Pour les sociétés non cotées, le dépôt porte notamment sur les documents suivants :
– Les comptes annuels (bilan, compte de résultat et annexe) ;
– En cas de nomination, le rapport des commissaires aux comptes sur les comptes annuels ;
– La proposition d’affectation du résultat soumise à la collectivité des associés ou à l’assemblée (ou à l’associé unique, le cas échéant) et la résolution votée (ou la décision prise, le cas échéant) ;
– En cas de consolidation, les comptes consolidés, le rapport sur la gestion du groupe.
Le dépôt doit être effectué dans le mois qui suit l’approbation des comptes par la collectivité des associés ou l’assemblée générale ordinaire annuelle. Ce délai est porté à deux mois si le dépôt est effectué par voie électronique.
Est-il possible de ne pas rendre les comptes publics ?
Si votre société est une micro entreprise, vous pouvez déclarer au greffe que les comptes déposés ne seront pas rendus publics. Sont visées les sociétés qui, à la clôture du dernier exercice, ne dépassent pas deux des trois seuils suivants :
Total du bilan : 350.000 € ;
Montant net de chiffre d’affaires : 700.000 € ;
Nombre moyen de salariés au cours de l’exercice : 10.
Cette faculté n’est pas ouverte aux sociétés dont l’activité consiste à gérer des titres de participations ou des valeurs mobilières, ni aux établissements financiers et aux entreprises d’assurances et assimilées.
Les micro-entreprises qui utilisent cette faculté doivent accompagner les documents comptables qu’elles déposent d’une déclaration de confidentialité établie conformément au modèle proposé par le Code de commerce.
Toutefois, les autorités judiciaires et administratives, la Banque de France, ainsi que des organismes de prêt ou de financement relevant des catégories définies à l’article A 123-68 du Code de commerce, ont accès à l’intégralité des comptes de ces sociétés.
Le greffier ne peut jamais délivrer copie des comptes dont le dépôt est accompagné d’une déclaration de confidentialité même s’il s’avère que la société en question ne remplissait pas les conditions requises pour en bénéficier. Cependant, il doit informer sans délai le procureur de la République.
Si votre société répond à la définition des petites entreprises qui sont autorisées à adopter une présentation simplifiée de leurs comptes annuels, vous pouvez demander que le compte de résultat déposé ne soit pas rendu public. Sont visées les sociétés qui, à la clôture du dernier exercice, ne dépassent pas deux des trois seuils suivants :
Total du bilan : 4.000.000 € ;
Montant net du chiffre d’affaires : 8.000.000 € ;
Nombre moyen de salariés au cours de l’exercice : 50.
Sont toutefois exclues de cette faculté les sociétés appartenant à un groupe au sens de l’article L 233-16 du Code de commerce.
Les petites entreprises qui utilisent cette faculté doivent également accompagner les documents comptables qu’elles déposent d’une déclaration de confidentialité établie conformément au modèle proposé par le Code de commerce.
Quelles sont les sanctions en cas d’absence de dépôt des comptes annuels ?
Tout intéressé ou le ministère public peut demander au président du tribunal de commerce, statuant en référé, d’enjoindre sous astreinte aux dirigeants sociaux de procéder au dépôt de ces documents ou de désigner un mandataire chargé d’effectuer cette formalité.
Le président du tribunal peut, de sa propre initiative, adresser aux dirigeants sociaux une injonction de procéder à bref délai au dépôt des comptes, sous astreinte. Le greffier qui constate le défaut de dépôt des comptes doit en informer le président du tribunal, pour qu’il puisse mettre en œuvre la procédure d’injonction.
L’injonction de dépôt des comptes annuels au greffe est susceptible de concerner vos cinq derniers exercices. [1]
Si cette injonction n’est pas suivie d’effet dans le délai d’un mois à compter de la notification ou de la signification de l’ordonnance, le président peut obtenir communication des renseignements de nature à lui donner une exacte information sur la situation économique et financière de la société de la part des commissaires aux comptes, des membres et représentants du personnel, des administrations publiques, des organismes de sécurité et de prévoyance sociales ainsi que des services chargés de la centralisation des risques bancaires et des incidents de paiement.
Le défaut de dépôt des comptes annuels et des rapports obligatoires est sanctionné par une amende de 1 500 € portée à 3 000 € en cas de récidive.
