Avocats : 7 idées pour maîtriser la durée de vos réunions clients.

Dans cet article, je vous partage quelques suggestions sur la façon de conclure des réunions avec des clients qui ont tendance à prendre trop de votre temps.

En bon avocat, je suis sûr que vous vous souciez vraiment de vos clients et que vous prenez le temps de répondre à leurs questions. Cependant, certains clients prennent un temps excessif dans une conversation qui ne fait pas avancer le processus. Quand bien même vous facturez ces réunions sur la base d’un taux horaire, vous ne voulez pas que vos frais augmentent sans prendre en considération leur productivité et leur valeur. Quel que soit la typologie de vos clients et les raisons pour lesquelles ils aiment passer du temps avec vous, je vous suggère 7 idées pour maîtriser le temps de vos réunions clients.

1. N’oubliez pas qu’il s’agit d’une prestation de services. Tout d’abord, assurez-vous que vous ne vous sentez pas impatient simplement parce que vous êtes sur un terrain familier et que vous avez 10 longueurs d’avance sur votre client. Les clients peuvent avoir besoin de poser plusieurs fois les mêmes questions de différentes manières, car ils jonglent avec un vocabulaire inconnu et des concepts complexes. Vos services juridiques ne se limitent pas à la production de documents. L’accompagnement que vous fournissez peut vous empêcher d’être remplacé par des services de plateformes numériques. Les clients apprécient un avocat qui fait preuve de patience et de respect envers eux dans une situation qui leur semble parfois étrangère et intimidante. Votre compassion peut également être récompensée plus tard par des recommandations auprès d’autres clients.

2. Spécifiez une heure de début et de fin pour vos rendez-vous. Si vous utilisez Outlook ou un autre logiciel de calendrier, vous pouvez envoyer une invitation à un rendez-vous ou un rappel par courrier électronique à votre client avec une indication de la durée. Formez votre assistant à prendre des rendez-vous en disant : « D’accord, Mme Dupont, votre rendez-vous est mardi prochain de 10h à 11h », au lieu de ne pas indiquer l’horaire de fin. Si le client reçoit une telle confirmation de rendez-vous, il sera plus facilement prêt à conclure dans ce laps de temps et s’attendra probablement à ce que votre temps soit consacré à quelqu’un d’autre à partir de 11h.

3. Rationalisez vos propres processus. Vous pouvez contribuer à faire avancer la réunion en documentant les dispositions communes, les réponses aux questions fréquentes et en préparant un ordre du jour pour la réunion. Mettez des “Réponses aux questions fréquentes“ sur votre site internet. Envoyez-les avant un rendez-vous et demandez à votre assistant d’en remettre une copie aux clients lorsqu’ils arrivent à votre cabinet. Ceci vous permettra de passer moins de temps sur ces mêmes questions. Un ordre du jour vous permettra de garder les clients sur la bonne voie, tout en les mettant plus à l’aise en les aidant à savoir à quoi s’attendre.

4. Remettez un document à vos clients. Avant que les clients ne quittent votre bureau, remettez-leur une liste ou une explication des mesures qu’ils devront prendre et des documents qu’ils doivent vous envoyer. Vous pourriez avoir une liste standard déjà préparée et vous cochez les éléments qui sont pertinents. Le fait de pouvoir consulter ces documents plus tard peut rassurer les clients et leur permettre de conclure la réunion plus rapidement. Certains ressentiront le besoin de partir afin de pouvoir agir de leur côté.

5. Faites de votre assistant une partie intégrante du ‘service client’. Présentez votre assistant à vos clients lors de la première réunion. Faites-leur savoir qu’il s’agit d’un membre respecté et précieux de votre équipe juridique, qui sera en mesure de les accompagner tout au long du processus. Quand vient le temps de conclure la réunion, vous pouvez dire : « La prochaine étape consiste à obtenir quelques éléments de plus de votre part. Voulez-vous bien me suivre jusqu’à mon assistant, afin qu’il puisse poursuivre avec vous là-dessus ? » Cela vous permet de vous échapper en confiant le client à quelqu’un d’autre.

6. Prenez un rendez-vous à la suite. Si un client particulier a eu tendance à faire traîner les réunions à plusieurs reprises, pensez à réserver le prochain rendez-vous client qui commencera à peu près au moment où vous pensez pouvoir terminer le rendez-vous en cours. Demandez à votre assistant d’informer courtoisement le client en question avant le début de la réunion que vous devrez conclure rapidement en raison d’un autre rendez-vous. Votre assistant pourrait dire quelque chose comme : « Mr Dupont, je suis sûr que vous aurez suffisamment de temps, mais je vous en informe au cas où vous voudriez donner la priorité à vos sujets les plus importants au début de votre réunion. » Alternativement, vous pouvez demander à votre assistant d’interrompre brièvement et de façon excusée votre réunion avec ce client pour vous rappeler que votre le prochain rendez-vous commence dans 10 minutes, et à nouveau qu’il frappe à votre porte 10 minutes plus tard.

7. Définissez une alerte de minuterie. Si vous travailler en seul, sans assistant sur place pour vous ‘sauver’, réglez une alarme sur votre ordinateur ou votre smartphone afin qu’elle se déclenche 10 à 15 minutes avant la fin prévue de votre réunion. Quand elle se déclenche, vous pouvez le répéter et dire : « Ce n’est qu’un rappel que nous devons terminer dans environ 5 minutes. » Vous pouvez ensuite demander s’il y a quelques dernières questions et commencer à empiler vos documents, puis vous fermez votre dossier, etc. Si la sonnerie se déclenche à nouveau avant que votre client ne commence à sortir, levez-vous et dite-lui à quel point il a été utile. Ouvrez ensuite la porte pour qu’il sorte.

Si vous expérimentez l’un de ces conseils, je serai ravi d’en entendre parler.

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