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AG de copropriétaires : ces 10 situations à connaître pour limiter tout recours.

Par Xavier Demeuzoy, Avocat.

1ere Publication

Depuis plusieurs années, j’ai l’occasion d’assister en qualité d’avocat à de nombreuses assemblées générales de copropriétaires pour le compte de particuliers ou de syndicats de copropriétaires.
De cette pratique, il m’a semblé utile d’apporter une réponse juridique synthétique à 10 situations/ interrogations fréquemment rencontrées en cours d’assemblée.

1 - Une personne qui n’est pas copropriétaire a-t-elle le droit d’assister à l’assemblée générale ?

Si l’accès aux assemblées générales de copropriété n’est pas réglementé et qu’aucun texte n’interdit la présence de tiers, il n’en demeure pas moins qu’il s’agit d’une réunion privée à laquelle les personnes étrangères au syndicat ne peuvent assister sans être muni d’un mandat ou d’une autorisation spécifique du Président du Tribunal.

Faute de disposer d’un mandat de représentation ou d’une autorisation préalable du juge, la question de la présence du tiers à la copropriété devra être soumise à l’accord des copropriétaires présents.

De plus, l’article 17 de la loi du 10 Juillet 1965 précise que seuls les copropriétaires ou leur représentant ont le droit de vote.

Dès lors, la Cour de cassation considère que la présence d’un tiers lors des délibérations d’une assemblée n’est pas une cause d’annulation de celle-ci dès lors que cette personne n’a pas participé au vote (Cass. 3ème civ. 31 Mai 2012, n°11-12.774).

Un copropriétaire toléré par l’assemblée générale n’ayant pas pris part au vote ne peut donc fragiliser l’assemblée générale.

Afin d’éviter tout débat en début de séance, je recommande aux tiers qui souhaitent participer à une assemblée générale d’inscrire leur présence à l’ordre du jour afin que celle-ci fasse l’objet d’un vote spécifique en début de réunion.

2 - L’avocat d’un copropriétaire peut-il assister à l’assemblée générale ?

Dans le prolongement du premier point évoqué, il convient de distinguer l’avocat ayant un pouvoir de celui qui n’en a pas.

Tout copropriétaire peut donner pouvoir à un avocat de le représenter et de voter en son nom.

Si l’avocat arrive seul à l’assemblée muni d’un pouvoir, il ne peut lui être opposé sa présence à l’assemblée générale, ni son droit de vote.

Ainsi, l’avocat interviendra en tant que mandataire et pourra participer au vote des résolutions de l’assemblée générale.

Si l’avocat n’a pas de pouvoir et arrive accompagné de son client copropriétaire, alors il ne peut assister à la réunion sans l’autorisation préalable de l’assemblée générale.

Toutefois, et conformément à la jurisprudence précitée, la présence ne pourra être cause de nullité dès lors qu’il n’a pas participé au vote et que personne n’a contesté sa présence (CA Paris, 25è ch., 18 Octobre 1994).

Lorsque l’avocat n’entend pas limiter sa présence au simple vote mais souhaite prendre la parole pour évoquer le cas juridique de son client, je lui suggère d’informer préalablement le syndic de sa venue, afin que ce dernier puisse prévenir son conseil de cette démarche.

3 - Le président de séance doit-il nécessairement être un copropriétaire ?

Toute assemblée comporte nécessairement un président.

Cette obligation est prévue à l’article 15 du décret du 17 mars 1967.

Cet article n’indique cependant pas qui peut être désigné en qualité de Président.

La jurisprudence est venue préciser dans un arrêt du 13 novembre 2013 que la fonction de président de séance est réservée aux seuls copropriétaires et, qu’ainsi, un copropriétaire ne peut déléguer à un mandataire la faculté d’être élu président de l’assemblée générale. (Cass. 3ème civ., 13 Novembre 2013, n°12-25.682).

À défaut de respecter cette obligation, l’assemblée s’expose à une annulation.

4 - Faut-il nécessairement deux scrutateurs à l’assemblée générale ?

En principe, le règlement de copropriété de l’immeuble prévoit le nombre de scrutateurs à désigner et ces dispositions doivent être respectées sous peine de nullité de l’assemblée (Cass. 3ème civ., 22 Novembre 2006, n°05-19.042).

Mais dans le silence du règlement, l’article 15 du décret de 1967 prévoit, s’il y a lieu, la désignation d’au moins un scrutateur en début d’assemblée générale.

Cette faculté de désigner ou non un ou plusieurs scrutateurs pour assister le président dépend de l’importance de l’assemblée ou du nombre de copropriétaires.

5 - Un huissier peut-il assister à l’assemblée générale ?

Comme il a été exposé ci-avant, la réunion des copropriétaires en assemblée générale est une réunion privée à laquelle les personnes étrangères au syndicat ne peuvent assister sans l’autorisation de l’assemblée.

Lorsqu’un tiers désire assister à l’assemblée générale contre le gré du syndicat ou d’un copropriétaire, il doit s’y faire autoriser par une ordonnance sur requête du président du Tribunal de Grande instance. Tel fut le cas pour un huissier (TGI Marseille, 4 Mars 1969, AJPI 1969, p 639).

Le fait pour un copropriétaire de solliciter la désignation judiciaire d’un huissier pour assister aux assemblées générales n’est pas, en soi, constitutif d’une faute.

Les juges du fond devront caractériser en quoi cette désignation revêt, le cas échéant, un caractère fautif (Cass. 3ème civ. 8 Avril 1998, n°96-17.138).

6 -Un conjoint de copropriétaire peut-il se présenter comme membre du conseil syndical ?

