La gestion documentaire au sein de l’entreprise des contrats peut mettre en œuvre les techniques suivantes :
Au stade de la formation du contrat :
Le service juridique met au point des modèles de contrats pour accélérer le processus de rédaction des contrats, sous forme de conditions générales et d’annexes à compléter par chacun des départements concernés ;
Ces annexes tiennent lieu de conditions particulières du contrat, plus ou moins approchantes, par exemple, de celles prévues pour les marchés publics ;
L’annexe signature contient les signatures et titres des personnes habilitées à signer, les titres des responsables de projets impliqués, de la division impliquée…en fonction des délégations et procédures mises en place au sein de l’entreprise. Cette annexe reflète donc non seulement la capacité des signataires à engager la société partie au contrat, mais aussi leur capacité à engager les ressources et budgets du groupe industriel dans lequel la société contractante s’insère ;
L’annexe prix / conditions financière ;
L’annexe descriptive du projet, du service, de l’équipement, de l’opération ;
Chaque département fonctionnel et/ou opérationnel de l’entreprise pourra apporter son annexe, prouvant ainsi son implication et sa responsabilité. Chaque département peut ainsi avoir ses propres modèles d’annexe pour refléter au plus près ses propres procédures ;
Le service juridique fournit le modèle à jour des conditions générales applicables. Ces conditions contiendront les clauses de juridiction, de droit applicable, de responsabilité, de confidentialité, et autres conditions communes, s’inspirant plus ou moins des usages de la profession, du secteur industriel ou du marché concerné, et à priori peu susceptibles de négociation, puisque reflétant les grandes options et l’identité du groupe ;
Le chef du projet concerné fait circuler le projet de contrat pour sa négociation et son visa.
Approbation, Circulation pour signature, Distribution.
Une fois le projet de contrat finalisé par le chef de projet celui-ci le fait circuler pour signature. Parfois une liste d’approbations séparée est requise : elle sera utilement attachée comme une annexe au contrat pour améliorer l’efficacité de l’archivage et de l’audit, sauf règles particulières de confidentialité ;
Le chef de projet distribue ensuite le contrat à chacun des départements impliqués, dans le respect de règles des confidentialité éventuellement applicables.
Enregistrement interne, Publicité, Archivage physique et informatique.
Le service juridique veille à l’archivage physique de l’original du contrat, ainsi qu’à son archivage informatique et à son enregistrement sur un registre descriptif, indispensable pour toutes sortes d’audits et de restructurations. Il veille à paramétrer l’accès au contrat, en interne. Il veille aussi à la publication ou à l’enregistrement du contrat chez un tiers, quand ils sont requis.
Suivi et modification.
Le chef de projet veille à l’exécution du contrat, et procède à ses modifications selon les formalités précitées, plus ou moins allégées. Il alerte les départements de la fin du contrat et leur communique le bilan du contrat.
