Les coûteux « mètres carrés » sont une préoccupation récurrente dans la vie d’un cabinet : quand on s’installe, on recrute, on s’associe avec souvent l’arrivée d’une nouvelle équipe …
Quand l’équipe s’étoffe, les cabinets pensent avoir une marge de manœuvre limitée : on se serre ou on déménage ! non sans conséquence d’ailleurs :
Déménager prend du temps et génère des coûts
Implanter des bureaux supplémentaires peut nuire au confort de l’équipe.
Or, ces mutations pourraient être l’occasion pour les cabinets de penser différemment leur espace de travail pour en optimiser l’occupation et par là même leur fonctionnement.
Une telle approche nécessite certainement une réflexion plus en profondeur pour analyser et anticiper l’organisation du cabinet dans le temps.
Mais le résultat sera alors un gain d’espace, d’argent et une efficacité renforcée.
Pour répondre à cet enjeu « comment gagner des mètres carrés » sans déménager, on vous propose un plan d’action en 5 temps basé sur des axes de réflexion et d’amélioration à adapter bien sûr en fonction de chaque structure.
Ces axes pourront paraître au premier abord évidents, accessoires ou sont tout simplement négligés par manque de temps. Mais ils ont réel un impact sur l’occupation de l’espace et au-delà sur le fonctionnement du cabinet.
Action 1 : On commence par interroger son équipe !
Interroger son équipe peut ainsi paraître superflu : on travaille ensemble donc on croit connaître la manière dont chacun fonctionne et donc de ce dont chacun aurait besoin.
Mais d’expérience, il existe souvent un décalage entre l’idée que les associés (en particulier) se font du travail de leur équipe et la réalité….
Il faut donc prendre le temps d’écouter son équipe.
Les besoins de fonctionnement, notamment de rangements, ne sont pas uniformes bien évidemment selon le profil : collaborateurs/associés/paralégal/secrétariat.
Mais ils varient également selon la typologie de chaque individu, par exemple pour les collaborateurs, selon le niveau d’expérience, ou l’existence ou non d’une clientèle personnelle.
Autre critère essentiel à prendre en compte : la typologie de l’activité conseil ou contentieux : les dossiers en contentieux sont très volumineux (plusieurs procédures en cours) et durent dans le temps, ce qui signifie un besoin d’y accéder régulièrement.
Comprendre dans le détail le fonctionnement de l’équipe est indispensable pour penser un aménagement optimisé, notamment :
Typologie et dimensions des bureaux à organiser : fermés et/ou partagés
Configuration des tables de bureau : dimensions, avec ou sans retour…
Volume et configuration des rangements à prévoir
Emplacement des rangements selon le besoin de les manipuler souvent ou non
A partir de là on optimise son espace selon les axes suivants :
Action 2 : On trie !
Un véritable enjeu très souvent négligé !
La gestion des rangements est en effet un sujet à part entière au sein des cabinets.
Bien sûr la digitalisation progresse mais les avocats continuent de manipuler beaucoup de papier.
Leur volume doit faire l’objet d’une véritable réflexion qui commence par trier ses dossiers en s’interrogeant sur :
Ce qu’on doit conserver d’un côté, et ce qu’on peut archiver et restituer aux clients de l’autre
Ce qu’on peut ensuite digitaliser dans les dossiers en cours
Archiver des dossiers auprès d’une société spécialisée représente un coût mais moindre que de perdre de la surface qui pourrait être affectée à implanter par exemple un bureau supplémentaire.
Et en termes d’organisation, on peut profiter de la période plus creuse de l’été pour opérer ce tri.
Action 3 : On réfléchit à l’emplacement de ses rangements
Les meubles de rangements sont presque toujours disposés dans les bureaux des collaborateurs et le secrétariat, parfois même dans les couloirs, et empilés en fonction de l’évolution des besoins.
Là encore, une fois les dossiers triés, il faut engager une véritable réflexion pour déterminer leur emplacement :
Est-ce qu’on les range exclusivement dans le bureau des collaborateurs et/au niveau du secrétariat,
Ou peut-on optimiser des espaces vacants tel un couloir ?
Ou encore envisager de créer une salle dédiée (pas nécessairement très grande mais exploitée sur toute sa hauteur et sa surface) pour libérer de l’espace dans les autres espaces ?
Ensuite, il faut s’interroger sur le type de rangements et parfois réfléchir à investir dans des rangements sur mesure.
Certes lorsqu’on est locataire, on peut avoir des réticences pour des raisons de coûts, mais l’optimisation et le gain de place sont garantis, outre qu’aujourd’hui il existe des gammes de semi-sur-mesure pour un budget plus maîtrisé.
Action 4 : On module ses espaces
L’espace le plus souvent loué est restreint.
Après l’optimisation des rangements, il faut penser sa surface différemment, et considérer qu’il est souvent possible de déployer plusieurs fonctions au sein d’une même pièce, le cas échéant en adaptant son mobilier.
Par exemple, faire de son espace cuisine aussi une salle de réunion informelle (équipe et/ou clients), voire un espace de travail ponctuel.
Ne pas hésitez aussi à jouer sur les cloisons : cloison mobile, séparation par un meuble de rangement etc…pour moduler les pièces en fonction des besoins du moment et futurs.
Au-delà du gain d’espace, des espaces polyvalents peuvent être intéressants à plusieurs égards :
Favoriser la créativité de l’équipe
Favoriser les échanges avec les clients en sortant d’un cadre formel
Créer des espaces de travail ponctuels par exemple pour un stagiaire ou un prestataire/partenaire (expert-comptable, traducteur …)
Action 5 : On délocalise le travail
C’est un enjeu qu’on a détaillé dans l’article précédent intitulé : « Enjeu n°1 : Délocaliser le travail des avocats – Les avocats ne travaillent plus seulement en cabinet ! »
Il s’agit ici d’utiliser le taux de présence de l’équipe comme variable du taux d’utilisation des locaux en permettant de travailler en dehors du cabinet (télétravail et/ou espaces de co-working).
A la condition d’instaurer un véritable planning dans l’instauration du télétravail, pourquoi ne pas envisager la mise en place de bureaux partagés au sein du cabinet.
En conclusion :
Pas de solution miracle ou systématique mais des pistes de réflexion pour gagner de l’espace sans déménager !
Cette réflexion sur une surface optimisée certes prend du temps, mais produit un impact global au-delà de considérations de mètres carrés gagnés :
Optimisation du travail de l’équipe
Mobilisation de l’équipe qui voit ses besoins (enfin) pris en considération
Image renforcée auprès de la clientèle qui perçoit, grâce un espace optimisé et rangé, un cabinet efficace.
[Annonce du prochain enjeu : Enjeu n°5 : Faire de son cabinet un outil rentable !]
