Rédaction Village de la justice

 
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Quels sont les technologies et changements qui vont impacter les avocats dans les 2 à 3 ans à venir ?

« Le monde du droit du 21ème siècle est résolument impacté par les technologies de l’information. Les outils d’aujourd’hui (logiciels métiers, internet et email, scan, ...) permettent de produire mieux et plus vite » nous indique Bernard Lamon, avocat, auteur d’un livre blanc Innover pour survivre au "nouveau maintenant".
Mais demain ? Que devez-vous mettre en place et utiliser dans votre cabinet dans les prochains mois pour être compétitif (rentable et efficace) et prendre plaisir à être avocat en 2015 ?
Voici des pistes à murir...

Comment résister à la concurrence, être plus rentable au cabinet sans perdre son âme, être plus efficace tout en gardant plaisir à exercer votre vrai métier d’avocat ? Des outils peuvent vous aider, à vous de piocher dans cette trousse à outils...

Parlons évidemment en premier lieu de technologies.

« Il n’est pas possible de lutter contre le vent » nous dit encore Bernard Lamon, et constatons ensemble que les bourrasques du 21ème siècle apportent des technologies chaque jour plus implantées dans la société et la vie professionnelle.

L’énorme avantage qu’elles apportent et leur accessibilité à tous, réduisant ainsi le fossé entre ceux qui ont les moyens d’investir et les autres. Mieux même, toutes les structures peuvent devenir agiles, réactives, sans investissements importants (comprendre en temps et en argent).

A l’heure de la forte concurrence et de l’extension des actions autorisées de la communication des avocats, il faudra être malin, réactif (le cabinet doit donc être disponible dans son ensemble), mobile.

Mobile, vous le serez bien plus et à faible coût en adoptant la 4G (pour la vitesse de connexion), le cloud pour vos documents de travail et plus généralement tous les moyens de travailler à distance (« tiers lieux » par exemple, des endroits où l’on travaille de temps en temps pour gagner du temps de déplacement ou d’attente. Ces endroits sont équipés pour bien travailler, à la différence d’un hall de gare ou d’un café... et, c’est important, sont plus adaptés à la confidentialité).
Ajoutons à cette première liste la visio-conférence (aisée et gratuite aujourd’hui en version simple).

Qui dit mobilité dit nécessairement accès à ses dossiers, puis lien avec les juridictions. Toute information doit être dématérialisée (RPVA, OCR et accès distant à ses dossiers sont impératifs désormais). Pour certains il faudra même avoir un système de facturation permettant de communiquer avec les systèmes informatiques de ses clients, et plus seulement par email [1].

Il faudra être bien plus collaboratif dans vos pratiques. C’est un état d’esprit avant tout, mais les outils vous aideront à passer à la pratique. Travailler avec ses clients avec un extranet (plateforme d’échange et de travail sécurisé) est incontournable, et peut-être irez-vous plus loin en utilisant des signatures électroniques pour certifier les documents ou des outils de « versioning » de documents (outils permettant de suivre toutes les modifications apportées par les parties prenantes sur un dossier, avec parfois des alertes assez utiles). [2]

Un mot sur le papier : il est déjà possible d’imprimer un document présent au cabinet n’importe où de façon sécurisée ; cette facilité pourrait se développer, car non, le papier ne meurt pas aussi vite qu’on le prédisait... Par contre il est envisageable que les imprimantes 3D apportent un soutien pour certains dossiers dans le futur (fabrication de pièces uniques pour reconstitution par exemple).

Et la réalité augmentée ? Peu à peu elle pourrait bien prendre place dans les outils de communication et de travail de cabinets d’avocats [3].

Après-demain les avocats bénéficieront sans doute de nouveaux objets connectés à tout moment, mais il faudra attendre encore un peu. Pour l’instant, les secteurs médical et sportif sont les premiers domaines concernés. Pour quelques temps encore, smartphones, ordinateurs portables ou tablettes seront les meilleurs outils connectés de l’avocat. Mais attention, les smartphones devraient devenir de plus en plus sécurisés pour assurer la confidentialité des échanges voix et données. Un avocat peut en effet se poser la question de savoir si un smartphone standard non crypté est vraiment fait pour lui, en fonction de son domaine d’activité.

Et encore plus tard ? L’intelligence artificielle réduira t-elle le métier de juriste comme on peut le lire parfois [4], pour préparer une plaidoirie (c’est déjà en cours pour les contrats) ? Peut-être... mais en attendant, sans imaginer forcément un logiciel ou un robot qui remplacerait l’avocat, imaginons que l’intelligence collective pourrait bien devenir un assistant de choix... par exemple par des logiciels de gestion qui nous aideraient à classer nos documents, à rechercher des informations juridiques... en s’appuyant sur l’analyse des choix de centaines ou milliers d’utilisateurs comparables à nous.

