Découvrez l’abécédaire de Web Lex Coach : Comment mettre en place un plan projet efficace !
A comme Anticipation : selon la règle qui veut que tous les projets prennent plus de temps qu’initialement prévu au planning, anticipez chaque tâche et comptez pour chacune quelques jours de décalage prévisionnel. Un projet à une vie espérée mais se déroule dans la vrai vie avec tous les aléas qu’elle comporte !
B comme Business : inutile de monter un projet si votre offre n’est pas définie. Un business plan même minimaliste avec le budget disponible, les ressources et les objectifs à atteindre peut suffire dans un premier temps et se construire en temps réel, se réajuster. C’est même un impératif que de savoir se réadapter en permanence.
C comme Cahier des charges : toute demande de réalisation d’un produit, outil, objet, …doit être formalisée et structurée dans un cahier des charges. C’est le cahier des charges, qui, mit à jour des différents échanges et questions/réponses du groupe de travail et une fois validé par l’ensemble des intervenants au projet qui deviendra le référentiel projet. Tout ce qui n’y est pas consigné peut en être exclu !
D comme Délai : le délai est un des 3 éléments clés d’un projet. Outre la date de fin de projet qui doit pouvoir supporter une marge de recul de l’ordre de 10 % (à déterminer avec la maitrise d’œuvre en fonction de la dimension du projet notamment en terme de ressources disponibles), chaque tâche affectée au projet doit être « enfermée » dans des délais et chaque évènement réalisé fera l’objet d’un jalon.
E comme Ergonomie : l’ergonomie, autrement dite Interface Homme machine (IHM) est un exercice périlleux qui consiste à définir où et comment positionner les informations sur les différents écrans. D’une façon générale, pour un site simple, on définira en amont certains formats de pages (pages « maitres ») et qui constitueront le « canevas » pour la construction des autres pages au sein de l’arborescence plus profonde du site). On associera souvent à l’ergonomie tout ce qui touche également au graphisme et au wording.
F comme Formation : Si la mise en place du projet et son exploitation demande que vos collaborateurs gagnent en compétences, une formation aux outils sera indispensable. Pour exemple, si vous devez alimenter une plateforme web en contenus, vous devez opter pour une formation à l’outil type CMS que vous aurez choisi.
G comme Graphisme : le graphisme est également un élément clé de votre projet web qui consiste notamment au choix des couleurs, déclinaisons logo, format de boutons, liens …et qui donnera de la cohérence visuelle à votre site. 2 options principales s’offrent à vous : soit la décision de se démarquer totalement des ambiances graphiques habituellement usitées dans votre corporation, soit la décision de « se fondre dans le décors » dans la mesure où cela représente pour vos visiteurs un gage de sérieux et d’appartenance professionnelle.
I comme Informatique : La partie informatique d’un projet web recouvre tout à la fois, le choix de faire appel à une plateforme technique existante (ex. WordPress) ou de tout coder, l’éventuel choix d’un outil d’alimentation en contenus (CMS, Content Système Management), le back office, l’intégration des images réalisées par les équipes graphiques, la maintenance, la résolution des incidents, et le référencement, l’ensemble toujours en accord avec les impératifs métiers et les objectifs business que vous avez fixés.
J comme Jalon : Un jalon marque un évènement du projet, le plus souvent la réalisation d’une tâche. Il qualifie une étape clé du projet et permet de mesurer objectivement son avancement.
K comme Kick Off : Littéralement et dans les faits, le kick off est le coup d’envoi du projet. Il s’agit ici d’emmener vos équipes vers l’objectif à atteindre en expliquant les tenants et les aboutissants du projet. Le kick off pourra également vous permettre de commencer à monter les équipes projets en fonction des profils dont vous avez besoin.
L comme Livrables : Les livrables sont les éléments à livrer par le groupe de projet pour sa bonne réalisation. Un livrable peut être défini comme l’aboutissement d’une tâche et sa mise à disposition fait l’objet d’un jalon dans le projet.
M comme Mesures : Il s’agit de définir les indicateurs de mesures d’avancement du projet mais aussi les indicateurs qualitatifs.
