La masse salariale (ou capital humain) représente une des charges les plus importantes pour les entreprises.
Les chefs d’entreprise doivent faire face un nombre considérable d’obligations en matière sociale (droit du travail, sécurité sociale, hygiène et sécurité, etc).
Outre respecter les 9965 articles du Code du travail (ce nombre augmente chaque semaine), le chef d’entreprise doit s’adapter constamment à la jurisprudence de la Cour de cassation, qui est parfois imprévisible.
A titre d’exemple, en juillet 2002, la Cour a imposé la rémunération des clauses de non concurrence ; ceci a invalidé sine die, la plupart des clauses de non concurrence, qui ne prévoyaient pas de contrepartie financière et a créé une grande incertitude dans les entreprises.
De même, l’employeur, est tenu d’une obligation de sécurité résultat en matière de santé et de sécurité des travailleurs ; par exemple, en 2005, obligation pour l’employeur de faire respecter l’interdiction de fumer sur le lieu de travail.
C’est pour cela, qu’aujourd’hui, la pratique de l’audit est largement répandue.
1) Pourquoi un audit social ?
L’audit social est un outil pour aider le pouvoir décisionnel de l’entreprise, il permet de relever des constats, des analyses objectives, d’identifier des risques (santé, sécurité, contentieux…).
L’audit social est donc le meilleur moyen pour prévenir les litiges, s’assurer que l’entreprise se conforme tant à la loi qu’à la jurisprudence en perpétuel changement.
L’audit social a donc un objet préventif (évaluer une situation à un moment donné) et/ou curatif (remédier à une situation d’illégalité en se mettant en conformité avec les textes existants).
Loin d’être un luxe pour l’entreprise, l’audit social, est, en réalité, une nécessité qui s’impose au chef d’entreprise ; il permet d’anticiper des difficultés et d’éviter des coûts très importants (procès, etc.).
2) Quel Audit social ?
Deux formes d’audit peuvent être distinguées, l’audit de conformité et l’audit d’acquisition.
Comme son nom l’indique, l’audit de conformité permet au dirigeant en place de vérifier et évaluer s’il existe un écart entre la situation juridique de son entreprise et les règles applicables, mais aussi de connaître les risques sociaux liés à son activité.
Quant à l’audit d’acquisition, il permet à l’entreprise ou la personne physique qui va acquérir, par exemple, un fond de commerce de demander un audit social en vue d’identifier les risques sociaux de la société ; c’est-à-dire évaluer les risques, avoir connaissance de l’impact financier éventuel, si la société a des passifs sociaux importants.
Dans un tel cas, cela impacte le prix d’acquisition et il est possible de prévoir des clauses de garanties de passif.
3) Un audit sur quoi ?
Bien évidemment, cette liste d’aspects à auditer est indicative et n’est pas exhaustive.
Elle varie suivant la taille de l’entreprise mais aussi selon le secteur d’activité de celle-ci.
Il faut distinguer les aspects individuels, les aspects collectifs et le contentieux.
3.1) Aspects individuels
L’audit vise à s’assurer de la légalité des différents aspects, à titre d’exemple :
Pour les CDI, il faut s’assurer, notamment, des différentes mentions du contrat comme :
o La période d’essai est-elle valable au regard de la loi et de la convention collective ?
o La clause de non-concurrence est elle valable ?
o La clause de forfait jours est-elle indiquée ?
o Les régimes de mutuelle, de retraite complémentaire sont-ils prévus ?
Pour les CDD, le formalisme est très important et son non-respect entraîne des sanctions radicales (contrat réputé conclu en CDI, possibilités de sanctions pénales), un certain nombre de mentions sont donc obligatoires, notamment :
o Le motif du recours au CDD est il précisé ?
o La durée ou la date du terme du contrat sont elles mentionnées ?
o Le nom et qualification professionnelle de la personne remplacée en cas de remplacement figure-t-elle dans le contrat ?
o Le CDD a-t-il été signé dans les 2 jours ?
Le bulletin de paie est, également, très important, de nombreuse informations doivent pouvoir être identifiées :
o Le nom de la convention collective applicable ;
o Quid de l’horaire de travail, par exemple en cas de forfait jours, le nombre de jours est il bien précisé ?
o La rémunération minimale conventionnelle est-elle appliquée ?
La DADS (déclaration automatisée des données sociales) répertorie toutes les informations sur les salariés. Elle permet, à l’auditeur, de vérifier l’identité de chaque personne, d’avoir un organigramme de la société, (identité de la société, salaires par salariés, durée du travail, nombre de salariés…)
Il faut aussi croiser les différents documents, par exemple le bulletin de paie avec le contrat de travail. Cette technique permettra de vérifier, par exemple, si la convention indiquée dans le contrat est la même que celle sur le bulletin de paie.
3.2) Aspects collectifs
Les aspects collectifs concernent notamment :
Les usages d’entreprise : existe-il des primes, des avantages ?
Les représentants du personnel (CE, DP, CHSCT, syndicat) : sont-ils en place, ou la société doit elle mettre en place des élections ; à défaut, des PV de carence ont-ils été établis ?
Les PV de réunion sont-ils rédigés correctement ?
La société est-elle liée par des accords collectifs (accord sur les salaires, sur la durée du travail, la participation, le compte épargne temps…) ;
La GPEC, l’égalité professionnelle sont elles applicables à la société… ;
Le CE est il bien consulté régulièrement et valablement ?
Les PSE déjà mis en œuvre ont-ils été suffisants au regard des capacités de l’entreprise ou du groupe ?
La société applique-t-elle la convention qui lui est réellement applicable ?
3.3) Les contentieux
Le volet contentieux est, aussi, intéressant à vérifier, en effet il permet de détecter les éventuels points de faiblesse de l’entreprise.
La société a-t-elle des litiges en cours, si oui, des provisions pour litiges ont-elles été passées, le montant de ces provisions est il correct ?
L’obligation de sécurité de résultat est elle bien respectée, l’employeur fait-il tout son possible pour éviter des accidents, maladies de travail, harcèlement moral, sexuel ?
Les délégations de pouvoirs sont-elles valables, (par exemple pour les licenciements dans les SAS) ; s’il n’y a en a pas, est il pertinent d’en mettre en place ?
En conclusion, l’audit est devenu un outil efficace pour aboutir à un diagnostic objectif permettant de faire apparaître des dysfonctionnements ou des écarts entre les pratiques de l’entreprise et la réglementation sociale, ou les normes adoptées par l’entreprise.
Cependant l’audit n’est pas une fin en soi et dépend par la suite, de l’usage qu’en fait la société ; le chef d’entreprise doit mettre en place les recommandations mises en évidence par l’audit.
Frédéric CHHUM
Avocat