Il n’y a pas que les technologies !

Le recrutement est lui aussi, touché par les nouveautés. On constate déjà une place grandissante des réseaux sociaux dans les processus de recrutement, en ce qu’ils offrent une mise en relation différente, plus personnalisée.
Ces outils (Linkedin, Viadeo, Twitter...) permettent à un candidat d’entrer en contact avec vous de façon spontanée. A l’inverse, vos prochains employeurs vous trouveront sans doute par un échange sur ces réseaux ou par votre visibilité sur internet. Y être sera déjà le signe que vous maîtrisez les outils d’aujourd’hui... C’est ce que l’on demande à tout candidat, surtout à l’heure où chacun doit absolument développer sa clientèle et communiquer.

Plus globalement, il est temps, que ce soit du fait des nouvelles technologies, de la concurrence ou des générations Y et suivante, de mettre la collaboration et la communication au centre du métier d’avocat. Au fond, cela ne devrait pas être tellement difficile, car « collaboration et communication » sont omniprésentes dans le quotidien de l’avocat, n’est-ce pas ?

Nous avons sollicité les habitants-prestataires informatiques du Village de la justice pour qu’ils nous éclairent sur notre futur... Voici ce qu’ils nous préparent.

Rémi Binet, Directeur du Développement - Chef de projet Kleos - Wolters Kluwer :

Sans surprise, la dématérialisation amorcée depuis quelques années est une révolution qui affecte encore et toujours plus les cabinets, même les plus petits :
- RPVA : systématisation des échanges et donc intégration toujours plus étroite avec les logiciels de gestion via les webservices mis à disposition par le CNB
- Traitement des flux exponentiels de documents dont les volumes explosent :
. Traitement OCR du papier, compression et (re)traitement des PDF
. Compression des documents « dormants » (pas forcément dans des dossiers archivés)

Objectif accès aux données !
Que vous soyez en déplacement, en télétravail ou ayez besoin de partager/échanger des données, il faut que vos données soient accessibles.

- Facturation électronique : on ne parle pas d’envoi de factures par mail en PDF mais bien de : génération de factures en XML (norme LEDES) depuis les applications de gestion CICERON / Lamy OPTIMIUM (et bientôt Kleos) en exploitant les données saisies dans les dossiers vers les donneurs d’ordres, via des plateformes centrales de traitement automatisées vérifiant la « compliance » des factures. WKF est très avancé sur ce sujet avec sa plateforme TYMETRIX-360 et cette technologie se répand clairement depuis 2 ans.
- Généralisation de l’hébergement des données : déjà une réalité. Wolters Kluwer France précurseur en France en 2000 avec CICERON Online, était toujours acteur unique en Europe en 2011 avec Kleos et reste leader, suivi depuis par plusieurs nouveaux entrants. Avec les corollaires :
. l’affranchissement des contraintes d’infrastructure technique à mettre en œuvre au cabinet
. l’accès permanent et garanti aux données et aux fonctionnalités depuis n’importe où, depuis différents appareils (fixes, portables, tablettes Surface, iPad, iPhone et autres Smartphones) : déjà une réalité depuis 2012 avec Kleos/KleosMobile/KleosiPad.
- Reconnaissance vocale : une technologie désormais éprouvée dont le champ d’action va encore évoluer (pilotage d’App, pour saisir des temps, consulter un dossier…).

Denis Moullard, Colibri With Us :

Les technos qui vont impacter les cabinets d’avocats sont d’abord les technologies liées au Cloud Computing et plus généralement les web services qui vont permettre aux différents éditeurs et opérateurs de s’interfacer entre eux.
Actuellement encore une très large majorité de cabinets disposent de technologies dites locales, c’est à dire installées physiquement au cabinet, mais ceux-là vont migrer dans le Cloud irrémédiablement dans les 3 ans à venir car ils y seront poussés par leurs prestataires qui eux y vont aussi.
Comme un service ou une solution Cloud peut s’interfacer avec un autre, les avocats demanderont à leurs prestataires de s’intégrer entre-eux pour bénéficier d’une solution plus globale. Déjà quelques avocats qui utilisent nos services Cloud nous formulent ce type de demande comme par exemple de nous interfacer avec LinkedIn ou Viadeo pour nourrir leurs outils CRM (Customer RelationShip Management : outils permettant de renforcer la communication entre l’entreprise et ses clients).

