L'avocat et la gestion du temps.

L’avocat et la gestion du temps.

Anne Labare,
Avocat à la Cour d’appel d’Aix en Provence
Coach professionnel certifié
https://mood-coaching.fr/

3353 lectures 1re Parution: Modifié: 4.14  /5

« Demain est souvent le jour le plus chargé de la semaine » (Proverbe espagnol).

Et vous, quel est votre rapport au temps ?

Voici une présentation des quelques règles fondamentales à connaître en matière de gestion du temps.

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Pour de nombreux avocats, la gestion du temps est un vrai casse-tête. Comment faire rentrer 72 heures dans une journée qui n’en comporte que 24 ?

Nos cabinets sont de plus en plus dépendants d’une temporalité qui nous échappe et ne cesse de s’accélérer. Dépendance à une temporalité fixée par le législateur (décrets Magendie), les Tribunaux (calendriers), les confrères (communications la veille pour le lendemain), les clients (« Maître vous n’avez pas répondu à mon mail envoyé ce matin »), le RPVA, etc. auxquelles il ne faut pas oublier nos propres impératifs professionnels et personnels.

Et c’est bien là où le bât blesse. Nous devons jongler avec tous ces impératifs qui viennent empiéter sur notre propre agenda et pour beaucoup cela se fait au détriment de notre vie personnelle. Le bien-être suppose pourtant d’équilibrer, si ce n’est en temps quantitatif mais au moins qualitatif, nos différents domaines de vie (personnel, couple, famille, professionnel, social).

Plus le cabinet croule sous les dossiers plus la pression est forte car il n’y a pas de soupape de sécurité qui permette de faire face aux différents aléas.
Selon le Larousse un aléa est un « tour imprévisible et le plus souvent défavorable pris par les événements et lié à une activité, une action ». Or, bien souvent, ce n’est pas l’aléa qui désorganise votre agenda, mais l’ignorance des quelques règles fondamentales à connaître en matière de gestion du temps.

Aussi, avant de programmer votre semaine ou journée de travail, je vous invite à prendre connaissance des « lois » essentielles en matière de gestion du temps.

1. Loi de Parkinson : « le travail s’étale de façon à occuper le temps disponible pour son achèvement ».

Autrement dit, plus on a de temps pour effectuer une tâche, et plus on va prendre du temps pour la faire, sans que le résultat soit forcément meilleur.

La solution : non vous n’êtes pas obligé d’attendre le dernier jour du délai pour vous mettre la pression. Fixez-vous des échéances avec des délais courts et réalistes.

2. Loi de Hofstadter dite du glissement de planning : « Il faut toujours plus de temps que prévu, même en tenant compte de la Loi de Hofstadter ».

Non cette loi ne contredit pas la première contrairement à ce qu’il peut paraitre au premier abord, mais vient éclairer la notion de « délai réaliste ». Cette loi rappelle qu’on a toujours tendance à sous-estimer le temps nécessaire à la réalisation d’une tâche.

La solution : Lorsque vous estimez le temps d’une tâche, prévoyez une marge, voire un plan B.

3. Loi de Pareto : « 80 % des effets sont le produit de 20 % des causes ».

Cela signifie que seuls 20 % de nos temps/actions/clients produisent 80 % du résultat. Si cette loi n’est pas une science exacte (75/25, 90/10), il est utile de l’avoir à l’esprit. En effet, on passe souvent beaucoup trop de temps sur l’accessoire au lieu de se concentrer sur l’essentiel.

La solution : identifier les priorités, les 20 % qui vous permettront d’atteindre vos objectifs.

4. Loi de Carlson : « un travail réalisé en continu prend moins de temps et d’énergie que lorsqu’il est réalisé en plusieurs fois ».

Carlson a constaté qu’à chaque interruption, le cerveau a besoin d’au moins 3 minutes pour se reconcentrer. La loi de Carlson est aussi appelée loi des séquences homogènes car elle recommande de regrouper les tâches de même nature pour plus de rentabilité.

La solution : Limitez les interruptions (appels téléphoniques, notifications diverses, réseaux sociaux, etc) et regroupez les tâches de même nature sur une même plage horaire (exemple : facturation, consultation des mails).

5. Loi d’Illich : « Au-delà d’un certain seuil, l’efficacité décroît, voire devient négative ».

L’attention chute au bout d’un certain temps (évalué entre 45 et 90 minutes).

La solution : faites des pauses et ne vous acharnez pas quand vous constatez que vous n’êtes plus productif… c’est contreproductif.

6. Loi de Murphy ou loi de l’emmerdement maximum (si ce n’est pas clair là) : « si quelque chose doit mal tourner, c’est ce qui se passera ».

En quoi ça concerne la gestion du temps ? Vous savez ce dossier qui est parti de travers et ça va continuer jusqu’au bout (l’attestation qui devait arriver aujourd’hui mais la personne qui devait la rédiger est finalement malade ; le scan qui plante ; le RPVA qui plante (il paraît que ça peut arriver), etc.)

La solution : à nouveau prévoyez de la marge au cas où, quitte à vous mettre une deadline la veille. Vos nerfs vous remercieront.

7. Loi de Laborit : « Le comportement humain nous incite à la satisfaction immédiate et à fuir le stress et la difficulté ».

Cette loi indique que nous avons tendance à faire en premier ce qui nous plaît et à procrastiner ce que nous n’avons pas envie de faire. De plus, nous réalisons une tâche plus rapidement s’il y a une récompense à la clé.

La solution : commencez votre journée par la tâche la plus difficile et alternez avec une récompense.

8. Loi de Swoboda-Fliess-Teltscher : « Chaque individu est animé de multiples rythmes biologiques, avec des périodes de vigilance variables, au fil de la journée ».

Etes-vous du matin ou du soir ? Le lundi est-il une journée productive ?

La solution : Adaptez-vous à votre rythme naturel et programmez les plus grosses tâches sur les moments où vous avez le plus d’énergie.

Pour terminer, n’oubliez pas que l’un de vos pires ennemis peut être le perfectionnisme. Une petite astuce pour vaincre cette tendance : demandez-vous, par exemple, si vous êtes obligé d’avoir une note de 20/20 à chaque mail que vous envoyez ? Et si vous vous contentiez d’un 12/20 de temps en temps ?

Anne Labare,
Avocat à la Cour d’appel d’Aix en Provence
Coach professionnel certifié
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