La nouvelle procédure d’examen de comptabilité à distance
Une nouvelle procédure de contrôle fiscal à distance, à mi-chemin entre le contrôle sur pièces et la vérification de comptabilité, est instaurée. L’administration fiscale peut désormais examiner la comptabilité de l’entreprise, sans se rendre sur place, à partir du fichier des écritures comptables (FEC).
Quelle est cette nouvelle procédure de contrôle ?
L’administration fiscale a la possibilité de mettre en œuvre, soit un contrôle réalisé sur place – la vérification de comptabilité – soit un contrôle effectué depuis ses bureaux à partir des informations dont elle dispose ; on parle alors de contrôle sur pièces. Par ailleurs, depuis deux ans, en cas de contrôle sur place, les entreprises sont tenues de transmettre aux vérificateurs leur comptabilité sous format dématérialisé (fichier des écritures comptables – FEC).
Aujourd’hui, les pouvoirs de l’administration sont renforcés par l’instauration d’une nouvelle procédure de contrôle fiscal à distance, dénommée « examen de comptabilité », à mi-chemin entre le contrôle sur pièces et la vérification de comptabilité.
Lorsque des contribuables astreints à tenir et à présenter des documents comptables tiennent leur comptabilité au moyen de systèmes informatisés, l’administration peut désormais examiner cette comptabilité, sans se rendre sur place, à partir du fichier des écritures comptables (articles L 13 G et L 47 AA du Livre des Procédures Fiscales).
Comment va-t-elle se dérouler ?
L’administration va informer le contribuable du contrôle par l’envoi d’un avis d’examen de comptabilité, précisant expressément la période faisant l’objet de l’examen de comptabilité et la faculté pour le contribuable de se faire assister par un conseil de son choix.
Le contribuable doit alors transmettre à l’administration, dans les 15 jours suivant la réception de cet avis, une copie des fichiers des écritures comptables (FEC) sous forme dématérialisée répondant aux normes prévues pour la vérification des comptabilités informatisées.
En cas de transmission de FEC non conformes ou hors délais, voire en l’absence de transmission des FEC, le contribuable encourt une amende de 5 000 euros et la procédure est annulée.
Dans ces hypothèses, nul doute que l’administration utilisera la possibilité qui lui est offerte d’engager une vérification de comptabilité. L’examen de comptabilité est limité dans le temps : au plus tard six mois après la réception de la copie des FEC, l’administration envoie au contribuable une proposition de rectification ou l’informe de l’absence de rectification. Il est informé au plus tard lors de l’envoi de la proposition de rectification de la nature et du résultat des traitements informatiques donnant lieu à des rehaussements.
Le contribuable, objet de l’examen de comptabilité, bénéficie des garanties et des modalités de procédure identiques à celles de la vérification de comptabilité.
Lorsque la procédure est achevée, l’administration ne peut pas procéder à une vérification de comptabilité sur les impôts et taxes déjà contrôlés sur une période donnée. En revanche, elle peut, en cours de procédure, faire évoluer le contrôle vers une vérification de comptabilité.
Quels seront les traitements effectués par l’administration ?
L’administration peut effectuer des tris, classements ainsi que tous calculs permettant de vérifier la concordance entre la copie des FEC et les déclarations du contribuable. Au cours de cet examen, elle peut également interroger le contribuable sur les éventuelles anomalies détectées et effectuer des traitements informatiques sur les fichiers autres que les FEC transmis par le contribuable dans le cadre de sa réponse.
Pourquoi mettre en place un examen de comptabilité à distance ?
Cette nouvelle procédure de contrôle fiscal à distance, reposant en partie sur un traitement automatisé des données, permet plus d’efficacité en adaptant les moyens d’action de l’administration aux enjeux. En effet, ce mode de contrôle n’a pas vocation à s’appliquer aux entreprises dont la taille ou la complexité des sujets nécessitent un contrôle sur place.
L’informatisation du contrôle doit permettre de toucher un nombre beaucoup plus important d’entreprises sans avoir à mobiliser des ressources autres qu’informatique, dans un premier temps au moins, pour détecter les entreprises chez lesquelles il est opportun de déclencher une vérification de comptabilité.
En revanche, l’administration peut avoir recours à cette procédure plutôt qu’à une vérification de comptabilité lorsqu’elle considère qu’il n’est pas nécessaire d’effectuer des investigations sur place au regard des enjeux et de la typologie de l’entreprise.
Comment s’y préparer ?
Le délai de 15 jours qui court à compter de la réception de l’avis d’examen de comptabilité et au cours duquel le contribuable doit adresser à l’administration fiscale une copie des FEC est très court et quasiment intenable pour une entreprise qui n’aurait pas pris soin d’anticiper la production et analyse de conformité régulière de ses FEC.
Il ne peut qu’être recommandé aux entreprises concernées de générer des FEC après chaque clôture d’exercice, de vérifier ou de faire vérifier par un conseil spécialisé leur possible exploitation dans des conditions de contrôle et leur conformité aux normes comptables, et de détecter les risques fiscaux exploitables par l’administration.
