[Interview] Organiser son séminaire de cabinet d’avocats : choix judicieux ou perte de temps ?

Village de la Justice : Faut-il, selon vous, avoir des objectifs/attentes spécifiques lorsque l’on organise un séminaire de cabinet ?

L’organisation d’un séminaire de cabinet doit poursuivre des objectifs spécifiques aux cabinet d’avocat : cohésion, valeurs et vision.
C’est un moment important, une parenthèse dans l’activité quotidienne du Cabinet, un moment particulier pour toutes les équipes, à la fois le management, les associés, les collaborateurs et les équipes support.

Un séminaire représente pour nous un excellent moyen de renforcer la cohésion des équipes et de développer la culture du Cabinet. Les membres du cabinet échangent de manière plus étroite, informelle, en dehors des cadres habituels. Elles partagent des moments à la fois de convivialité et de travail uniques, interagissent et apprennent à mieux se connaître dans des lieux différents, dépaysants, loin du cadre quotidien. C’est un évènement interne essentiel dans la communication interne.

Le séminaire représente un moment fort pour la gérance qui fait un bilan, trace des perspectives et insuffle une énergie, un cap, une stratégie. Les objectifs du séminaire doivent être mûris et partagés au préalable avec les associés pour constituer le projet de cabinet à court et moyen terme. C’est un moment unique pour "emmener" l’ensemble des collaborateurs dans la stratégie du cabinet. Dans ce contexte privilégié du séminaire, les équipes sont plus réceptives aux messages forts et stratégiques.

Le séminaire est l’opportunité de consacrer des moments à la réflexion collective, par exemple des groupes de travail, des sessions de brainstorming, pour associer toutes les équipes au développement du Cabinet, et donner du sens à l’implication de chacun de ses membres.

Y a-t-il un moment idéal pour l’organiser ?

La régularité de la tenue d’un séminaire est différente selon les cabinets. Nous privilégions sa récurrence, tous les 12 à 18 mois, pour en faire un rendez-vous attendu par chacun des membres du cabinet. Son organisation exige l’anticipation, pour le rendre compatible avec l’activité du cabinet et la disponibilité des équipes.
Accessoirement, le printemps ou l’été sont des périodes qui offrent des conditions plus favorables, notamment pour des activités en extérieur.

Par ailleurs, l’organisation d’un séminaire de cabinet peut être justifiée par des évènements clés tels qu’une phase de transformation, pour annoncer une nouvelle étape, un changement de stratégie, dresser un bilan etc. Il a aussi l’avantage du "live" contrairement à un événement en ligne. L’information est partagée à toutes les équipes réunies physiquement, à un instant T, ce qui facilite les interactions. Organiser un séminaire, c’est renforcer un état d’esprit agile et une culture du co-développement et du reporting, ce qui s’avère essentiel lorsque le Cabinet traverse des moments structurants, fondateurs.

3) Les team building et séminaires d’entreprise n’ont pas forcément bonne presse... (caractère forcé, perte de temps, etc.). Est-ce différent selon vous chez les avocats ?

Si historiquement la profession d’avocat n’était peut-être pas la plus accoutumée aux animations comme le team building et les séminaires d’entreprises, les choses ont changé ces dernières années et les cultures évoluent. Un séminaire peut être vu comme une contrainte, une emprise horaire dans un environnement où chaque heure compte dans le traitement des dossiers et une activité facturable.

Néanmoins, les cabinets d’avocats sont des organisations qui doivent en permanence se renouveler, innover, s’adapter, se remettre en question, conserver et attirer les talents. Elles ont besoin de ces moments qui permettent de prendre de la hauteur et d’allier plaisir et réflexion. Les séminaires favorisent la circulation d’informations en interne, l’esprit d’équipe. Ils stimulent l’énergie collective et « l’être ensemble ».

Les organisations qui marchent et se développent sont celles qui créent les conditions de cette mise en mouvement, s’adaptent, prennent en compte leur environnement et la concurrence.

Comment avez-vous construit le séminaire pour susciter et entretenir l’enthousiasme ?

Ces événements nécessitent une importante préparation en amont. Il faut bien sûr une très bonne logistique dans les déplacements, le séquencement des activités, identifier des lieux de travail, de loisirs et d’hébergement qui soient adaptés et de qualité, mais aussi qui "résonnent" avec les valeurs et l’état d’esprit du Cabinet.

Il faut trouver le bon rythme entre les moments de convivialité et de travail. Au fur et à mesure de nos séminaires nous avons optimisé les choses et réussi à trouver le bon équilibre pour que les équipes partagent des moments de détente mais aussi de réflexion collective, à travers les sessions de travail et des ateliers collaboratifs.

Pour susciter l’enthousiasme et favoriser l’adhésion des équipes, nous recherchons ce juste équilibre pour que notre séminaire, à travers son programme et son déroulé soit un moment engageant pour tous. Des activités ludiques, récréatives qui stimulent la créativité et nourrissent le plaisir d’être ensemble et de réfléchir ensemble. Nous constatons que nos équipes sont sensibles à la tenue du séminaire et ne le vivent pas comme une contrainte, mais comme le plaisir de se retrouver "hors les murs".

Engager toutes les équipes dans une réflexion commune sur des sujets d’intérêt majeur touchant le cabinet, est particulièrement stimulant. Nos séminaires constituent un moment phare pour revenir aux questions essentielles, notamment autour de nos pratiques et expertises, et de nos clients. Des ateliers permettent de réfléchir collectivement et de manière transverse aux besoins et attentes de nos clients et aux solutions pour améliorer leur "parcours" au sein du Cabinet.

Les contributions de chacun apportent des pistes concrètes et toutes les équipes participent ainsi à l’élaboration de la feuille de route qui animera le Cabinet à court et moyen terme. Cet état d’esprit d’innovation "ouverte" est particulièrement stimulant et valorisant pour les membres du Cabinet.

Les bénéfices des séminaires peuvent être de courte durée. Quelles sont les actions que vous avez mises/allez mettre en place pour en maximiser et pérenniser les effets ?

Nous mettons en place de manière systématique un suivi des ateliers de travail tout au long de l’année avec l’organisation de groupes de travail, pour conduire à une restitution au cabinet.

D’un point de vue plus managérial, ces groupes de travail vont permettre de mettre en application les idées qui ont émergé pendant le séminaire. Il s’agit de réellement implémenter les choses et passer de l’idée à l’action pour que les équipes voient la réalisation concrète de leurs réflexions et propositions. Il faut donc continuer de faire vivre le séminaire et ses enseignements jusqu’à la prochaine édition et faire en sorte que chacun puisse se l’approprier.

Ces réflexions et ces travaux sont déclinés au titre de la communication : notre expérience montre le bénéfice de relayer les moments clés du séminaire et ses suites à travers plusieurs types de contenus. Des vidéos bilans, des photos, des articles synthèse/compte rendu sur les supports de communication interne (newsletters par exemple), des publications également externes sur les réseaux sociaux du cabinet sont également importantes pour renforcer la marque employeur.
Cela permet de prolonger « l’état d’esprit » du séminaire.