Les thèmes peuvent être variés selon votre actualité : comment s’améliorer de façon continue, le suivi de projets comme un nouveau site internet, un nouveau logiciel, un événement… Les sujets ne manquent pas !
Selon les organisations on peut constater diverses tendances : de peu de réunions (parce que les clients passent toujours avant, parce que ce n’est pas une habitude…), à beaucoup de réunions, parfois en mode "réunionite".
Savez-vous par exemple combien de temps passe un cadre en réunion en moyenne dans sa vie ? 16 ans ! Chiffre astronomique n’est-ce pas ?
Or un vieil adage dit "le temps c’est de l’argent"… Un outil en ligne a même été créé si vous voulez calculer vous-même le coût de votre réunion. [1]
Faut-il pour autant supprimer les réunions ? Pas du tout ! L’objectif est de trouver un juste milieu, un équilibre.
Une réunion peut s’avérer nécessaire, voire indispensable, par exemple pour prendre des décisions, répartir les délégations ou tâches, faire un point d’étape… En effet, sans un minimum de coordination et d’échanges, bon nombre de projets n’aboutiront tout simplement jamais.
Mais alors comment éviter les dérapages classiques ? Par exemple "la réunion a duré 2 heures et aucune décision n’a été prise", ou encore "la réunion est à 11 h mais j’irai à 11h15 car cela ne commence jamais à l’heure"…
Voici quelques pistes pour organiser des réunions efficaces.
Répartition des missions et préparation.
Il faut répartir les tâches essentielles :
Un organisateur.
Mission clé pour la bonne conduite de réunion.
Le maître mot de l’organisateur ? la préparation ! Il ne faut surtout pas négliger les phases avant et après la réunion, c’est indispensable à une bonne réunion.
Il devra se poser quelques questions, par exemple :
Quel est le résultat attendu ?
Quel type de réunion (pour citer quelques exemples : réunion pour diffuser de l’information, pour prendre une décision ou encore brainstorm) ?
Quelle méthode d’animation, selon les cas pour dynamiser, avancer, trancher… ?
Les thèmes à aborder ?
La durée ?
Qui doit y assister ?
Quel matériel éventuel est nécessaire (écran, post it, paper board et marqueurs…) ?
L’organisateur prépare l’ordre du jour qu’il enverra aux participants quelques jours avant, avec les informations indiquées ci-dessus et, le cas échéant, ce qui avait été décidé lors de la réunion précédente.
Il déterminera également le temps de parole pour chaque thème, pour éviter ce que l’on voit souvent, c’est à dire une réunion d’une heure dans laquelle un seul sujet a été abordé, tout le reste étant reporté à la fois suivante.
Cette phase de préparation n’est pas à négliger. Il n’est d’ailleurs pas rare, pour une réunion bien préparée, qu’il faille compter autant de préparation que de temps de réunion.
L’organisateur n’hésitera pas à transmettre un rappel quelques jours avant la tenue de cette réunion, afin que tout le monde arrive en ayant préparé ce qui était prévu.
Et le jour J ?
L’organisateur arrive en avance, pour notamment installer le matériel et vérifier que tout est opérationnel.
L’organisateur peut choisir d’animer lui-même, ou de déléguer à une tierce personne l’animation de la réunion.
Cinq minutes avant la fin il devra faire la synthèse de ce qui a été décidé.
Un "scribe" qui prend des notes.
Éventuellement pour informer les personnes absentes, surtout pour garder une trace.
D’ailleurs pourquoi ne pas les prendre en direct sur un ordinateur ? Ainsi dès la fin de la réunion celui-ci peut être transmis. Il est en effet courant de se dire "on le fera plus tard". Et comme c’est rarement prioritaire sur les missions clients celui-ci n’arrive jamais. Et que se passe-t-il alors ? Les personnes ne savent pas ce qu’elles doivent faire, pour quand… et à la réunion suivante rien n’a été fait.
On peut même imaginer un compte rendu collaboratif si tous les participants ont un ordinateur. Par le biais d’outils, comme par exemple One Note, chacun peut compléter le compte rendu au fur et à mesure.
Il est aussi possible de prendre en photo le paper-board ou autre support avec un smartphone pour l’inclure au compte rendu.
Le compte rendu doit se terminer par Qui fait Quoi et pour Quand.
Il sera idéalement transmis à tous sous 24 h maximum.
Un maître du temps.
L’organisateur lui aura donné au préalable l’ordre du jour et le suivi du temps. Son rôle est de surveiller l’heure et prévenir quand le temps imparti pour chaque point est écoulé.
Celui-ci peut aussi avoir pour mission de faire en sorte que chacun ait la parole de façon équitable.
La réunion devra idéalement durer une heure à une trente maximum, au-delà il est difficile de rester concentré.
Moins répandu mais peut être à tester selon les cas : on peut aussi choisir d’avoir un "pousse décision" qui pousse le groupe à décider si nécessaire.
Déterminer les règles du jeu.
Les règles du jeu doivent être clairement établies :
Chacun vient à l’heure en ayant fait ce qu’il avait à faire, les éventuels documents préparés.
Si possible on laisse le téléphone et la messagerie électronique coupés, pour éviter toute interruption ou personne occupée à faire autre chose. Pourquoi pas, par exemple, une boîte à téléphones au centre de la table, ou alors mettre en mode avion ?
Instaurer des règles que l’on partagera en début de réunion : être bienveillants (envers les autres et envers soi-même), respecter les idées de tous, ne pas couper la parole…
A vous de trouver vos propres règles, celles-ci sont des exemples de bonnes pratiques mais vous pouvez naturellement en trouver d’autres.
Ces règles sont assez simples à mettre en œuvre dans l’idée non ? Le plus difficile étant souvent de changer des (mauvaises) habitudes.
Dans un prochain article on ira un peu plus loin en parlant brise-glace, facilitation… Mais surtout n’oubliez pas : Comme dans toute conduite du changement les choses se font petit à petit, fixez-vous des objectifs (SMART) et avancez étape par étape. Allez c’est parti, à vos agendas !
N’hésitez pas à commenter pour partager vos pratiques, vos difficultés éventuelles...