Mieux utiliser les données.
De vrais outils de reporting et consolidation de données ne sont pas réservées aux matheux, mais au contraire doivent permettre d’exploiter facilement les informations existantes automatiquement.

Ensuite d’autres technologies vont commencer à apparaitre au sein des cabinets qui souhaitent des outils de pilotage décisionnels. Je fais référence ici aux outils de BI (Business Intelligence) ou encore de Datamining (Exploration de données).
Certes ces technologies seront peut-être réservées aux grosses structures multi-sites ou à vocation internationale qui accompagnent généralement des grands-comptes en France et à l’étranger. Ces grosses structures sont aujourd’hui assises sur un tas d’or qu’elles n’exploitent pas vraiment faute d’outils d’exploration et d’analyse. Pour les plus petites structures, il existe déjà des outils de pilotage intégrés à leur logiciel de gestion qui permettent de restituer une analyse assez pointue de leur activité. C’est une des spécialités de Diapaz justement.

Nous vivons une période de rupture technologique extraordinaire qui a démarré il y a presque 10 ans. Je parle ici du Cloud notamment. Cette rupture est à mon avis aussi forte que l’avènement d’Internet au début des années 90. Si je devais donner un conseil à tous les associés ou secrétaires généraux de cabinet d’avocats qui envisagent la refonte de leur système d’information, c’est dans le Cloud que cela se passe et nulle part ailleurs.

Sophie Coin-Deleau, Directrice de l’activité Avocats LexisNexis France :

Le développement exponentiel des technologies de l’information et de communication est indéniablement en train d’engendrer une mutation profonde de la profession d’avocat. LexisNexis France, qui consacre chaque année près de 7% de son chiffre d’affaires à l’innovation, accompagne cette mutation en proposant des solutions de gestion de cabinet et de recherche juridique axées sur les nouveaux usages.

La dématérialisation
Vers un cyber-tribunal... et une hyper-mobilité découlant de la mise à disposition de toutes les informations.

Les principales tendances technologiques qui peuvent se dégager sont les suivantes :
- L’accélération de la dématérialisation des procédures :
Initiée dans la deuxième partie des années 2000 avec la mise en place du RPVA, la dématérialisation des procédures se poursuit depuis lors, pour évoluer à terme vers la création d’un cyber-tribunal. Dans le développement de notre solution de gestion de cabinet PolyOffice Plus, la prise en compte des évolutions induites par cette dématérialisation est une priorité.
- L’hyper-mobilité et le cloud :
Banalisée dans la sphère privée, la mobilité investit désormais massivement la sphère professionnelle. Une étude réalisée par LexisNexis France en 2013 concluait déjà que 51% des avocats étaient équipés de tablettes, et cette tendance est clairement à l’accélération. C’est pourquoi nous avons lancé en juin un accès en mobilité à notre logiciel de gestion de cabinet, PolyOffice Plus.
Le corollaire de cette évolution des usages est évidemment le développement du cloud. Même si aujourd’hui certaines réticences peuvent subsister eu égard notamment à la confidentialité des données, il est certain que le cloud va à terme gagner du terrain chez les avocats.
- L’optimisation de la gestion du workflow :
Les attentes des avocats évoluent vers des solutions de gestion de cabinet de plus en plus élaborées pour automatiser et simplifier au maximum le traitement de leurs dossiers : cela suppose, au-delà de la gestion du temps passé et de la facturation, la mise en place de fonctionnalités comme la gestion collaborative, la création automatisée de contrats, l’intégration d’un extranet pour échanger avec les clients, ou encore d’outils d’emailing,…autant d’évolutions que nous intégrons dans notre solution PolyOffice Plus pour accompagner les nouveaux usages des avocats.
- Les outils intelligents de recherche :
L’augmentation de la puissance des systèmes d’information, la nécessité pour les avocats de réaliser des gains de productivité substantiels convergent vers le développement d’outils intelligents. Les équipes de LexisNexis France conçoivent des services en ligne à valeur ajoutée pour simplifier la recherche des avocats. Lexis360®, notre nouveau portail pour les avocats, intègre ainsi un moteur sémantique reposant sur un thésaurus de 150 000 termes juridiques qui permet d’optimiser la pertinence des résultats proposés. On peut citer également, Contentieux de l’indemnisation, un service qui exploite les données de la jurisprudence pour aider les avocats à déterminer le montant des indemnités qu’ils peuvent demander pour leurs clients. Plus récemment encore, nous avons lancé Lexis Explore®, une application qui analyse un document word ou une page web et permet d’identifier les citations de texte et de jurisprudence pour proposer un lien vers le texte intégral mais aussi de reconnaitre les thématiques juridiques traitées dans le document et de proposer des contenus liés à ces dernières. Ces outils intelligents permettent aux avocats de libérer du temps pour se consacrer aux prestations à forte valeur ajoutée.
- L’omniprésence des réseaux sociaux :
L’appropriation des réseaux sociaux, dans le contexte de libéralisation du démarchage, représentera également dans les prochaines années un enjeu majeur pour les avocats, dans la mesure où elle impacte directement leur e-reputation, et suppose donc la mise en place d’une stratégie d’optimisation de ce levier de communication.

