Christophe ALBERT
Rédaction Village de la Justice

 
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  • Parution : 13 mars

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Face aux crises, grèves et autres virus, comment rebondir avec la technologie ?

Chaque crise procure, pour l’entreprise, son lot de peines et d’enseignements, et celles que nous connaissons ces temps-ci (grèves de transport, difficultés de circulation et désormais coronavirus qui pourrait bien imposer un confinement plusieurs semaines) nous contraignent à nous adapter... et à prendre un peu de temps pour réfléchir à l’avenir.
Les professions du droit ont ici l’occasion d’avancer dans leur appréhension des technologies. Que peuvent ces dernières à long terme, c’est à dire au-delà des prochaines semaines, et au-delà du simple recours au télétravail ?

Ouvrons la réflexion à travers cinq exemples.

Pour le Recrutement...

Il devient plus difficile de faire passer des entretiens qui nécessitent des déplacements lorsque les transports sont compliqués à assurer. Pourquoi ne pas utiliser la visioconférence ? [1]. Avec un peu de pratique (et avec des outils devenus classiques, il n’en manque pas, de Skype à Microsoft Teams en passant par Starleaf), cela deviendra fluide pour vous et un bon moyen de gagner du temps ou de voir plus de candidats pour vos embauches.
Côté candidat, une juriste a témoigné : "pas de grosses différences avec un entretien physique, et j’ai ensuite poursuivi le process avec des entretiens « classiques »".
Et ça tombe bien, le recrutement étant plutôt passé en faveur des candidats depuis 2019, nombre de recruteurs peinent à recruter... Le recrutement à distance, pour les premiers entretiens en tous les cas, permet d’élargir le potentiel de candidats en touchant aussi des candidats éloignés qui pourraient hésiter à se déplacer à quelques centaines de kilomètres ou quelques heures de transport sans en savoir plus sur le poste et le recruteur... Ou tout simplement pour les candidats déjà en poste et ne pouvant pas facilement se libérer.
Une pratique à généraliser donc.

Bilan :
- Durée de mise en place : TRES COURTE
- Complexité de mise en place : FAIBLE
- Coût de mise en place : TRES FAIBLE OU NUL
- Bénéfice : IMMEDIAT

Pour la Formation...

De nombreux évènements mêmes restreints en personnes prévus en mars 2020 ont été annulés ou reportés du fait du coronavirus et des craintes liées à la possible interdiction de rassemblement. Les frais d’évènementiel sont assez élevés, on peut comprendre les organisateurs qui ont peur de n’avoir pas assez d’audience...
C’est aussi le cas des formations, souvent en petit comité mais touchées quand même. Là aussi la visioconférence peut faire sens, permettant une interaction (questions-réponses par chat en simultané par exemple), mais pensez à l’e-learning et notamment aux MOOC, ces formations souvent conçues en plusieurs étapes avec des paliers de progression et des interactions régulières, à travers un support web.
C’est plus complexe à concevoir car cela nécessite la mise en place d’une méthode pédagogique, mais en temps de crise ou après, c’est un mode de formation plébiscité par les apprenants, et notamment les clients des avocats.

Bilan pour les organisateurs :
- Durée de mise en place : LONGUE
- Complexité de mise en place : MOYENNE
- Coût de mise en place : MOYEN A COUTEUX
- Bénéfice : REEL

Pour les rassemblements d’actionnaires ou de grandes équipes.

Grandes réunions d’équipes, procédure de vote d’instances d’entreprise ou de coopératives, Assemblées Générales d’entreprises, tout le monde doute en cas de problème de transports ou de réunions difficiles à organiser : comment se réunir, décider, voter, comment atteindre le fameux quorum ? Reporter n’est pas toujours une option, surtout quand on ne peut prévoir à quelle période.
Ici aussi le numérique peut être votre secours... et votre avenir, avec des solutions de digitalisation des assemblées par exemple. En plus de permettre à votre évènement d’avoir lieu rapidement et donc de prendre des décisions, vous allez aussi pouvoir augmenter la participation en la facilitant et en la simplifiant pour certains. Argument supplémentaire, la réduction de l’empreinte carbone de votre évènement, pas du tout neutre s’il rassemble des milliers de personnes...
En terme de délai de mise en place, "ça peut être très rapide selon les statuts de l’entreprise et les possibilités de vote à distance" nous a indiqué Antoine Micaud qui travaille sur ces sujets à easyQuorum. Naturellement cela ne raccourcit en rien les délais légaux d’information préalable...
En terme de coût, le gain augmente proportionnellement avec le nombre de votants, "rien qu’avec les frais d’affranchissement et le temps de gestion d’envoi papier, chronophage" confirme Antoine Micaud.
Une bonne pratique à envisager définitivement donc.

