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Avocats : comment le Cloud peut vous faciliter la vie.

De par leurs activités, les professions libérales travaillent constamment en réseau et en mobilité, et c’est d’autant plus vrai pour les avocats. Un cabinet regroupe bien souvent plusieurs collaborateurs, qui échangent chacun avec divers clients et tribunaux. En charge de plusieurs dossiers, ils doivent jongler avec des centaines de pièces différentes qu’il faut stocker, éditer, et repartager.

Grâce au Cloud, les avocats peuvent à présent eux aussi se doter d’outils performants et fonctionnels, intuitifs, évolutifs, et disponibles sur tous les supports (ordinateur, smartphone et tablette) : fini le temps des logiciels lourds et coûteux ou de l’archivage papier !

Les avantages du Cloud (accessibilité, sécurité, sauvegarde), la disponibilité permanente, et les échanges facilités avec les clients permettent au cabinet de gagner en productivité, de se doter d’une meilleure gestion du temps, et de sécuriser des données bien souvent confidentielles.

1. Sécuriser les données du cabinet.

En stockant les données de son cabinet en interne ou sur des solutions grand public américaines, un avocat s’expose à plusieurs risques :

  • le sinistre informatique : perte des données due à une panne du système d’information interne, à un dégât des eaux, ou à un incendie ;
  • le piratage informatique : les hackers peuvent prendre à distance le contrôle des ordinateurs du cabinet et subtiliser les données ;
  • la divulgation des documents par un confrère : vous ne pouvez avoir aucune preuve ou traçabilité sur les actions des avocats du cabinet.

En passant par une solution Cloud, le cabinet d’avocats s’assure de pouvoir accéder à ses données où qu’il se trouve, et depuis n’importe quel dispositif. Ainsi, il n’y a plus lieu à s’inquiéter d’une panne de serveur ou de dégâts causés par un virus informatique.

Afin de bénéficier de garanties de sécurité optimales, le cabinet prendra soin d’opter pour un fournisseur français proposant du stockage en Cloud privé. Ainsi, les données ne seront pas mélangées avec celles des autres utilisateurs du service, mais seront plutôt protégées par un niveau de sécurité nettement supérieur à celui d’un réseau interne lambda.

Selon les solutions, une traçabilité totale sur les actions menées par les collaborateurs sera disponible pour l’administrateur, tout comme une gestion avancée des droits d’accès sur les dossiers. Une solution Cloud de stockage et partage de fichiers permet au cabinet non seulement de sécuriser ses données, mais aussi de les rendre accessibles facilement par les collaborateurs, selon une politique de droits d’accès préalablement définie.

2.Faciliter les échanges avec les clients.

Si le Cloud permet aux avocats de mettre des fichiers confidentiels en sécurité, il fluidifie aussi l’échange d’information entre le cabinet et ses clients.
En effet, constituer un dossier complet nécessite bon nombre de pièces qu’il faut récupérer, traiter, classer etc. En cumulant chaque dossier, cela représente des centaines voire des milliers de documents !

Tout comme pour ses collaborateurs, le cabinet peut permettre aux clients d’accéder à la plateforme. Ainsi, chacun d’entre-eux dispose d’un dossier partagé avec son avocat dans lequel il dépose les pièces du dossier et suit l’avancée des travaux. De son côté, l’avocat peut récupérer les documents et les traiter au fur et à mesure qu’ils sont déposés sur la plateforme Cloud. Les boîtes emails sont de moins en moins saturées, les appels téléphoniques intempestifs se raréfient et l’avocat comme le client sont assurés de toujours disposer des versions à jour des fichiers.

Vous l’aurez compris, le Cloud est un fabuleux outil pour améliorer la vie quotidienne d’un cabinet d’avocats. De plus, c’est aussi un moyen ultra sécurisé pour échanger des dossiers avec des confrères, ou avec les tribunaux par exemple !

Lydie Balfet, société NetExplorer
spécialiste français de l’édition de logiciels de partage de fichiers en mode SaaS à destination des professionnels.

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