Les résultats de ce projet de recherche indiquent que les professionnels de l’assistance en contentieux doivent assumer un rôle plus complexe au sein des cabinets d’avocats. Si, dans le passé, la mission des professionnels de l’assistance en contentieux consistait à apporter une assistance technique, aujourd’hui ils doivent également fournir un certain nombre de services à leurs clients et les conseiller. Malgré les pressions exercées sur les coûts qui ont abouti à la réduction du nombre de professionnels non juristes, de nombreux départements d’assistance en contentieux tendent à s’agrandir.
La moitié des cabinets ayant répondu à l’enquête sur les opérations d’assistance en contentieux réalisée en 2012 par Epiq Systems et la faculté de droit de Georgetown ont indiqué que leur fonction a pris de l’ampleur au cours des trois dernières années, et plus de la moitié des cabinets ayant répondu à l’enquête ont indiqué que les effectifs actuels sont insuffisants pour répondre aux besoins estimés pour l’année à venir.
Alors que les départements d’assistance en contentieux adoptent de nouvelles formes et assument de nouvelles fonctions, la formation du personnel est l’un des plus grands défis auxquels sont confrontées les personnes chargées de l’assistance en contentieux. Plus des trois quarts des cabinets ayant répondu à l’enquête ont indiqué que la formation des avocats et du personnel du département est l’un des trois plus grands défis auxquels doit faire face le secteur de l’assistance en contentieux. Dans la suite de cet article, nous examinons les conséquences de l’évolution de la fonction d’assistance en contentieux pour la formation des futurs professionnels de cette spécialité.
L’assistance en contentieux : les spécialistes de la technologie.
La rapide évolution technologique du processus de divulgation et de stockage des données a des conséquences considérables pour le rôle du personnel d’assistance en contentieux. L’un des défis découlant de l’évolution technologique est la présence accrue de gros volumes de données dans les contentieux. La divulgation électronique — qu’elle soit nécessaire ou pas — a maintenant lieu dans presque toutes les affaires, introduisant des complications et des coûts liés au stockage et au traitement de volumes de données parfois très importants. Les technologies qui supportent les gros volumes de données lors des processus de divulgation électronique requièrent un nouvel ensemble de compétences pour les professionnels de l’assistance en contentieux.
L’essor du codage prédictif, par exemple, exige que les spécialistes de l’assistance en contentieux améliorent leurs connaissances en statistiques. Alors que la valorisation des mathématiques et des statistiques est un élément important de l’application effective du codage prédictif, ces compétences ne sont pas toujours exigées lors du recrutement du personnel au sein des cabinets d’avocats. Par conséquent, il est peu probable que le personnel traditionnel ait les compétences nécessaires pour exceller dans le codage prédictif ou pour apporter cette compétence au sein de l’équipe lorsque cela s’avère nécessaire.
Seulement 36 % des cabinets ayant répondu à l’enquête ont indiqué que leur département était disposé à être pionnier dans l’adoption des nouvelles technologies. Le développement d’une technologie nouvelle et de pointe présente un défi supplémentaire pour le recrutement et la formation du personnel : les professionnels de l’assistance en contentieux ont besoin de développer une expertise technique dans un nombre croissant de domaines, tout en tenant à jour leurs compétences technologiques plus anciennes.
En raison de la gamme d’outils technologiques pouvant être utilisés dans le contexte de l’assistance en contentieux, il n’est plus possible pour les personnes de devenir des spécialistes dans tous les domaines de compétences et toutes les technologies requis par la fonction d’assistance en contentieux.
En conséquence, les professionnels de l’assistance en contentieux doivent devenir des « spécialistes généralistes », chaque membre du personnel devant avoir des connaissances de haut niveau dans de nombreux domaines et concernant de nombreuses technologies, mais ne disposer de connaissances approfondies que dans certains d’entre eux. Chaque membre d’un département d’assistance en contentieux peut développer, par exemple, sa maîtrise d’un seul domaine, de telle façon à ce que le département dans son ensemble puisse fournir tous les services qui lui sont demandés. Tel qu’un chef d’équipe l’a fait remarquer : « Je n’ai pas besoin que tout le monde sache comment construire une base de données de sanction. J’ai besoin que la moitié d’entre eux sachent ce que c’est et comment l’utiliser, et j’ai besoin que l’autre moitié sachent comment la construire. Je leur laisse le soin de me dire de quelle moitié ils souhaitent faire partie ».