Au-delà de ces quelques tendances bien dessinées, il est certain que des ruptures technologiques telles que la réalité augmentée, les objets connectés, l’impression 3D modifieront également l’environnement et donc la pratique des avocats dans un futur très proche...

Alexandre Yeremian, Jarvis Avocats :

La mobilité est l’élément clé des 3 prochaines années. Cela impose de relever de nouveaux défis : sécurité des données, confidentialité des échanges, accès permanent et en tout lieu.
L’avocat s’affranchira de plus en plus du cabinet où sa présence physique ne sera plus obligatoire. Cela soulève là aussi de nouveaux enjeux : collaboratifs (circulation de l’information au sein de l’équipe, processus de validation), outils de communication (visioconférence, salle de réunion virtuelle, enregistrement des sessions), pilotage de l’activité (reporting).
De plus en plus de cabinets se regroupent, ouvrent des bureaux en France ou à l’étranger. Ils ont besoin d’outils pratiques, qui peuvent être déployés facilement et rapidement adoptés par leurs collaborateurs.

Les solutions Cloud hébergées sont les plus à même d’accompagner cette évolution structurelle. Elles sont désormais parfaitement matures : elles permettent de combiner mobilité, confidentialité et aspects collaboratifs. Elles sont aussi parfaitement sécurisées ; les datacenter offrent des serveurs dédiés, entièrement chiffrés et capables de basculer automatiquement en cas de panne ponctuelle. Les données sont sauvegardées plusieurs fois par jour, sur différents sites.

Bientôt un bureau tactile connecté ?
Où comment faire disparaître l’écran qui vous sépare de votre client tout en intégrant un espace collaboratif "fun"... Mais où placer les 50 cm de dossier papier direz-vous ? Justement, ils vont disparaître...

La dématérialisation s’impose de plus en plus dans le monde juridique. Au-delà des gains réels (archivage et recherche simplifiés par exemple) cela a un impact très concret sur les charges de fonctionnement d’un cabinet. Des solutions de numérisation simples et pratiques existent mais restent à intégrer au sein des solutions logicielles pour avocats. Le chiffrage est aussi en fort développement pour répondre aux exigences des cabinets. Il reste cependant beaucoup de travail pour apporter toujours plus de souplesse, de performances et de sécurité.

D’autres technologies auront un impact au sein des cabinets, comme la table connectée. Elle permettra un accès direct aux sources d’information (textes de lois, jurisprudences, analyses…), une collaboration encore plus interactive, plus de dématérialisation.

Au-delà des technologies elles-mêmes, c’est la manière dont nous allons être capables de les faire fonctionner comme un tout cohérent, simple d’accès, facile d’utilisation tout en proposant de très hauts niveaux de sécurité et de confidentialité.
En cela, la notion de Cloud Confidentiel est un aspect clé. Les avocats doivent pouvoir exercer en toute sérénité, en interne comme avec leurs clients, fournisseurs, partenaires, parties adverses ou toute juridiction. L’objectif est qu’ils puissent travailler dans un environnement entièrement sécurisé même lorsqu’ils échangent avec leurs clients.

La restauration et la conservation des données sont aussi des enjeux majeurs pour la plupart de avocats.

Romuald Da Silva, Responsable projets logiciels SECIB :

La révolution technologique entrainant une mutation de la profession est au cœur de l’actualité des avocats. Ce sujet a été abordé lors de la Soirée Avocats 3.0 récemment organisé par le Club Partenaire des Avocats (dont fait partie SECIB) en présence de Christiane Féral Schul, Thierry Wickers et Bernard Lamon ; mais aussi explicité dans l’ouvrage "le nouveau maintenant" de Bernard Lamon ( Interview client SECIB Bernard Lamon ). De ces différents travaux de réflexion se sont dégagés des éléments essentiels à notre idée de révolution technologique...

