Pourquoi mettre en place une stratégie de relance efficace ?
Lorsque l’on est avocat et que l’on réalise la facturation d’un client, il se peut que certains mettent plus de temps que d’autres à s’acquitter de leur dette. Le problème, c’est que cette attente peut impacter la trésorerie du cabinet et que plus le délai s’allonge, plus il devient difficile de conserver de bonnes relations avec les clients. Il est donc recommandé aux avocats de mettre en œuvre un processus pour ce type de cas qui se construit sur plusieurs étapes afin de signifier de manière officielle au client qu’il doit encore s’acquitter d’une dette. En effet, une approche proactive dans les relances contribue à réduire votre DSO et améliorer votre trésorerie.
Pour mettre en place une stratégie de relance efficace, il est essentiel d’établir des échéanciers clairs, d’utiliser des canaux de communication adaptés et éventuellement d’envisager des solutions de négociation avec les clients rencontrant des difficultés financières.
Si la première phase consiste simplement à envoyer la facture à ce dernier. C’est ensuite un certain nombre d’étapes qui pourront être nécessaires avant d’envisager un recours juridique. Lorsque l’on dispose d’un secrétariat, une première relance par téléphone ou par email peut être faite en cas de retard de paiement. Dans un second temps, on aura plutôt recours à des courriers officiels permettant de tracer et prouver l’envoi.
Qu’est-ce qu’une lettre de relance ?
Vous n’êtes pas s’en savoir que la lettre de relance est un courrier que l’on envoie le plus souvent avant la mise en demeure qui se fait par lettre recommandée avec accusé de réception. Elle a un caractère un peu moins officiel que cette dernière, ce qui permet de procéder étape par étape afin de voir le client s’acquitter de sa dette. Dans cette lettre, on demande tout simplement au client de régler la somme due au cabinet en y joignant le plus souvent la facture. On peut profiter de cette lettre pour rappeler au client depuis combien de temps le cabinet est dans l’attente de son paiement par exemple.
Le délai d’envoi de cette lettre dépend du délai sous lequel le client s’étant engagé à régler la facture. Si elle n’a pas de valeur juridique, la lettre de relance permet néanmoins d’entamer la procédure de recouvrement. Pour garder une trace de ce premier envoi, on peut choisir d’opter pour l’Envoi Recommandé Electronique AR24.
Quel est le cadre juridique de l’ERE AR24 ?
L’ERE ou Envoi Recommandé Électronique est une notification à valeur légale encadrée par l’article 43§1 du règlement eIDAS. Ce courrier 100% dématérialisé permet de notifier par voie électronique tout type de destinataire et cela en quelques clics seulement. Pour des raisons de simplicité, de rapidité, mais aussi de sécurité juridique, les avocats et les professionnels du droit ont recours à ce mode d’envoi dans diverses situations telles que l’envoi des lettres de relance, de mises en demeure ou encore pour la transmission de documents sensibles et confidentiels.
Associé à un horodatage qualifié, l’ERE permet de voir son contenu certifié et envoyé en toute confidentialité. Il s’agit d’un compromis parfait à mi-chemin entre un email et une lettre recommandée avec accusé de réception électronique. En effet, l’ERE est plus fiable qu’un simple email puisque l’on peut ici s’assurer qu’il a bien été reçu grâce à une preuve de réception horodatée. L’accusé de réception d’un email classique aura quant à lui une valeur juridique moins certaine, ce qui renforce l’importance de recourir à des méthodes plus sécurisées et vérifiables, notamment dans le contexte légal et professionnel.
Il faut toute de même noter que l’ERE ne dispose pas tout à fait de la même valeur juridique qu’une lettre recommandée électronique (LRE) ou papier (LRAR). Mais pas d’inquiétude, l’ERE est un moyen tout à fait adéquat d’envoyer une lettre de relance puisque comme le prévoit l’article 1344 du Code civil modifié par l’Ordonnance n°2016-131 du 10 février 2016 – art. 3, « le débiteur est mis en demeure de payer soit par une sommation ou un acte portant interpellation suffisante, soit, si le contrat le prévoit, par la seule exigibilité de l’obligation. »
Pourquoi choisir l’ERE AR24 dans le cadre d’une procédure de recouvrement ?
Choisir l’Envoi Recommandé Électronique AR24 dans le cadre d’une procédure de recouvrement présente un certain nombre d’avantages. Tout d’abord, l’ERE offre une traçabilité et une preuve de réception bénéficiant d’une présomption de fiabilité, renforçant ainsi la sécurité juridique des documents envoyés. Cette méthode permet de garantir que les relances, mises en demeure ou autres communications importantes ont bien été reçues par le destinataire.
De plus, l’ERE AR24 offre une solution 100% dématérialisée, ce qui permet de gagner en rapidité et en efficacité. La possibilité d’envoyer et de réceptionner son courrier en un clic facilite la gestion des échanges dans le cadre d’une procédure de recouvrement.
En résumé, opter pour l’ERE AR24 dans une procédure de recouvrement combine la sécurité juridique, la traçabilité des envois et l’efficacité d’une solution dématérialisée, offrant ainsi une approche complète et moderne pour la gestion des communications officielles dans le domaine du recouvrement. Ainsi, ce procédé dématérialisé s’avère être un outil essentiel dans la boîte à outils des avocats pour garantir un processus de relance efficace et conforme aux normes légales. Pour envoyer dès maintenant votre premier ERE, créez votre compte AR24 gratuitement et en quelques clics.
- Camille Jenselme
Experte métiers du droit AR24
