[Chronique] Soyez plus clair dans vos écrits et productions juridiques. Conseil n°1 : Prenez soin de votre lecteur !

En quête de clarté ? Cet été, Droits Quotidiens Legal Design vous propose chaque semaine sur le Village de la Justice un conseil pour vous aider à être toujours plus clair dans vos écrits et productions juridiques.

Difficile à atteindre, la clarté est essentielle car elle impacte la qualité de la relation que vous entretenez avec vos clients internes ou externes, elle renvoie au niveau réel de votre maitrise de la problématique juridique, à votre capacité à être pédagogue, impactant et convaincant, bref à toutes ces « hard et soft skills » qui auront une influence certaine sur vos dossiers, votre carrière et votre employabilité !

Gardez en tête que tout commence par l’intention d’être clair ! La clarté est un processus itératif qui demande de l’humilité ; avec de la pratique, on tend vers la clarté chaque fois un peu plus.

Portez une attention réelle à votre lecteur. Suscitez et maintenez l’attention de votre lecteur.

Prenez le temps (« prendre le temps » - tout est dit !) d’avoir une attention réelle pour votre lecteur. Cette attention déterminera la structure et la portée de votre écrit. Il sera déterminant pour la suite qu’il lui sera donné de connaitre.

Cette « attention » doit être présente tout au long du processus de création de votre document juridique. Comme le dit Bryan A. Garner, avocat américain, « les bons rédacteurs ont une empathie permanente pour leurs lecteurs ».

Deux temps :
1) Avant la conception de votre document.
Posez-vous deux questions : qui est votre destinataire et votre objectif et que voulez-vous que le lecteur fasse après avoir lu votre document ?

2) Pendant la conception de votre document.
Adressez directement à votre lecteur et écrivez à la voix active.

Avant la conception de votre document.

Identifiez votre destinataire.

Pour qui rédigez-vous ?
Déterminez votre objectif. Pourquoi écrivez-vous ?

- Informer.

Commencez par l’information principale.
Regroupez les informations par thèmes (surtout si votre message est long).

- Expliquer une procédure.

Suivez l’ordre chronologique.

- Faire agir.

Problème - cause - solution
1. Quel est le problème ?
2. Pourquoi ce problème se pose-t-il ?
3. Que faire pour le résoudre ?

- Convaincre.

Présentez les avantages et inconvénients qui expliquent votre choix.
1. Situation.
2. Votre proposition.
3. Autres possibilités.
4. Avantages de votre proposition.

Le champ lexical que vous choisirez sera sensiblement diffèrent selon l’objectif que vous vous aurez clairement énoncé.

Que voulez-vous que le lecteur fasse après avoir lu ?

Quel est le « call to action » ? Il devra être mis clairement en évidence dans la structure de votre document.

Pendant la conception de votre document.

Sélectionnez les informations en fonction de :
- votre public cible ;
- votre objectif.

Éliminez le superflu et l’inutile.

Le Legal Design est une manière d’utiliser les mots et de les structurer dans des phrases facile à lire.

Suivez la logique de votre lecteur.

Montrez directement au lecteur ce qu’il veut et commencez par l’information principale.

Présentez toujours à votre lecteur les informations dans un ordre logique pour lui.

Si les informations sont présentées selon sa logique, votre lecteur :
- est directement intéressé et concerné par votre document ;
- lit votre document dans ta totalité ;
- comprend plus facilement le raisonnement.

Cela vous demandera sûrement un peu d’effort au départ mais sortir de votre logique et rentrer dans celle de votre lecteur va donner plus d’impact à votre document.

Un exemple.

Texte initial :

Conformément aux dispositions de la convention du 3 mai 2022, la présente demande doit être introduite auprès de l’administration compétente au plus tard un mois avant la date du début de votre activité. Le non-respect de cette disposition entrainera le refus définitif de la demande.

Texte en langage clair :

Vous devez nous envoyer votre demande au plus tard un mois avant le début de votre activité.

Si vous nous envoyez votre demande en retard, nous la refuserons.

Ces règles sont prévues par l’article 3 de la convention du 5 mai 2022.

Adressez-vous directement à votre lecteur.

En parcourant votre texte juridique, le lecteur doit se sentir directement concerné.

Vous pouvez y parvenir par 2 moyens :
- rédigez votre texte en adoptant un ton personnalisé, voir le cas échéant convivial et en utilisant le « vous » , le « je », le « nous » ;
- évitez les phrases impersonnelles dont le sujet, « il », ne représente concrètement rien ni personne. En effet, l’utilisation du « il » ne permet pas à votre lecteur de se projeter dans votre texte.

De cette manière, votre lecteur est motivé à lire votre texte jusqu’au bout et a envie d’y réagir.

Un exemple :

Texte initial :

Aucune reproduction, exploitation commerciale, publication ou adaptation partielle ou intégrale des textes ou de tout autre élément protégé par des droits d’auteur ne pourra en être faite sans l’accord préalable et écrit du Ministère.

Texte en langage clair :


Les textes sont protégés par les droits d’auteur.
Ainsi, vous devez avoir l’accord écrit et préalable du Ministère pour :
- reproduire les textes ;
- exploiter les textes ;
- publier les textes ;
- adapter partiellement ou intégralement les textes.

Rédigez à la voix active.

Construisez vos phrases à la voix active plutôt qu’à la voix passive.
De cette manière, votre lecteur se sent directement concerné par votre texte.
De plus, vous simplifiez la lecture de votre lecteur.
Cela lui permet de lire votre texte plus rapidement et sans effort.
Votre lecteur a donc envie de poursuivre sa lecture jusqu’au bout de votre texte.
Il en comprend d’ailleurs mieux le message.

