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EDF crée un chatbot pour transformer la fonction juridique en entreprise.

Le 6ème Prix de l’innovation en management juridique se poursuit cette semaine avec l’innovation de la direction juridique d’EDF, qui a mis en place un chatbot juridique. Olivier Fauqueux, Directeur Juridique Groupe, Sabine Le Gac, Directrice Juridique Commerce Optimisation et Juliette Sachs, Chef de Projet Innovation, nous parle en détails de leur produit qui s’inscrit dans un plan plus global de digitalisation de la fonction juridique.

Le chatbot que vous avez créé s’inscrit dans un vaste plan de digitalisation de la fonction juridique, pouvez-vous nous l’expliquer ?

La digitalisation est une opportunité incroyable pour faciliter la collaboration entre la Direction Juridique et les Directions Métiers, ainsi que pour optimiser le travail des juristes.
Lors d’une journée « Digital DJ » en 2016, 20 participants de la Direction Juridique ont été réunis en 3 groupes pour réfléchir sur les outils digitaux et méthodes innovantes indispensables à la transformation de la fonction juridique.
Cette journée « Digital DJ » a fait émerger les objectifs suivants :

  • l’optimisation de la relation entre les Métiers et les juristes dans une approche encore plus orientée « client » ;
  • le développement de la responsabilisation et de l’autonomie des juristes ;
  • la facilitation de la mobilité et des nouveaux modes de travail.

Cinq projets digitaux ont vu le jour. Ils sont menés par des groupes de travail composés de membres volontaires de la Direction juridique, pilotés par un juriste et sponsorisés par un membre du Comité de Direction de la DJ.

Deux de ces projets digitaux visent à optimiser le fonctionnement au sein de la Direction juridique :

  • Réseau social de la DJ : déployer un outil simple, sûr et convivial de partage d’information, qui permet au juriste de devenir acteur de l’information qu’il partage (plus de responsabilité et d’autonomie dans la diffusion d’information) et qu’il reçoit (inscription aux communautés d’intérêts pertinentes, en cassant les silos d’organisation).
    Une information plus concise, percutante, mieux ciblée...

    L’information échangée entre juristes est plus concise, percutante, mieux ciblée. Elle est partagée en temps réel, sans validation managériale, auprès des pairs, quelle que soit leur équipe d’appartenance.

  • Partage des données et gestion des connaissances : 5 axes : meilleure diffusion des informations, connaissances et bonnes pratiques, évolutions technologiques (améliorer les SI existants au sein de la DJ), simplification des processus, proximité et moins de papier.

Les trois autres projets digitaux ont vocation à accroitre l’efficacité de nos relations avec les opérationnels :

  • Identité visuelle de la DJ : Développer la visibilité de la DJ, améliorer et moderniser son image de marque, pour renforcer son impact. Une stratégie de communication a été mise en place afin de définir l’ADN de la DJ, choisir un ton de communication et créer un logo.
  • Formations digitales : sensibiliser les opérationnels aux enjeux juridiques dans un souci de conformité, d’acculturation et d’efficacité. Une offre de formation digitale a vu le jour : E-learning : « la propriété intellectuelle en 25 minutes chrono », le serious game « prévenir la corruption » à travers 3 bandes dessinées interactives ou encore le serious game en droit de la concurrence…
    "Notre projet phare est la création d’un chatbot qui répond aux questions juridiques récurrentes des opérationnels et propose des trames contractuelles."
  • Chatbot juridique : Notre projet phare est la création d’un chatbot qui répond aux questions juridiques récurrentes des opérationnels et propose des trames contractuelles.

Quelles sont ses fonctionnalités actuelles ? Et comment entendez-vous le développer ?

Le chabot est accessible sur notre intranet et permet à l’utilisateur de poser sa question en langage naturel, comme s’il dialoguait avec un humain. Grâce à l’intelligence artificielle, le chatbot comprend la question de l’utilisateur et va puiser dans sa base de connaissances juridiques - rédigée par les juristes - la réponse adaptée. Si la question de l’utilisateur nécessite des précisions, le chatbot peut poser des questions à l’utilisateur afin de préciser sa demande. Au terme de l’entretien, l’ensemble du dialogue aura la même valeur, en termes de validation, que celle de la réponse d’un juriste.

