A quels besoins de la fonction juridique répond l’externalisation ?
Choisir l’externalisation, c’est décider de transférer tout ou partie de la fonction juridique à un partenaire externe. Cette décision nécessite une analyse préalable du rôle, des missions alloués au département juridique et des coûts associés aux prestations juridiques.
Aujourd’hui, le rôle du département juridique n’est plus celui de la gestion des contentieux. Garant de la conformité et de la gestion des risques, il est un atout de l’entreprise qui anticipe et saisit les opportunités. Son nouveau positionnement fait de lui un partenaire des affaires auprès des opérationnels et de la direction générale. Cela a conduit à une implication plus grande, à un recours systématique aux services juridiques.
Face à ce succès, le périmètre d’intervention de la direction juridique doit être délimité afin que les nombreux dossiers, qu’elle est amenée à traiter, ne bloquent pas le business.
C’est pourquoi, l’externalisation peut être une réponse adaptée au respect des besoins juridiques et aux objectifs qualitatifs :
il faut produire plus avec moins d’effectifs et de moyens tout en préservant l’efficacité, la valeur ajoutée, la réactivité du département juridique ;
il faut faire face à une augmentation de la charge de travail en transférant certains sujets ou projets ;
dans un contexte de crise, la direction juridique doit optimiser et rationaliser ses ressources.
Pour réussir l’externalisation, il faut donc en premier lieu définir les missions de la direction juridique en fonction de sa taille et de l’activité de l’entreprise. Cette réflexion doit amener à s’interroger sur les domaines de compétences et à l’opposé, les sujets qui se révèlent plus délicats pour les juristes. Une fois le périmètre défini, il est nécessaire d’analyser les ressources en interne et de voir ce qui peut être traité par vos équipes et ce qui ne peut pas l’être.
Cette réflexion préalable est propre à chaque entreprise. Certaines directions sont organisées par pays, d’autres par domaines d’expertise, au niveau européen, chaque juriste étant clairement identifié par son domaine de compétence.
La direction juridique ne doit jamais perdre de vue la création et la démonstration de sa valeur ajoutée, que ce soit pour affirmer son positionnement au niveau stratégique, ou pour motiver les collaborateurs qui ont besoin de travailler sur des dossiers intéressants et porteurs.
Les dossiers qu’il est possible d’externaliser.
En fonction de la taille du département juridique, l’externalisation peut concerner différents types de dossiers.
Les prestations à haute valeur ajoutée
Une telle externalisation peut permettre d’éviter la surcharge de travail et la dispersion des équipes internes. Toutefois, cela pourrait représenter un risque pour le positionnement de la direction juridique et pour la motivation des juristes.
Afin d’éviter l’insatisfaction, voire la frustration des équipes juridiques internes, il convient :
d’identifier les prestations juridiques à haute valeur ajoutée concernées par l’externalisation ;
de définir quelle peut être l’implication des équipes internes sur ces sujets ;
de communiquer l’objectif poursuivi par l’externalisation auprès des équipes juridiques internes.
L’accompagnement des projets majeurs
L’externalisation peut aussi concerner des projets nécessitant la mise en œuvre simultanée de différentes expertises pouvant être confiées à un prestataire externe tel qu’un cabinet d’avocat susceptible de réunir plusieurs compétences pour en traiter les différents aspects.
Les prestations à faible valeur ajoutée répétitives
La gestion des priorités peut conduire également à l’externalisation des prestations à faible valeur ajoutées répétitives ou très consommatrices de temps. Ex : secrétariat juridique, baux commerciaux, recouvrement.
Les inconvénients du recours à l’externalisation.
Si l’externalisation a de nombreux avantages, elle peut également avoir des effets négatifs tels que :
la perte de la vision globale des affaires ;
la perte de proximité avec les opérationnels ;
la démotivation des équipes juridiques qui pourraient se sentir déresponsabilisées ;
une perte de réactivité.
Ainsi, l’externalisation ne doit pas se faire au détriment du savoir faire de l’équipe juridique qu’il s’agisse d’expertise pure ou de savoir faire lié au domaine particulier de l’entreprise.
Ce qu’il faut retenir...
Pour bien réussir votre externalisation, vous devez respecter les étapes suivantes :
1. Identifier les besoins, établir les priorités ;
2. Choisir les partenaires, les mettre en concurrence et réduire leur nombre pour disposer d’interlocuteurs privilégiés ;
3. Collaborer avec le prestataire externe. La communication avec le partenaire doit être complète et facile.
4. Garantir la performance de la fonction juridique : il convient d’avoir le même niveau d’exigence pour le service interne et externe.
5. Contrôler les coûts, la qualité des prestations, les délais de réalisation tout en garantissant la confidentialité.
6. Externaliser ne signifie pas se débarrasser des problèmes, il convient donc de mettre en place un processus de contrôle.