Bilan :
- Durée de mise en place : COURTE
- Complexité de mise en place : MOYENNE
- Coût de mise en place : MOYEN
- Bénéfice : IMPORTANT

La signature électronique, "évidemment" !

Lente à se généraliser, la signature électronique se répand enfin, notamment pour tout ce qui concerne les contrats nombreux (mutuelles, banques, finance...) et même chez les notaires qui en usent largement désormais.
Eprouvée avec de nombreuses solutions (Docusign, Yousign...), elle est simple à mettre en place et bien acceptée par le public, qui en voit bien les avantages (non déplacement, rapidité, pas d’envois postaux...). Elle apporte aussi des services complémentaires intéressants et un faible coût. Même si parfois les réunions de signature ont une composante officielle importante, avouons que la plupart du temps on pourrait volontiers se passer d’un déplacement.

Bilan :
- Durée de mise en place : COURTE
- Complexité de mise en place : MOYENNE
- Coût de mise en place : MOYEN
- Bénéfice : IMPORTANT

Pour travailler collaborativement

Il existe de nombreux outils pour travailler à distance à plusieurs (Trello, Slack...), et ils se combinent souvent avec des vidéoconférences ou réunions réelles pour les parties créatives ou discussions importantes. Pour vos échanges de fichiers, pensez à sécuriser, avec Hubshare par exemple, ou pourquoi pas avec une dataroom virtuelle et sûre comme Mycercle ou Oodrive ?
Ceci dit toutes les réunions, mêmes très humaines, ne sont pas toujours des moments mémorables d’humanité et on se passerait bien de certaines en entreprise ;-) A chaque groupe de savoir choisir entre physique et virtuel pour le meilleur et non pour le pire !

Bilan :
- Durée de mise en place : COURTE
- Complexité de mise en place : FAIBLE A MOYEN
- Coût de mise en place : FAIBLE
- Bénéfice : REEL

Est-ce une "déshumanisation" ?

Rarement en fait, et pas quand on utilise le numérique pour augmenter la participation ou que l’on favorise les interactions, difficiles d’ailleurs lorsque l’on est nombreux physiquement dans une salle !
Evidemment il reste à adapter les processus de consultation, car une vidéoconférence avec 100 personnes ne permettra pas des échanges de qualité, mais le gain est sans doute ailleurs : Antoine Micaud nous a ainsi confié que selon lui, "il s’agit plutôt de digitaliser les processus, et pas forcément l’évènement lui-même lorsqu’il s’agit d’une rencontre importante", et de "faciliter l’interaction avant l’évènement ou la réunion" par une préparation, des questions, une préparation en sous-groupes.... Le vote à distance par exemple concerne surtout les personnes distantes au moment M, mais la qualité des échanges peut se préparer avant et peut se maintenir à certains moments forts.

Et après ?

De nombreux prestataires ouvrent leur service gratuitement pendant la période de confinement en France pour faciliter la mise en place du télétravail (mentionnons Lexbase (sur inscription), LexisNexis avec LexisActus et d’autres chez les éditeurs, ou parmi les solutions de travail à distance Systancia par exemple).
C’est une occasion unique de "switcher en mode mobilité", qui se poursuivra après le Covid-19, pour de nombreux professionnels. Testez-donc !

Au-delà de cette "expérience" que nous vivons tous simultanément, c’est bien une transformation de nos métiers à laquelle nous sommes appelés, plus profonde qu’il n’y paraît. C’est en étant persuadés de cela que le Village de la Justice et le collectif Open Law vous proposent en fin d’année le salon "Transformations du Droit". A suivre.

Notes :

Christophe ALBERT
Rédaction Village de la Justice

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