Avocat 3.0 : Toujours plus connectés, les collaborateurs du cabinet peuvent échanger, partager, travailler ensemble pour plus de productivité.

Pour accompagner les avocats dans l’ère de l’avocat 3.0 il faudra nécessairement prendre en compte les nouvelles avancées technologiques mais en les adaptant aux attentes et besoins des cabinets d’avocats qui sont spécifiques. De notre expérience avec 10 000 avocat utilisateurs, nous avons tenu à prendre en compte nos clients dans nos réflexions stratégique de R&D. En étroite collaboration avec nos clients, notamment lors de notre récent séminaire de notre Club d’utilisateurs le Lab’S, nous avons pu ainsi échanger sur les enjeux technologiques à venir pour les avocats et intégrer leurs demandes dans notre cycle de développement. Cela nous permettra de proposer de nouvelles solutions innovantes de façon régulières en anticipant les besoins de la profession.
Les technologies qui vont impacter le plus les cabinets sont sans nul doute :
- La dématérialisation > Toujours plus de numérique, de scan, d’ email... De moins en moins de papiers, de photocopie, de fax ... L’ère tout numérique arrive à grand pas. En plus de simplifier les méthodes de travail, la dématérialisation permet un gain de temps considérable, permet des économies de papiers et d’impressions en plus d’un côté développement durable non négligeable... Nous proposons depuis janvier la solution du cachet numérique (SECIBSTAMP), premier cachet numérique pour l’apposition de tampon sur les pièces. A venir dans les révolutions technologiques liées à la dématérialisation, la signature des actes numériques ...
- Mobilité > Les nouvelles technologies évoluent et modifient le comportement de l’avocat qui désormais se veut mobile grâce aux tablettes numériques, smartphone, PC hybride SECIB ayant compris depuis longtemps l’importance d’avoir accès à son système d’information hors de son cabinet, nous avons sorti dès 2010 la 1ère application mobile sur iPad. Le smartphone devenant aussi un outil incontournable de la vie de l’avocat, nous avons sorti 6 mois plus tard notre application iPhone. Dans cette continuité et pour permettre à l’avocat de se déplacer avec l’ensemble de son environnement de travail mais sans multiplier les devices, nous avons sorti une application Windows 8 pour embarquer l’intégralité de son environnement Office Microsoft. (SECIBMOBILE, application Windows 8).
- Cloud > Le cloud est un concept qu’on associe d’habitude à la mobilité alors même qu’il ne répond pas pleinement aux problématiques de "totale" mobilité pour l’avocat. Attention là encore aux concepts et aux intérêts économique de certains éditeurs... "Le Cloud" n’existera que par des outils adaptés à la profession. Mais le "Cloud" en respect des données hébergées et travaillé autour d’outils innovants entre SECIB et le Lab’S jouera un rôle dans l’avocat 3.0. SECIB sera à la pointe de l’innovation via une réponse produit totalement novatrice très prochainement...
- Avocat 3.0 > Toujours plus connectés, les collaborateurs du cabinet peuvent échanger, partager, travailler ensemble pour plus de productivité. Mais aussi avec les clients grâce à l’extranet, plateforme d’échange sécurisé permettant le suivi de dossier à distance (Extranet SECIBONLINE). Plus mobile, l’avocat est aujourd’hui adepte de ses différents devices et de surcroit du web. Avec l’arrivée de la 4G, il sera encore plus connecté et peut ainsi mener une véritable réflexion webmarketing. En effet le réseau des avocats est très développé sur les réseaux sociaux. Ils échangent avec leur confrères, s’informent et favorisent leur visibilité grâce à ces outils collaboratifs. D’ici 2020, 80% de la clientèle des cabinets proviendront d’internet... Il est donc primordial de réfléchir à une vraie stratégie webmarketing (Azko, agence de visibilité pour avocats).
- Sécurisation du cabinet > Solution cloud, mobilité, dématérialisation... Oui ce sont des outils fantastiques mais attention à l’hébergement des données et à la sécurisation de votre cabinet ! Il faut bien se renseigner sur ces points et ne pas hésiter à opter pour des garanties de sécurité. ( Solutions de sécurité SECIB)

Tous ces éléments sont d’autant de nouveautés technologiques qui sont dès aujourd’hui à prendre en compte dans une démarche stratégique pérenne de son cabinet. Il est important de prendre le train en marche afin d’acquérir une organisation optimale et parfaitement orchestrée avec des solutions adaptées.

Notes :

[4La probabilité de disparition de quelques métiers : "Job Automation May Threaten Half of U.S. Workforce".

Rédaction Village de la justice

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