La convocation à un entretien préalable à un licenciement pour un motif disciplinaire doit obligatoirement être faite par écrit.
La convocation doit être adressée au salarié par lettre recommandée avec accusé réception ou être remise en main propre contre décharge. La jurisprudence a considéré qu’une convocation signifiée par huissier est valable.
La lettre de convocation doit bien préciser l’objet de l’entretien. Il ne faut pas qu’elle se contente de faire référence à une sanction éventuelle. Elle doit être plus précise et elle doit expressément mentionner qu’un licenciement est envisagé.
La lettre ne doit pas aller jusqu’à exposer les griefs reprochés au salarié. Ceux-ci seront indiqués lors de l’entretien préalable.
La lettre doit ensuite préciser l’heure et la date de l’entretien. Même si la jurisprudence admet pour l’instant la validité d’un entretien en dehors du temps du travail il est préférable de prévoir cet entretien pendant le temps de travail du salarié. En cas d’entretien prévu en dehors de ce temps de travail, le salarié peut demander la réparation du préjudice subi (il peut s’agir notamment de l’indemnisation du temps passé à l’entretien).
Il faut faire attention au délai à respecter entre la présentation de la lettre et le déroulement de l’entretien. En effet, entre ces deux événements un délai minimum de 5 jours ouvrables doit s’appliquer. Le jour de présentation de la lettre et le jour de l’entretien ne comptent pas dans ce délai. De même le jour de repos hebdomadaire (en principe le dimanche) et les jours fériés habituellement chômés dans l’entreprise sont exclus du décompte. Dans l’hypothèse où le délai expire un samedi, un dimanche ou un jour férié, il est prorogé jusqu’au premier jour ouvrable suivant. Si le courrier est expédié par lettre recommandée avec accusé réception il faut prévoir un délai plus long en raison du temps d’acheminement par les services postaux.
La lettre doit aussi préciser le lieu de l’entretien. Il s’agit en principe du lieu où le travail est effectué ou du siège social de l’entreprise. Ce n’est qu’en cas de circonstances exceptionnelles que l’entretien pourrait être effectué en un autre lieu.
La lettre doit également informer le salarié qu’il peut lors de l’entretien préalable être assisté par une personne de son choix appartenant à l’entreprise. Si l’entreprise ne dispose pas d’institutions représentatives du personnel, la lettre doit ajouter que le salarié peut aussi être assisté par un conseiller de son choix inscrit sur une liste établie par le préfet. La lettre doit préciser les lieux, avec l’adresse exacte, où cette liste peut être consultée. Concrètement il faut préciser l’adresse de l’inspection du travail compétente et l’adresse de la mairie (il s’agit de la mairie du lieu du domicile du salarié s’il demeure dans le même département que l’établissement, sinon il faut retenir la mairie du lieu du travail).
Enfin, s’agissant d’une procédure disciplinaire, la lettre de convocation peut prononcer dans celle-ci une mise à pied conservatoire ou confirmer une pied à pied conservatoire prononcée oralement. Il est alors essentiel de ne pas faire référence à une mise à pied disciplinaire. Il faut simplement écrire qu’il s’agit d’une mise à pied conservatoire dans l’attente de la décision à intervenir.
David Taté - Juriste
Recherche Avancée sur le Village