L’article 21 alinéa 5 de la loi de 1965 énumère les personnes éligibles au conseil syndical : « les copropriétaires, certains associés, les accédants ou acquéreurs à terme, leurs conjoints… » etc.

Ainsi, quel que soit leur régime matrimonial, les conjoints des copropriétaires sont éligibles au conseil syndical mais leur désignation nécessite un mandat exprès du titulaire du droit afin d’établir qu’il n’est pas lui-même candidat et accepte la candidature de son conjoint.

En l’absence d’un tel mandat, le conjoint ne sera pas fondé à se prévaloir d’une éventuelle irrégularité des opérations de vote et à en solliciter l’annulation (Rouen, 30 Mars 2005, RG n°03/01083).

7 - Un copropriétaire arrivant en retard peut-il participer à l’assemblée générale ?

À leur arrivée, tous les copropriétaires doivent émarger la feuille de présence.

En cas d’arrivée tardive d’un copropriétaire, il importe de mentionner sur la feuille de présence et sur le procès-verbal rédigé en fin de séance le moment d’arrivée par rapport à l’examen des différentes résolutions portées à l’ordre du jour.

Ainsi, pour les résolutions déjà votées avant son arrivée, le retardataire sera considéré « défaillant » au sens de l’article 42 de la loi du 10 Juillet 1965.

Il pourra ainsi agir en nullité à l’encontre des résolutions auxquelles il n’a pas participé.

8- Un copropriétaire décide de partir avant la fin de l’assemblée générale : Quelle incidence pour les résolutions votées après son départ ?

Lorsqu’une personne part en cours d’assemblée générale, elle doit le faire savoir au président de séance afin que ce dernier inscrive sur le procès-verbal son départ. Ainsi, elle ne sera plus considérée comme présente mais comme absente non représentée (le cas échéant) pour toutes les résolutions votées après son départ.

Cela a pour effet de modifier la base de calcul lors des votes suivants : Le copropriétaire quittant la séance en cours verra alors ses tantièmes retirés pour les prochains votes.

S’il n’y a aucune notification sur le procès-verbal du départ du copropriétaire, il est considéré comme présent jusqu’à la fin de l’assemblée.

Pour autant, il ne doit en aucun cas être considéré comme favorable, opposant ou abstentionniste mais uniquement comme allant dans le sens de la décision adoptée (pour ou contre).

La preuve du départ du copropriétaire avant la fin de l’assemblée générale peut être prouvée par tout moyen (témoignages, présomptions, etc.) (Cass 3e civ., 10 déc. 1985).

Ainsi, une fois la preuve rapportée qu’il n’a pas pris part au vote d’une délibération déterminée, il est en droit de la contester (Cass 3e civ., 5 oct. 1994) suivant les modalités de l’article 42 de la loi du 10 juillet 1965.

9 - Quelles conséquences si l’un des scrutateurs ou le président de séance refuse de signer le procès-verbal ?

Le procès-verbal doit être signé à la fin de la séance par le président, le secrétaire et le ou les scrutateurs.

Ainsi, dans un arrêt rendu en 2009 par la Cour d’appel de Paris, il a été considéré que la signature dès la fin de l’assemblée constituait une formalité substantielle. Dès lors, le demandeur n’est pas tenu de justifier d’un quelconque préjudice pour voir son action déclarée recevable, s’agissant d’une modalité « exigée pour garantir la sincérité du procès-verbal ».

Il convient de préciser que cette décision ait été intervenu dans un cas d’espèce où le procès-verbal avait été établi quinze jours après la date de l’assemblée.

Une jurisprudence constante considère néanmoins que le défaut de signature du procès-verbal n’entraîne pas en soi l’annulation des décisions prises par l’assemblée (Cass. 3ème civ. 6 Décembre 2005, n°04-17.630 et Cass. 3ème civ. 26 Mars 2014, n°13-10.693).

Cependant, la force probante du procès-verbal dépourvu de toute signature s’en trouve fragilisée et peut être contestée comme ne faisait pas preuve des décisions prises par l’assemblée (Civ. 3ème, 16 Novembre 1976).

10 - Le procès-verbal doit-il nécessairement être rédigé à la fin de la séance ?

Selon l’article 17 du Décret du 17 mars 1967, il est établi un procès-verbal des décisions de chaque assemblée qui est signé, à la fin de la séance, par le président, par le secrétaire et par le ou les scrutateurs.

En règle générale, le procès-verbal est établi par le syndic soit en cours de séance au à la suite du vote des résolutions, soit à la clôture de la réunion.

En toutes hypothèses, il doit être signé à la fin de la séance et ne peut donc être établi ultérieurement.

Le dispositif ne prévoit pas de sanction spécifique à cette obligation mais la Cour d’appel de Paris a pu considérer que son caractère d’ordre public implique que si le procès-verbal était signé postérieurement à la tenue de l’assemblée générale, celle-ci serait annulable (CA Paris 23è ch. B, 5 Février 2009, AJDI 2009).

Comme a pu le préciser la Cour de cassation, il importe peu que la séance soit levée pour rédiger ce Procés-verbal, tant que les membres du bureau sont restés pour le signer (Cass.3ème.civ. 24 avril 2014 - RG n°12-14.593).

Pour aller plus loin / Sources :

  • Mémento pratique - Gestion immobilière 2018 -Éditions Francis Lefebvre
  • Dalloz action - Copropriété
  • Copropriété - Cyril Sabatié - Editions Delmas - 2015-2016
  • La copropriété en questions - Florence Bayard-James - Editions Edilaix

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