauses en deux colonnes pour une lecture immédiate des engagements de chaque partie.

Le résultat constaté est une confiance renforcée et un processus de signature du contrat plus rapide et plus serein :
 une meilleure compréhension des documents juridiques par les clients,
 une réduction significative du nombre de questions au moment de la signature du contrat.
 un clarté et un confort de lecture renforcés.
En un mot, une nouvelle documentation juridique claire et opérationnelle qui accompagne la croissance du client.

Vous trouverez ci-après une infographie reprenant le contenu de cet article.

Le conseil n°2 en infographie.

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A bientôt pour le conseil n°3 !