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  • 1re Parution: 6 juin 2022

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Guide de lecture.
 

Dossier du personnel et RGPD : quelle règlementation ?

Les dossiers du personnel ne font l’objet d’aucune disposition dans le code du travail. Toutefois, en matière de ressources humaines, ils sont absolument nécessaires.
Faisons le point sur le contenu de ces dossiers et les dispositions du RGPD applicables à ces dossiers.

Le contenu du dossier du personnel.

Le Code du travail en effet ne prévoit pas un tel dossier. Pour autant, les employeurs, le service RH ont besoin de constituer un tel dossier afin de regrouper les différents documents autour de la vie du salarié.

Ce dossier permet en réalité d’avoir tous les éléments relatifs à la vie du salarié dans l’entreprise, de son embauche à la rupture de son contrat de travail. Il peut être constitué de la manière suivante :
- Embauche du salarié : CV, lettre de motivation, diplômes, documents et informations demandés dans le cadre du recrutement : identité du salarié, numéro de sécurité sociale, adresse, RIB, copie du permis de conduire, attestation de vérification du casier judiciaire par exemple ;
- Contrat de travail et les différents avenants ainsi que les courriers de mise à disposition d’outils de travail et la déclaration préalable à l’embauche ;
- Dossier disciplinaire avec les différentes sanctions disciplinaire ;
- Attestation de formation ;
- Absences et justificatifs, arrêts maladie, demande de congés payés … ;
- Attestation de suivi dans le cadre des visites médicales ;
- Compte rendu d’entretien (entretiens annuels d’évaluation s’ils sont mis en place dans la structure ou entretien professionnel par exemple) ;
- Le cas échéant, les différents documents afférents à la rupture du contrat de travail.

Tous ces éléments font effectivement partie du dossier des salariés que l’employeur doit en tout état de cause conserver.

De manière générale, rappelons tout de même que l’employeur ne doit collecter que les données essentielles à l’activité de gestion des ressources humaines. Il ne pourrait collecter des données qui ne sont pas en lien avec le poste occupé (article L1222-2 du Code du travail).

Confidentialité du dossier du salarié.

En effet, le dossier du personnel contient des données sensibles notamment relatives à son état de santé. La CNIL affirme par ailleurs que seules les personnes habilitées au titre de leurs missions ou de leurs fonctions doivent pouvoir accéder aux données traitées : personnes chargées de la paie, supérieurs hiérarchiques, employeur ou représentant… Mais aucun salarié ne doit voir son dossier du personnel divulguer à l’intégralité des salariés ou à certains salariés [1].

Ainsi, les élus du personnel ne peuvent revendiquer un éventuel droit à consulter les dossiers des salariés à titre d’exemple. De même, un salarié qui divulgue des informations personnelles auxquelles il a accès peut se faire sanctionner par un licenciement pour faute grave (Cour de Cassation, 22 novembre 2017, 16-24.069). Dans cette affaire, un salarié avait divulgué les salaires de certains salariés à un autre salarié.

Les juges ont considéré ici qu’un tel licenciement étaient effectivement justifié.

Accès du salarié à son dossier.

C’est encore la CNIL sur la base du RGPD qui prévoit la réglementation en la matière. En effet, le règlement général de la protection des données prévoit que les salariés ont le droit de demander une copie de leur dossier au service concerné. En pratique, il s’agit souvent du service des ressources humaines ou du délégué à la protection des données.

Cet accès est par principe gratuit et peut s’exercer sur place ou par écrit. L’employeur quant à lui a un délai d’un mois pour répondre à une telle demande, délai qui peut être prolongé de deux mois compte tenu de la complexité et du nombre de demandes.

L’employeur peut demander en cas de doute raisonnable sur l’identité de la personne lui demandant un tel accès un document justifiant son identité, ce qui pourrait être envisagé notamment dans la situation d’un salarié demandant l’accès à son dossier par voie électronique à partir d’une adresse mail personnelle.

L’employeur doit en tout état de cause faire un retour au salarié. Si celui-ci ne peut donner suite à la demande d’accès, le salarié doit être informé des motifs justifiant un tel refus et de la possibilité de saisir la CNIL le cas échéant ou de former un recours devant les juges.

En tout état de cause, l’employeur doit impérativement anonymiser les différents documents ou courriels afin de ne pas porter atteinte aux droits des tiers.

Ainsi, les salariés peuvent demander l’accès à leur dossier et aux données personnelles les concernant sur la base du RGPD. Un modèle de lettre est par ailleurs disponible sur le site de la CNIL pour procéder à une telle demande [2].

Zaïna Abdool Raman
Directrice Juridique et Pédagogique
Success-Consulting par Conseil CE
infos chez success-consulting.fr
https://successconsulting.conseilce.fr/

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