O comme Organisation : l’organisation projet fait partie de la phase dite d’initialisation projet. Il s’agit de pressentir les bonnes personnes à la bonne place et de pouvoir définir leurs affectations et leur rôle. D’une façon générale, il conviendra de définir un « Sponsor » du projet, en général un dirigeant qui sera chargé de promouvoir vos actions au sein de votre entité et/ou de lever les freins internes qui pourrait survenir au cours du projet. On nommera également les membres du Comité de pilotage dont la principale missions sera de trancher en cas de conflit ou si le Chef de projet n’est pas en mesure de prendre une décision seul compte tenu de l’importance de son impact. Enfin, on nommera le Chef de projet, la personne qui pilotera le projet de bout en bout en bout, coordonnera l’ensemble des tâches et des intervenants et sera responsable du Go/NoGo.
P comme Planning : Tout à la fois contraignant et vital tout au long de la vie du projet, le planning est l’outil de gestion prévisionnel du projet qui fixe les délais, positionne les jalons. Il peut s’agir d’un planning où vous commencez par une date de début du projet ou un rétroplanning si vous commencez par la date de fin. Quel que soit votre choix, commencez par établir la liste des tâches, affectez à chaque tâche une durée (sans oublier de prendre en compte les jours fériés et chômés) puis affectez les ressources (en prenant également en compte les périodes de congés). Sur cette base, choisissez l’outil de planification qui vous convient le mieux. Excel peut suffire mais il faudra dans certains cas faire appel à des outils plus spécifiques tel qu’un diagramme de Gantt.
Q comme Qualification : le terme de qualification est utilisé au cours de 2 étapes clés du projet. D’une part lors de la phase de rédaction du cahier des charges où la qualification d’une demande doit être précisée tel l’environnement, la navigation, positionnement, zoning, …D’autre part, lors de la phase de tests, où, bien souvent, on se contente de signifier que telle fonctionnalité ne « marche pas ». Il s’agira ici de toujours préciser quel a été votre cheminement sur le site (ou plateforme de tests) qui vous a permis d’aboutir à ce dysfonctionnement.
R comme Risques : Un projet réussi est un projet où les risques ont été anticipés et acceptés comme tels. Les risques peuvent faire l’objet d’une revue régulière tout au long du projet et peuvent faire l’objet d’un « rapport » dit d’exception lorsque qu’un risque identifié se réalise.
S comme S.P.O.C : Le Single Point Of Contact est un standard de la gestion de projet. Il s’agit de désigner une personne dans l’équipe projet qui constituera le point de contact unique du projet vers qui toutes les informations doivent convergées. Généralement, on nommera le Chef de Projet en tant que SPOC.
T comme Tests : Souvent négligée, la phase de tests est souvent le « parent pauvre » de la gestion de projet. Idéalement, il s’agira de créer des scénarios de tests destinés à l’équipe projet et aux utilisateurs finaux qui auront à disposition les éléments de réalisation du projet lot par lot ou en en version Bêta. Ce sont les « Tests cases ».
U comme Utilisateurs : Les utilisateurs doivent être entendus comme des prescripteurs. Il faut, en amont du projet, recueillir leurs besoins et le formaliser mais les associer également aux phases clés du projet, notamment la phase de tests et la livraison.
W comme Wording : Il s’agit ici de définir correctement les textes et/ou mots qui constitueront les portes d’entrée de votre application web. Les choses doivent paraître simples ! Evitez d’utiliser votre jargon interne et pensez avant tout à la compréhension qu’en auront vos utilisateurs.
Z comme Zoning : Le zoning est la présentation générale de votre site ou application à chaque position dans son arborescence. C’est le schéma général de présentation des pages « maîtres » et leur organisation. Le zoning devra être défini dans le cahier des charges.
Enfin, si cet abécédaire a pu vous éclairer sur les termes clés du management de projet, il n’en reste pas moins qu’un accompagnement professionnel extérieur, partenaire de votre projet constitue souvent un gage de succès car vous pourrez vous concentrez sur vos objectifs et ne pas vous perdre dans les méandres technico-fonctionnels que de tels projets impliquent.
