L’externalisation est l’action consistant pour une structure à confier une partie de ses activités à des partenaires extérieurs.
Vous externalisez de nombreuses activités non juridiques tel que le secrétariat, l’entretien/ménage, les services informatiques, la comptabilité, la facturation ou encore l’archivage.
Il vous arrive également de confier à des tiers (collaborateur, postulant, huissier, notaire, professeur de droit, traducteur, etc.) des missions juridiques.
Toutes ces personnes sont autant d’acteurs auxquels vous pouvez faire appel pour les besoins de l’activité de votre cabinet. Mais attention, recourir à ces tiers sans prendre certaines précautions vous fait courir des risques déontologiques et professionnels.
Les risques encourus
Le prestataire peut découvrir des informations auxquelles il ne devrait pas avoir accès. Ceci représente une violation du secret et de la confidentialité. Le Règlement Intérieur National des avocats est très clair sur la question. Son article 2.3 précise que « l’avocat doit faire respecter le secret par les membres du personnel de son cabinet et par toute personne qui coopère avec lui dans son activité professionnelle. Il répond des violations du secret qui seraient ainsi commises ».
De même, vous ne devez pas faire face à un conflit d’intérêt lorsque vous vous occupez du dossier d’un client. Cette obligation s’applique également à l’ensemble des membres de votre structure.
Il vous appartient de vous assurer que tous les prestataires auxquels vous vous adressez dans le cadre de l’exercice de votre mission ne sont pas en situation de conflit d’intérêts à l’égard de votre client.
Enfin, vous êtes responsable des fautes commises par votre prestataire. Cette responsabilité découle des principes essentiels de compétence, de diligence et de prudence auxquels vous êtes est tenu par votre serment.
Comment se prémunir de ces risques ?
Avant de recourir à un prestataire, vous devez vous poser certaines questions élémentaires :
Le prestataire est-il fiable et compétent ?
La mission confiée va t-elle être exécutée par ses soins ?
Ses systèmes informatiques sont-ils fiables ? Sont-ils logés dans un pays "à risques" ?
Est-il bien assuré ?
Que vont devenir les informations confidentielles transmises à la fin de la mission ?
Nous vous conseillons de porter une attention particulière aux points suivants :
La confidentialité
Si votre prestataire n’est pas lui-même soumis au secret professionnel, faites-lui signer un accord de confidentialité. S’il existe un risque que votre prestataire puisse être tenu à une obligation de divulgation au regard de la réglementation qui lui est applicable, informez-en votre client et obtenez, si possible, son accord.
La question d’une éventuelle sous-traitance
Assurez-vous que le prestataire effectue lui-même la prestation et interdisez en la sous-traitance. Si celle-ci est inévitable, recueillez l’accord préalable du client. Exigez du prestataire, éventuellement imposé par votre client, l’ensemble des conditions auxquelles vous vous êtes vous-même engagé (confidentialité, conflits d’intérêts, etc.)
Sur la qualité et la responsabilité
Vérifiez que le prestataire et ses sous-traitants éventuels ont le niveau de compétence et la formation adéquate pour réaliser la mission demandée et exigez de lui une assurance responsabilité professionnelle adéquate.
Le devenir des informations à la fin de la mission
La protection de la propriété intellectuelle des documents confiés et des travaux accomplis doit être assurée. Prévoyez donc la restitution effective de tous les documents ou, le cas échéant, de leur destruction.
La sécurité informatique de votre cabinet.
De nombreuses personnes peuvent accéder aux infrastructures numériques de votre cabinet. Que soit un avocat collaborateur, un membre du personnel administratif ou tout simplement la personne en charge du ménage, n’importe qui peut essayer de prendre connaissances d’informations auxquelles il ne doit pas avoir accès. Il est donc vital de bien sécuriser votre parc informatique.
Au sujet de l’externalisation, pensez à consulter les prestataires spécialisés qui se présentent sur le Village de la justice, ils accompagnent les métiers de droit depuis longtemps et au quotidien.
