Pourtant, dans les discussions préalables à la mise en place d’un nouveau progiciel de gestion intégré (ou ERP), en pratique, des décisions sont prises trop vite, sans un examen sérieux des documents contractuels.
5 clauses méritent un examen tout particulier.
La répartition des rôles : c’est un point crucial. A défaut de définition légale, la répartition des tâches entre le maître d’ouvrage, le maître d’œuvre ou un simple fournisseur est bien souvent très (trop) floue. En outre, la mise en place des outils de pilotage de projet est souvent négligée. Dans les projets importants ou sensibles pour l’entreprise utilisatrice, outre le contrat, la conclusion en annexe d’un manuel ou plan d’action qualité (MAQ, PAQ) est indispensable. On doit fixer encore plus dans le détail et parfois sous forme de tableau, les niveaux de responsabilité, la périodicité des réunions, la rédaction des comptes-rendus. Une erreur fréquente est de signer un contrat trop général et de renvoyer à plus tard la signature d’un MAQ ou PAQ, souvent jamais approuvé en pratique.
La propriété des livrables : que ce soit pour le logiciel standard et/ou spécifique, une méthode ou un savoir-faire particulier, la propriété des livrables n’est pas toujours définie dans le contrat. Par défaut, c’est le développeur ou l’éditeur qui en demeure propriétaire. Les conséquences peuvent être redoutables en cas de nécessité de recourir à de la tierce maintenance, par exemple.
L’aménagement de la responsabilité : avec le retour en grâce des clauses limitatives (suite à un revirement de jurisprudence voir ce billet de Bernard LAMON), les contrats standards prévoient des clauses draconiennes qui restent discutables. L’état actuel du droit n’est pas favorable aux clauses qui vident de sa substance le niveau d’engagement des prestataires. La discussion reste ouverte.
Discuter des délais est une chose, s’assurer de leur respect en est une autre. La clause pénale ou des mécanismes de motivation (appelés en pratique incentive ) peuvent apporter une réponse efficace.
La clause de réversibilité est présente de plus en plus souvent dans les contrats standards proposés. Cette clause est souvent creuse car elle ne précise pas les délais et les modalités financières d’intervention.
Quel retour d’expérience peut-on en tirer ?
La plupart des contrats audités qui font l’objet d’une réelle discussion avec rééquilibrage (dans un sens ou dans l’autre), ont permis au projet d’aboutir sans dépasser outre mesure les budgets ou les délais convenus. Les projets mal négociés ou organisés juridiquement débouchent trop souvent sur un échec (voir l’ouvrage de Claude QUELENNEC, ERP Levier de transformation de l’entreprise, éditions HERMES, LAVOISIER 2007). Enfin, les nouvelles formules en mode SaaS ne doivent pas être considérées comme la solution idéale répondant à toutes les problématiques précitées. Les mêmes mais aussi d’autres encore (politique de prix, confidentialité, conformité CNIL…) se posent alors et la vigilance doit au contraire être renforcée.
