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Qu’apporte (vraiment) l’Intelligence Artificielle à la gestion de contrat ?

L’Intelligence Artificielle et le Machine Learning ne sont pas que des “buzzwords”. Derrière ces concepts un peu abstraits, se cache une réalité bien tangible dont les applications dans le domaine juridique sont nombreuses. L’an dernier, le Cercle Montesquieu annonçait 2019 comme “l’année de la bascule vers l’intelligence artificielle [1]. Mais de quoi parle-t-on vraiment aujourd’hui ?
Pour vous apporter des réponses pragmatiques, nous nous appuierons sur notre propre technologie : Hyperlex est l’éditeur d’une solution en ligne de gestion de contrats dotée d’IA. Dans cet article, nous vous proposons donc un décryptage des usages et du fonctionnement de l’Intelligence Artificielle dans la gestion de contrats.


Qu’est-ce que l’Intelligence Artificielle ?

Loin d’être un concept récent, l’Intelligence Artificielle a été définie en 1956 lors d’une conférence scientifique à Dartmouth aux Etats-Unis. Elle se constitue d’un ensemble de théories et techniques visant à créer des machines capables de simuler la pensée humaine pour soulager l’homme dans ses activités les plus ingrates. Aujourd’hui intégrées aux logiciels de notre quotidien, les technologies d’Intelligence Artificielle assistent les professionnels dans leurs tâches les plus pénibles et répétitives.

Quelle différence avec le Machine Learning ?
Le Machine Learning est un champ d’étude de l’Intelligence Artificielle qui consiste à donner aux machines la capacité d’apprendre à partir de données. Les techniques et algorithmes utilisés vont permettre à la machine d’identifier un ensemble de similarités dans un jeu de données, pour en extraire un modèle. Ce modèle sera ensuite exploité à plus grande échelle, afin de faire des groupements ou de la prédiction sur de nouveaux jeux de données.

Pour illustrer ce fonctionnement, prenons un exemple d’application de l’IA dans le domaine notarial. Annoncé en février dernier, le projet VictorIA associe l’expertise métier de la Chambre des Notaires de Paris à la technologie d’Hyperlex pour apprendre à la machine à reconnaître différents types de documents immobiliers. Une fois les modèles algorithmiques entraînés, la technologie d’Hyperlex devient capable d’identifier, de nommer et de classer automatiquement les masses documentaires importées par les notaires dans les milliers datarooms utilisées pour gérer les cessions d’actifs immobiliers. L’objectif du projet ? Déléguer à l’IA une grande partie des tâches répétitives afin de permettre aux notaires et à leurs collaborateurs de se focaliser sur leur expertise : l’audit juridique, la sécurité de leurs dossiers au service de leurs clients.

A quoi sert l’Intelligence Artificielle dans les contrats ?

Dans la gestion de contrats, l’Intelligence Artificielle sert avant tout à assister les professionnels dans les tâches répétitives et sans valeur ajoutée telles que la saisie, la recherche et le classement d’informations. Lorsque les volumes documentaires à traiter augmentent sensiblement et que le rythme des affaires s’accélère, la réalisation manuelle de telles tâches représente autant de pression, de risque d’erreur et de perte de temps. Loin de remplacer l’expertise des professionnels, l’automatisation de ces tâches leur permet au contraire de consacrer davantage de temps à leur coeur de métier, et ce quel qu’il soit…

En effet, le contrat est un objet transverse qui touche de multiples fonctions au sein de l’entreprise et à l’extérieur. Les professions juridiques telles que les avocats, les notaires et les juristes d’entreprise, auront par exemple besoin de libérer du temps pour se concentrer sur l’analyse juridique, le traitement de dossiers complexes, la prise en compte des évolutions réglementaires dans la conformité, la formation, le conseil stratégique, etc. Les autres directions de l’entreprise comme les achats ou les commerciaux, vont quant à elles chercher à consacrer davantage leur savoir-faire à la négociation, tout en accélérant la conclusion des accords.

Au-delà de dégager du temps, les technologies d’Intelligence Artificielle sont aussi de précieux outils de contrôle et d’aide à la décision : en identifiant automatiquement les informations clés contenues dans les contrats, l’IA permet de détecter plus facilement les risques et les opportunités cachés. Elle rend visible ce qui est susceptible de passer inaperçu dans de gros volumes documentaires et aide donc les professionnels à renforcer autant leur maîtrise des risques juridiques et financiers, que leur capacité à répondre rapidement aux enjeux business de l’entreprise.

Il s’agit donc d’aider ceux qui manient régulièrement des contrats à gagner en efficacité. Voyons maintenant comment.

Comment fonctionne l’IA dans la gestion de contrats ?