Assistance en contentieux en tant que gestionnaires de projets et consultants internes.
En raison de la pression que représente l’évolution de la technologie, le rôle du personnel d’assistance en contentieux s’est considérablement étendu. Traditionnellement, l’assistance en contentieux était une fonction receveuse d’ordres ; le personnel faisait ce que les avocats leur demandaient de faire. Cependant, à mesure que la technologie devient plus complexe et les exigences éthiques plus explicites, le rôle des spécialistes de l’assistance en contentieux est en train de s’étendre bien au-delà de la « réception d’ordres ».
Par conséquent, les compétences requises pour ce rôle évoluent également. Tout d’abord, les compétences en gestion de projets sont de plus en plus cruciales pour garantir de bons résultats. À mesure que les besoins en assistance technologique pour les affaires sont devenus plus vastes et plus intensifs, l’importance des compétences en matière d’organisation et de gestion s’est également accrue. Les spécialistes de l’assistance en contentieux jouent aussi le rôle de pont entre les avocats et la technologie. Un responsable de département d’assistance en contentieux nous a dit la chose suivante : « Ils doivent assumer de plus en plus le rôle de traducteurs des capacités techniques pour les avocats ».
Et, ce qui est peut-être le plus important, les spécialistes de l’assistance en contentieux doivent assumer un rôle consultatif au sein de leurs cabinets. 69 % des cabinets ayant répondu à l’enquête ont classé la consultation au sujet des affaires comme l’une des trois principales opportunités de croissance pour leur département. Selon un chef d’équipe d’assistance en contentieux, leurs gestionnaires de projets ont déjà commencé à remplir ce rôle : « Nos gestionnaires de projets sont comme des consultants. Ils assistent et conseillent sur la stratégie de divulgation électronique, ils se chargent des entretiens d’embauche des candidats à des postes d’informaticien pour aider les avocats, et ils aident ces derniers à déterminer où peuvent exister des informations potentiellement pertinentes dans le cadre du litige ».
À mesure que les pressions des clients sur le coût et la prévisibilité des frais de contentieux continuent d’influer sur les budgets des cabinets d’avocats, les responsables de l’assistance en contentieux ont la possibilité d’accroître l’influence et le rayonnement de leurs départements en fournissant des conseils et un soutien de haute qualité aux avocats plaidants et aux clients de leur cabinet. Compte tenu du rythme de l’évolution technologique et de l’évolution du marché juridique, les professionnels de l’assistance en contentieux sont appelés à jouer un rôle important en aidant leur cabinet à s’adapter et à prospérer dans un environnement complexe. Cependant, pour ce faire, ils doivent réussir à venir à bout des défis et à profiter des opportunités présentés par des technologies en constante évolution afin de réaliser pleinement le rôle croissant des professionnels de l’assistance en contentieux.
Les auteurs :
David Rohde est directeur principal des services de consultation d’Epiq Systems. Il a à son actif plus de 15 ans d’expérience en tant qu’avocat plaidant et en gestion de projets de technologie juridique. Il a dirigé des projets au croisement de la gouvernance de l’information, des exigences légales ou réglementaires et de la technologie. David Rohde a mis en place de nouvelles technologies pour assister les litiges complexes, a conçu et mis en place des systèmes de gestion de documents et d’affaires, a apporté ses conseils concernant les initiatives d’archivage de courriers électroniques, et a implanté des systèmes et des processus supportant tous les aspects de la gouvernance de l’information et de la préparation des litiges et de la divulgation.
Titulaire d’un doctorat, Lisa H. Rohrer est directrice de la formation des cadres et directrice de recherche associée au Centre pour l’étude de la profession juridique de la faculté de droit de l’université de Georgetown, où elle conduit des recherches et enseigne sur les implications de l’évolution de la profession juridique.
Titulaire d’un doctorat, Juliette R. Aiken est directrice adjointe du Centre pour l’étude de la profession juridique de la faculté de droit de l’université de Georgetown, où elle mène des recherches sur la profession juridique et enseigne sur les recherches empiriques et les compétences interpersonnelles, telles que le leadership et le mentorat. Les opinions exprimées sont celles des auteurs et ne reflètent pas nécessairement les points de vue de l’entreprise, de ses clients, ou de Portfolio Media Inc., ni d’aucune de leurs sociétés affiliées respectives. Cet article est publié à titre d’information générale et ne vise pas à constituer un avis juridique, ne doit être considéré comme tel.
