N.D.L.R : Les propos cités ici ont été recueillis lors de la conférence "LegalTech x Innovation Publique : Transformer l’action des juristes publics grâce au digital" présentée lors du Congrès Rendez-vous des transformations du droit des 17 et 18 novembre 2021.
Le partenariat entre l’UGAP [1] et Doctrine [2]
L’idée de ce partenariat est de permettre aux juristes et aux avocats d’accéder plus facilement et de manière automatisée à l’information juridique.
Olivier Giannoni, Directeur juridique, explique les bénéfices de ce partenariat :
L’accès à l’information est simplifié (aide à la lecture, alertes, recherche thématique).
Ce n’est pas qu’une base de données, c’est un intégrateur qui permet de trouver la décision, les articles qui la concerne, les conclusions du rapporteur public ou encore les documents parlementaires.
Une information constante permet la mise à jour de leurs informations contractuelles sans délai. La maîtrise de l’information permet l’anticipation.
Cela permet de combiner plusieurs droits or cela correspond - de plus en plus - au travail des juristes, et à leur profil.
Cependant, Olivier Giannoni rappelle qu’un outil doit répondre à des besoins, à chacun donc de les définir et de choisir l’outil qui lui convient.
L’UGAP et Gino Legaltech [3].
En 2019, L’UGAP a identifié le besoin de transformer son processus d’élaboration des documents de marché. Après le lancement d’un appel d’offres, l’analyse et le choix d’un partenaire, la Direction Juridique de l’UGAP a lancé un projet de transformation digitale qui ne se limite pas à la mise en œuvre d’un outil. Le projet a en effet revisité les processus, les interactions avec les autres directions de l’établissement, notamment les achats, et la modernisation de l’outillage de la production des documents de marché.
Gino LegalTech au travers de ce partenariat a su adapter sa solution et faire monter en compétence les équipes de l’UGAP afin qu’elles soient autonomes.
Selon Olivier Giannoni (Directeur juridique) l’intelligence est au niveau du juriste, la legaltech lui apporte une "aide à l’intelligence". Cela "maximise la valeur ajoutée du travail des juristes".
Selon lui, la mise en place d’un outil demande de définir un processus, les besoins techniques précis et un accompagnement au changement. C’est un cheminement de pensée pour insérer l’outil dans la manière dont on fonctionne.
Il faut expliquer également pourquoi cette solution de la DJ peut aider tout le service, avoir une approche transversale.
Selon Stéphane Paporé, Chef du département "Performance de l’offre" à l’UGAP : "C’est une co-construction. L’une des clés de la réussite d’un tel projet est de constituer une équipe projet pluridisciplinaire afin que tous les métiers concernés soient impliqués. Une autre clé de réussite est d’avoir noué une relation de partenariat avec l’éditeur de la solution”.
La Ville d’Evry-Courcouronne et Data Legal Drive [4].
La mairie Evry-Courcouronne a choisi d’utiliser le logiciel de conformité RGPD Data Legal Drive pour répondre à son principal enjeu, à savoir disposer d’une cartographie exhaustive des données personnelles et de leur cycle de vie.
Avec un enjeu fort puisque la protection des données est un véritable enjeu pour montrer la fiabilité d’une collectivité.
D’après Cyrille Chauvel, Manager de la gouvernance des données et François le Fur, Chargé de missions affaires juridiques au sein de la Direction de l’administration générale et de la gouvernance des données de la ville, l’outil choisi c’est une "interface visible, assez simple et qui donc permet l’autonomie des agents. "
En effet, au sein de cette collectivité, on compte 120 fiches de traitement des données personnelles, Data Legal Drive permet une vision globale de ce que cela représente.
Les premières étapes en matière de RGPD c’est sensibiliser, informer et tenir le registre des données personnelles ; or l’outil permet tout ça. "Oui, on peut sensibiliser à partir d’un outil !" selon eux.
Il permet ainsi de collaborer avec l’ensemble des services pour les sensibiliser. Cela permet d’éviter le pire pour un DPO : se sentir seul face au traitement !
Il y a un besoin de subsidiarité, de collaborer, d’inviter les collègues à compléter, et ainsi le DPO est plus libre pour les missions plus spécifiques.
Finalement, cette solution, selon les mots de Cyrille Chauvel, "vous accompagne et vous simplifie chaque action RGPD".
