6 conseils pour faire face à cette période d’incertitude au sein de votre cabinet d’avocats.

Quand la crise prendra-t-elle fin ? Quelle que soit l’ampleur de cette situation, vous pouvez l’affronter comme une opportunité pour remettre en cause votre façon d’exercer, le modèle d’organisation de votre cabinet.

La crise sanitaire que nous vivons depuis début mars et ses conséquences économiques suscitent de nombreuses questions et inquiétudes auprès des avocats, au même titre qu’auprès des autres indépendants et entrepreneurs.
Nous sommes entrés dans une période d’incertitude et celle-ci va durer encore pendant plusieurs mois voire plus. Nous quittons le confort de situations connus et nous allons devoir dorénavant gérer l’inconnu.

Quand la crise prendra-t-elle fin ? La crise prend fin au moment où vous décidez de la vivre en étant positif. Pourquoi ? Parce qu’une attitude positive signifie que vous avez commencé à accepter ce qui est et que vous passez à autre chose. Quelle que soit l’ampleur de cette situation, vous pouvez l’affronter comme une opportunité pour remettre en cause votre façon d’exercer, le modèle d’organisation de votre cabinet.

Je vous recommande 6 points à considérer pour vous aider à faire face à cette période d’incertitude.

1. Reconnaissez la difficulté et partagez-la.
Quel que soit votre situation, reconnaissez-la, acceptez-la et parlez-en avec vos collaborateurs et/ou associés. En période de crise, les gens doivent savoir où ils vont, tout au moins autant que vous le savez. Dites-leur ce que vous pouvez et montrez comment vous vous y prenez pour comprendre le reste.
C’est normal que vous n’ayez toutes les réponses dans ce contexte, personne ne les a. Mais vous devez expliquer ce que vous savez ainsi que les décisions que vous prenez. En faisant preuve de transparence, vous saurez vous engager de manière proactive afin d’avoir la confiance de votre équipe pour l’entrainer dans l’action avec vous.

2. Écoutez vos collaborateurs.
L’état psychique de votre équipe en situation de crise détermine le niveau de récupération de votre organisation. Trouvez un moyen d’écouter vos collaborateurs pendant cette période d’incertitude. N’hésitez pas à les rencontrer individuellement, même en visioconférence, et demandez-leur comment ils vivent cette situation, ce qu’ils ressentent.
Si certaines des décisions que vous êtes amenés à prendre remettent en cause leur contrat de collaboration, expliquez-leur la logique qui a conduit à cette prise de décision.
Faites preuve également d’empathie et de compassion pour les défis auxquels certains collaborateurs sont peut-être confrontés.

3. Montrez l’exemple.
Face à la situation, c’est important de garder votre calme, il ne s’agit pas d’être dans la réaction. Prenez le temps de réfléchir aux bonnes décisions, de définir l’objectif que vous voulez atteindre et d’évaluer les solutions possibles. Alors, vous serez faire preuve de détermination et vous prendrez uniquement les mesures utiles.
Ce qui fonctionne pour entrainer le reste de votre équipe, montrer l’exemple. En ces temps difficiles, tous ceux qui travaillent avec vous sont à l’affut de vos faits et gestes, qui influeront leur attitude et ressentis.
Montrez-leur comment vous vous appliquez à vous-même les changements que vous souhaitez mettre en place au sein de votre cabinet. Cela aide à renforcer la confiance, le dévouement et le respect au sein de l’équipe.

4. Abordez l’exercice de votre profession d’avocat comme une entreprise.
À court terme, les cabinets d’avocats vont devoir réévaluer leurs projections budgétaires pour l’année 2020, trouver les solutions en termes de gestion de trésorerie pour faire face aux charges incompressibles à régler dans les mois à venir.
Un cabinet d’avocats se doit être dirigé comme une entreprise bien gérée, ce qui n’était probablement pas encore suffisamment le cas pour certains avant cette grave crise sanitaire. Les dirigeants d’entreprises consacrent beaucoup plus de temps à la bonne gestion de leur entreprise.
A ce propos, je vous recommanderai d’examiner les 4 piliers de la rentabilité d’un cabinet d’avocats : le marketing, la gestion du cabinet, la gestion financière et les ressources humaines, que j’ai évoqué dans un article précédent. Vous déciderez alors des actions correctives qu’il est possible de mettre en place.
Un autre point que je recommanderai fortement, au vu du contexte, est l’élaboration d’un plan de succession ainsi que d’un plan de continuité d’activité. Le premier permettra de prévoir qui reprend les tâches et responsabilités de chaque personne au sein du cabinet en cas de longue maladie ou de décès, le second prévoit toutes les solutions à mettre en place en cas de catastrophe de quelque nature que ce soit pour assurer la continuité des services du cabinet.

5. Soyez plus respectueux et flexible vis-à-vis de l’argent du client.
Les cabinets vont devoir trouver comment être plus efficaces dans le service qu’ils fournissent à leurs clients. Ils devront plus prendre en compte leurs limites en répondant à leurs besoins en termes de services juridiques.
Les clients, eux-mêmes affectés par cette crise, risquent de renforcer le contrôle de leurs factures d’honoraires et ils voudront encore moins payer pour la formation d’avocats juniors par exemple. Ils seront certainement disposés à payer une heure ou deux d’un associé, parce que cela en vaudra la peine pour l’enjeu de leur dossier, mais ils refuseront probablement de payer pour le collaborateur junior qui prendrait 10 heures pour faire la même tâche.
La facturation des horaires se devra encore plus d’être viable pour les clients, vous pourrez envisager de répondre à certains de leurs besoins sans systématiquement enclencher le décompte du temps.

6. Retenez les talents.
Les cabinets vont chercher des moyens de conserver leurs meilleurs talents. Parfois, il ne sera pas possible de s’engager sur un certain niveau de rétrocession d’honoraires, il pourra être envisagé de rajouter une partie variable en fonction de critères de performance à définir.
La rétention ou l’embauche des meilleurs talents dépendra également de la capacité des cabinets à fournir plus que de simples rétrocessions, en intégrant dans le package des programmes de mentorat, des horaires flexibles, des formations spécifiques, etc.

En décidant d’être proactif face à la difficulté du contexte actuel et en mettant en place certains de ces conseils, vous vous permettrez de trouver la voie qui amènera votre cabinet à sortir renforcé de cette crise.

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