La visioconférence
Bien connue de tous les télétravailleurs, la visioconférence n’en reste pas moins un outil qu’il convient de citer lorsque l’on parle de solutions digitales. Contrairement au téléphone, elle permet de recréer les conditions d’un véritable rendez-vous. Pour un client, voir le visage de son avocat peut être plus rassurant et agréable. La visioconférence peut aussi bien entendu être utilisée auprès de ses confrères, mais aussi avec les juges, procureurs et autres professionnels avec qui l’on serait susceptible d’échanger. Une façon de garder une part d’humanité, même lors d’échanges à distance.
On opte bien évidemment pour un système pratique à utiliser, mais surtout ultra-sécurisé afin de bénéficier d’un outil adapté au métier d’avocat.
La lettre recommandée électronique AR24
La lettre recommandée électronique (LRE) est aussi un outil tout à fait adéquat au sein d’un cabinet d’avocats. En effet, l’envoi de nombreux documents doit le plus souvent se faire avec une lettre recommandée avec accusé de réception pour garantir le niveau de sécurité requis, mais aussi disposer d’une preuve de la réception de la lettre. Ce procédé demande du temps et engendre des frais importants.
Avec la lettre recommandée 100% électronique, il est possible d’envoyer un courrier recommandé avec accusé de réception en quelques clics et sans vous déplacer. L’occasion de gagner du temps, de faire des économies et d’adopter un moyen de communication plus sécurisé et plus fiable.
Strict équivalent juridique du recommandé papier (article L.100 du Code des postes et des communications électroniques), la LRE AR24 répond aux exigences du règlement eIDAS en matière de sécurité et d’identification de l’expéditeur et du destinataire. Par ailleurs, grâce aux preuves dématérialisées, il n’y a plus de risque de perdre de preuves ou de courriers.
Enfin, son tarif unique permet de réaliser des économies conséquentes étant donné que le coût reste fixe, quels que soient le volume de pièces jointes ou la destination. En raison de la praticité et de l’efficacité du courrier dématérialisé, il est donc tout à fait possible d’intégrer la lettre recommandée électronique dans ses habitudes que l’on soit au bureau ou en télétravail.
La signature électronique
Autre outil très intéressant pour un avocat en télétravail : la signature électronique. Il s’agit le plus souvent d’un logiciel ou d’une application qui va permettre la signature d’un document de manière dématérialisée ou à distance. Parfois, il s’agit de signer avec son doigt sur un écran tactile (un peu comme lors d’une livraison de colis par exemple) et parfois il s’agit simplement de cocher une case ou d’entrer son nom et prénom.
La signature électronique est un excellent moyen de transmettre des documents à distance et de les faire signer de manière sécurisée. Le système utilisé permet en effet de garantir que la signature est authentique, ce qui permet au document de conserver toute sa valeur juridique. Il s’agit là aussi d’un bon moyen de gagner du temps et d’éviter les déplacements seulement pour faire signer un document à un client par exemple.
Les dispositifs de paiements en ligne
Enfin, le dispositif de paiement en ligne peut aussi être utile pour un avocat en télétravail ou même sur place. En effet, il permet à un client de payer en quelques clics sur présentation de la facture ce qui permet ici aussi de gagner du temps, mais également de faciliter la gestion de sa comptabilité par exemple.
NB : A noter que vos liens de paiement pourront être insérés à vos courriers de relance et de mises en demeure envoyés par courrier recommandé électronique AR24.
Il existe plusieurs moyens de paiement en ligne qui peuvent être mis en place afin de trouver celui qui correspond le mieux aux moyens de paiement dont dispose sa clientèle et aux applications qui seront compatibles avec les logiciels de facturation déjà utilisés.
En conclusion, l’essor du télétravail s’accompagne de la nécessité d’adopter des solutions digitales efficaces pour maintenir la productivité et la collaboration. Parmi les quatre outils explorés, la visioconférence facilite les échanges en temps réel, la lettre recommandée électronique AR24 offre une approche sécurisée et efficace pour les communications réglementées, la signature électronique simplifie la validation de documents, et les dispositifs de paiements en ligne garantissent des transactions fluides. Ensemble, ces solutions digitales constituent un arsenal essentiel pour optimiser le télétravail et assurer une transition réussie vers un environnement professionnel numérique.
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