Aujourd’hui notre chatbot dispose d’une base de connaissances d’environ 600 connaissances juridiques, lui permettant de comprendre plus de 6000 questions !

Le chatbot est également en en mesure de générer des trames contractuelles personnalisées, établies sur la base d’un dialogue avec l’utilisateur permettant de préciser ses besoins. Par exemple, aujourd’hui le chatbot peut proposer aux utilisateurs des accords de confidentialité adaptés à leur situation, des protocoles transactionnels, des règlements de jeux concours…

Notre chatbot a été lancé en juillet 2017 auprès d’un panel de 200 utilisateurs. Aujourd’hui il est accessible à plusieurs milliers de salariés d’EDF et couvre des domaines de droit aussi variés que le droit des contrats, le droit commercial, le droit des sociétés, le droit social, le droit de la concurrence, le droit pénal, la propriété intellectuelle… Nous poursuivons son déploiement pour l’étendre à encore plus de collègues et couvrir encore plus de domaines de droit.

Engagés dans une démarche d’amélioration continue, nous enrichissons en permanence sa base de connaissances et prenons en compte l’expérience des utilisateurs :

  • analyse des questions posées auxquelles le chatbot ne sait pas répondre pour décider s’il est pertinent d’enrichir ses connaissances sur cet item ;
  • enrichissement progressif des connaissances juridiques dans les domaines de droit pertinents afin de déployer le chatbot à toutes les entités du Groupe ;
  • ajout de nouveaux modèles de contrats, afin de couvrir au maximum les besoins récurrents de nos utilisateurs ;
  • examen des avis des utilisateurs pour adapter ses réponses.
"L’utilisateur pourra converser avec le chatbot aussi facilement qu’avec un juriste !"

Nous prévoyons également de rendre notre chatbot accessible directement via les outils de chat et de réseaux collaboratifs du groupe EDF. Ainsi, l’utilisateur pourra converser avec le chatbot aussi facilement qu’avec un juriste !

Quel est l’impact sur le management ?

La Direction Juridique est au cœur des enjeux stratégiques du Groupe et mobilise son expertise sur les dossiers majeurs, tout en contribuant au plan de performance du Groupe.
Les juristes font face à des sollicitations croissantes des directions Métiers, dans des délais parfois très restreints. Le chatbot leur permet de se recentrer sur les dossiers nécessitant des analyses à valeur ajoutée. Ce temps gagné les rend plus performants, efficaces et épanouis.

La facilité d’accès et la souplesse d’utilisation du chatbot permettent également une meilleure sécurisation des pratiques, ainsi qu’une harmonisation des réponses juridiques aux questions récurrentes.

Ce projet innovant, monté en quelques mois, a généré un sentiment de fierté et de réussite chez les juristes. Le travail de groupe autour du chatbot tisse un lien entre les équipes et construit une dynamique transversale. C’est un beau succès collectif !
Enfin, le chatbot a modernisé l’image de la Direction Juridique qui est considérée comme une direction innovante, à la pointe du numérique : notre chatbot est devenu une référence pour le développement de chatbots internes (RH, achat…) et externes (relation clients) à EDF.

Pensez-vous aller plus loin dans l’automatisation de la fonction juridique ?

La Direction Juridique Groupe est engagée depuis 2016 dans une démarche de transformation digitale, basée sur les nouveaux usages du numérique. L’objectif de cette démarche appelée « Digital DJ » est de continuer à renforcer l’efficacité des juristes afin d’être au rendez-vous des enjeux majeurs du groupe EDF. Cette impulsion doit nous permettre :

  • La poursuite d’une démarche d’innovation avec de nouvelles initiatives porteuses de valeur, à mettre en œuvre,
  • Une mise en cohérence de notre système d’information avec l’intégration des initiatives récentes (chatbot, e-Learning, réseau social) aux applications historiques, modernisées,
  • La poursuite de l’acculturation des juristes du Groupe au numérique en les accompagnant dans la conduite du changement.

Découvrez en vidéo cette innovation, et votez pour élire le Lauréat du Prix de l’innovation en management 2018 !

Propos recueillis par Laurine Tavitian
Rédaction du Village de la Justice

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