Nous avons vu l’intérêt de l’IA dans la gestion de contrats, voyons maintenant son fonctionnement. Prenons l’exemple d’un document, un contrat, et regardons les différentes étapes de traitement qui se succèdent dans une solution comme Hyperlex avant de vous livrer la donnée exploitable :

1. Import : tout d’abord, vous devez importer le contrat quel que soit son format (scanné, pdf, Word…). Le document passe alors au filtre de l’OCR. Il s’agit de la reconnaissance de caractère qui va en quelques sortes “traduire” une image en un texte modifiable.
2. Reconnaissance de texte : le document est “lu” par des algorithmes. Il s’agit de séquences d’opérations mathématiques très rapides qui vont permettre de “décoder” son contenu, son sens, quelles que soient la formulation ou la langue utilisées.
3. Reconnaissance du type de contrat : à partir de cette compréhension des différents éléments qui composent le contrat, l’IA est capable de déduire le type de document dont il s’agit.
4. Reconnaissance des clauses : l’IA repère les différentes clauses.
5. Reconnaissance d’éléments clés : elle identifie les concepts présents dans le document comme les dates, les montants, les durées, les parties, le droit applicable, la présence des signatures, etc.

Comment tirer parti de l’IA dans le cycle de vie du contrat ?

Si les solutions en ligne de gestion de contrats (ou CLM pour désigner le “contract lifecycle management”) apportent l’avantage d’un traitement centralisé et collaboratif, la valeur ajoutée de l’Intelligence Artificielle se situe dans la standardisation d’un certain nombre de processus à toutes les étapes du cycle de vie du contrat.

La rédaction : utiliser des modèles de contrats et un clausier commun accélère la création des actes tout en garantissant leur conformité. Avec l’IA, vous pouvez bénéficier de suggestions automatiques de clauses, détectées dans de précédents contrats.

La négociation : avoir une visibilité immédiate et précise des éléments critiques du contrat et pouvoir les comparer à des contrats similaires exécutés dans le passé, facilite la négociation. Pour obtenir ces informations, vous pouvez vous appuyer sur deux outils :
• Une fiche de synthèse, remplie automatiquement par l’IA, qui mettra en avant les données clés de chaque contrat, sans que vous ayez besoin de parcourir l’intérieur du document.
• Un moteur de recherche dit “intelligent” qui sera capable de comprendre le contenu de vos contrats, quelle que soit la manière dont ils sont rédigés (par exemple la langue, les tournures, les tics de langage, la dénomination des clauses…). Vous pouvez ainsi retrouver instantanément tout type de document, de clause ou de concept juridique dans l’ensemble de votre base de contrats.

La validation et la signature : plutôt que de se noyer dans d’interminables allers-retours par e-mails, des relances, des oublis ou encore des erreurs de version, la dématérialisation des processus d’approbation internes permet de fluidifier les échanges internes tout en gardant la trace du contrat à chaque étape de validation. Ces “workflows” alertent automatiquement chaque interlocuteur concerné dans l’entreprise, à tour de rôle et selon des critères définis (comme par exemple, un montant minimum). Pour peu que votre logiciel de gestion de contrat soit également compatible avec une solution de signature électronique, comme chez Hyperlex avec DocuSign par exemple, vous raccourcissez l’ensemble du cycle de vente ou d’achat.

Le suivi : durant l’exécution du contrat, il va vous falloir suivre un certain nombre d’événements et d’obligations. Dates clés, renouvellements, résiliations, livrables, fenêtres de paiements, modifications réglementaires, objectifs de performance… autant de risques à ne pas oublier. Pouvoir retrouver la bonne information au bon moment, et en être averti à temps, sont des atouts non négligeables. Là encore, la fiche de synthèse et le moteur de recherche doté d’IA vous y aideront, mais les rappels automatiques d’échéances seront aussi de précieux alliés pour assurer le bon suivi de vos engagements.

L’audit et le reporting : exploiter les données extraites par l’Intelligence Artificielle sous forme statistique vous permet de suivre l’activité contractuelle de l’entreprise de manière actualisée. L’IA extrait et traduit les données clés de vos documents ainsi que les événements qui leurs sont liés pour obtenir des indicateurs clairs de performance. A l’aide de ces KPI, vous pouvez chiffrer à tout moment les contrats en cours d’exécution, de négociation, ou encore se rapprochant de leur date de fin, etc. Enfin, la possibilité d’exporter toutes vos données contractuelles sous forme de fichier excel vous permet d’analyser plus facilement votre base de contrats dans le cadre d’un audit.




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A propos d’Hyperlex :
Fondée en 2017 par deux ingénieurs, Hyperlex a pour mission de simplifier la gestion des documents juridiques et d’accélérer l’analyse des informations importantes qu’ils contiennent, grâce à l’automatisation permise par l’Intelligence Artificielle. Notre IA est conçue pour assister les professionnels au quotidien afin de leur permettre de se concentrer sur leur expertise et de tirer pleinement parti du contrat au service du business de l’entreprise.
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Notes :

[1Etude « Digitalisation des directions juridiques », menée par Day One, le cabinet CMS Francis Lefebvre Avocats et l’association de directeurs juridiques Cercle Montesquieu , février 2019

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