Selon l’étude marketing et management des directions juridiques réalisée par Signe Distinctif à laquelle ont répondu 220 directions juridiques, et dont des chiffres clefs ont été diffusés tout au long de la journée, 66% des directions juridiques souhaitent améliorer l’organisation de leur fonction, 56% souhaitent optimiser la gestion du temps.
Pour autant, les directions juridiques sont trop peu outillées et seules 15% d’entre elles ont par exemple mis en place un progiciel. En interrogeant les participants, la moitié des directions juridiques présentes ne disposait d’aucun outil de suivi ni d’analyse.
Cette première table ronde avait donc pour objectif de donner aux juristes les facteurs clefs de réussite pour la mise en place d’un outil de gestion de contrat afin de gagner en productivité et en visibilité.
Pourquoi se doter d’un outil de gestion de contrats ?
Au-delà des missions régaliennes de la direction juridique comme l’harmonisation de la politique contractuelle, le respect des engagements et la maitrise des risques juridiques, les outils de gestion de contrat constituent un levier de productivité aussi bien pour l’entreprise que pour la direction juridique.
Monsieur Lionel Schwirtz, Directeur Général Adjoint de Legal Suite, a donné des chiffres mettant en avant :
Une amélioration de la performance économique, notamment par la maîtrise de tous les renouvellements de contrats fournisseurs (sachant que 60% des contrats fournisseurs sont renouvelés automatiquement sans validation amont). De plus, la simplification de l’élaboration des contrats et la signature électronique permettent de saisir plus rapidement des opportunités d’affaires.
Une optimisation de l’efficacité de la direction juridique : Un client américain de Legal Suite a mesuré les différences de temps passés, et donc les économies réalisées par son équipe : ainsi, pour retrouver un contrat, un juriste mettait 10mn avant de disposer de l’outil, et seulement 30 secondes après ; pour produire un premier draft , un juriste mettait 4 heures avant, or avec la mise en place de questions clefs permettant de générer automatiquement un projet de contrat, il ne mettait plus que 10 mn.
Madame Elsa Bartolucci, Documentaliste juridique chez Essilor International venue témoigner de son expérience, a expliqué comment l’outil permettait également de mettre en œuvre une stratégie juridique mondiale en assurant sa cohérence dans tous les contrats signés.
Comment réussir son projet ?
Avant que les outils de gestion de contrat deviennent un levier de compétitivité, encore faut-il convaincre la Direction générale ou le Comité de direction de se doter d’un outil. Une des questions centrales devient alors : comment emporter l’adhésion en interne ? Madame Delphine Lanchy, Directrice Commerciale au sein de Legisway, a ainsi fait part des 6 règles d’or pour mettre en place un outil. Parmi ces règles : donner une dimension corporate à son projet et se faire des alliés des directions de l’entreprise qui ont tout autant besoin de l’outil... Si le projet est un projet d’entreprise, alors chaque direction y voit son intérêt et le budget pourra être réparti et affecté par exemple sur différents budgets. Autres facteurs de succès : la direction juridique doit choisir un outil ergonomique, dynamique, facilement paramétrable, qui ne soit pas une usine à gaz. Les premières questions à se poser sont « quelle est l’information que je cherche tout le temps ? Quels sont les reportings réguliers que l’on me demande ?
Comment bien gérer le changement ?
Les enjeux des outils informatiques
Accessibilité, interfaçage et collaboration sont les enjeux principaux de la mise en place d’outils efficaces. Actuellement, les documents doivent être facilement accessibles, en sécurisant bien évidemment les droits d’accès. Les outils doivent également être facilement intégrables au système d’information de l’entreprise. Mais le plus important est évidemment de s’assurer que chaque collaborateur travaille sur la bonne version du contrat et d’améliorer ainsi la traçabilité des documents. « Il devient difficile de gérer efficacement une grande masse de contrats et d’optimiser le travail collaboratif en se dotant uniquement d’un outil de type outlook avec répertoire partagé. La démarche s’inverse : c’est le collaborateur qui va au document et non le document qui passe de boite mail en boite mail avec le risque de perdre des corrections » explique Brice Arnaud Guérin, Responsable des développements logiciels au sein de Lexis Nexis.
Autre enjeu soulevé par les échanges avec la salle : la sécurité des données. Les grands éditeurs se font auditer régulièrement et il est important de vérifier, lors de la signature du contrat, qu’ils font bénéficier l’ensemble de leurs clients de toutes leurs mises à jour.
Conclusion : où que vous en soyez, il est temps de monter dans le train des nouvelles technologies et ce quel que soit votre stade de développement. « Avant 2000 c’était un outil de confort, dans les années 2000 c’était un « must have », aujourd’hui c’est réellement un outil de performance de la direction juridique » conclut Madame Lanchy.
Prochaine Journée du Management juridique le 24 juin 2014 à Paris.
A cette occasion seront remis les Prix de l’innovation en management juridique.