Exceptionnellement, vous pouvez conjuguer à la voix passive si l’information la plus importante est celle du « quoi » plutôt que du « qui ».

Un exemple :

Texte initial :

1. Durée de conservation des données personnelles

De manière générale, la Société veille à ne pas conserver les Données Personnelles au-delà du temps nécessaire à l’exécution des finalités pour lesquelles celles-ci ont été collectées.
 
a) Concernant les données relatives à la gestion de la relation contractuelle.
Concernant les clients, les données seront conservées 5 ans à compter de la date de la dernière facture de résiliation du contrat et ce afin de répondre aux demandes post-résiliation. Certaines des données personnelles peuvent être conservées plus de 5 ans afin de satisfaire à des obligations légales, comptables et fiscales. 
 
En cas de procédure contentieuse, les Données Personnelles ainsi que toute information, documents et pièces contenant des Données Personnelles tendant à établir les faits susceptibles d’être reprochés ou concernant l’identification des mis en cause, des victimes, des témoins et des auxiliaires de justice peuvent être conservées pour la durée de la procédure, y compris pour une durée supérieure à celles indiquées ci-dessus.
A l’issue de cette période, les Données Personnelles seront supprimées ou irréversiblement anonymisées. 
 
b) Concernant les données de consommation.
La Société veille à ne pas conserver vos données de consommation issues des compteurs communicants (courbes de charge, index quotidiens) au-delà du temps nécessaire au regard des finalités pour lesquelles celles-ci ont été collectées. Ainsi, la Société s’engage à ne pas les conserver plus de 3 ans à compter de la date de leur collecte et à les supprimer ou les anonymiser de façon irréversible à l’issue de cette période de conservation.
 
c) Concernant les données des prospects.
Lorsque les données ont été collectées directement auprès de vous : la Société conserve les Données Personnelles pendant 3 ans à compter de la date de collecte du consentement de la personne intéressée. Au terme de ce délai, la Société pourra reprendre contact avec la personne concernée pour savoir si elle souhaite continuer à recevoir des sollicitations commerciales. A défaut les Données Personnelles seront supprimées ou irréversiblement anonymisées.
Lorsque les données ont été collectées indirectement (par exemple obtenues par le biais d’un broker de données) : la Société conservera les données 15 mois dans nos systèmes. Cependant celles-ci ne sont utilisées que pendant les 3 premiers mois pour les besoins de la prospection téléphonique. Durant les 12 mois qui suivent ces données sont conservées uniquement en base « inactive » aux fins de répondre à d’éventuelles réclamations ou demandes d’exercice des droits.
 
d) Concernant les données de navigation / comportement / interactions, la Société conservera l’adresse IP 1 an après la visite de la personne intéressée sur le site de la Société, suite à quoi celle-ci est brouillée et tout le parcours de navigation devient alors irréversiblement anonyme.
 
e) Concernant les enregistrements des appels téléphoniques reçus ou émis
Les appels sont conservés 6 mois au maximum à compter de leur occurrence. 
 
f) Concernant les données tierces.
La Société ne stocke que certains types de données tierces, notamment celles qui permettent d’enrichir les informations de contact par exemple. Elle les conserve alors selon la même politique que celle applicable à vos données contractuelles, tel que précisé au point (a) de la présente section.

Texte en langage clair :

1. Quelle est la durée de conservation de vos données personnelles ?

Vos Données Personnelles sont conservées le temps strictement nécessaire à l’exécution des finalités pour lesquelles elles ont été collectées.

Puis, elles sont supprimées ou irréversiblement anonymisées.

- Pour les données relatives à la gestion de notre relation contractuelle :
- 5 ans à compter de la date de la dernière facture de résiliation du contrat
- + de 5 ans pour certaines données pour satisfaire certaines obligations légales, comptables et fiscales
- la durée de la procédure en cas de procédure contentieuse.

- Pour les données de consommation :
- maximum 3 ans à compter de la date de leur collecte

- Pour les données des prospects :

Lorsque les données ont été collectées directement auprès de vous :
3 ans à compter de la date de collecte de votre consentement.

Lorsque les données ont été collectées indirectement (par exemple nous les avons obtenues par le biais d’un broker de données) :
15 mois :
- 3 premiers mois d’utilisation dans le cadre de notre prospection téléphonique puis
- 12 mois aux seules fins de répondre à d’éventuelles réclamations.

- Concernant vos données de navigation / comportement / interactions :
adresse IP conservée 1 an après votre visite sur notre site.

- Pour les enregistrements de vos appels téléphoniques reçus ou émis :
6 mois maximum à compter de leur occurrence.

- Pour les données tierces :
Les mêmes règles de conservation des « données relatives à la gestion de notre relation contractuelle » s’appliquent.

Pour conclure !

Voici un petit exercice « d’audit d’impact » à faire sur un document juridique de votre choix

Lisez le document et mettez-vous dans la peau du destinataire du document :
- Quel est le premier élément que vous avez regardé ?
- Quel est votre état d’esprit après avoir lu le document ?
- Avez-vous lu l’entièreté du texte ? Sinon, qu’avez-vous lu ?
- Attend-on quelque chose de vous ? Si oui, quoi ?
- Etes-vous motivé(e) à agir ? Sinon, que vous faudrait-il pour l’être ?
- Avez-vous des questions auxquelles le document ne répond pas ?
- Avez-vous une réflexion à partager ?

A la semaine prochaine pour un nouveau conseil !

Lydia Zunino
Consultante Droits Quotidiens Legal Design

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