Quels sont les atouts d’un tel logiciel ?
Ce genre de logiciel a été développé dans le but d’accompagner les professionnels du droit vers une gestion plus performante de leurs tâches quotidiennes. Ces derniers vont alors gagner du temps grâce à une meilleure optimisation de leur fonctionnement. Ils n’auront plus à perdre de précieuses minutes avec des travaux répétitifs et à faible valeur ajoutée. Le temps ainsi libéré pourra donc être consacré à des activités plus intéressantes et plus complexes.
Un logiciel juridique permettra également d’automatiser certaines tâches. En réduisant les interventions humaines, vous limiterez le risque d’une erreur ou d’une inattention, notamment dans le cadre d’un surcroît temporaire de travail.
De tels outils informatiques sont généralement utilisés par le service juridique d’une entreprise. Ils remplissent alors des tâches telles que la gestion des contrats, le suivi des obligations légales imposées à la société, la gestion des risques ou encore la collaboration entre les services autour des questions d’ordre juridique. On les trouve également au sein des cabinets d’avocats.
Faites le point sur votre besoin réel
Même si vous n’êtes pas un spécialiste du sujet, vous n’ignorez sans doute pas qu’il existe de nombreux logiciels juridiques. Tous n’offrent pas les mêmes services et fonctionnalités. Pour vous assurer de trouver celui fait pour votre entreprise, vous devrez tout d’abord dresser la liste des fonctionnalités indispensables à vos yeux. Veillez également à ce que son mode de fonctionnement soit bien en adéquation avec les habitudes internes de travail. Gardez bien en tête que ce n’est pas à l’entreprise de s’adapter au logiciel, mais bien l’inverse !
Avez-vous besoin de travailler en collaboration ? Est-il possible de partager certaines informations vers l’extérieur ? Comment se déroule la saisie des informations ? Quel est le niveau de sécurité de la solution ? Quelles sont les possibilités de sauvegarde des différentes bases de données ? C’est à toutes ces questions, et à bien d’autres encore, que vous devrez trouver une réponse avant de choisir votre logiciel juridique !
L’installation
Il existe deux manières d’installer un logiciel, qu’il concerne le domaine juridique ou pas d’ailleurs. Il peut ainsi être présent sur le disque dur d’une machine ou d’un serveur hébergé dans les murs de l’entreprise. On parle alors d’une installation locale. L’autre méthode repose sur les technologies cloud et autres serveurs distants.
L’installation en locale avait la préférence des utilisateurs voici encore quelques années, notamment en raison de sa simplicité. Il faut cependant avouer qu’elle avait aussi de nombreux inconvénients, à commencer par un prix de vente du logiciel élevé et un système de mise à jour lourd et parfois handicapant pour une entreprise. Ce type d’installation facilite de plus les tentatives d’intrusion par des pirates informatiques.
La seconde méthode d’installation vous permet d’éviter toutes ces difficultés. Vous n’aurez de plus pas à gérer vous-même l’architecture informatique nécessaire ni même à vous occuper de la sécurité. Vous déléguerez ces tâches importantes à un véritable spécialiste qui se montrera bien plus efficace que vous. Un tel fonctionnement est de plus compatible avec des collaborateurs mobiles. Que ces derniers soient en déplacement ou en télétravail, ils pourront accéder facilement à toutes les informations hébergées dans votre logiciel juridique.
L’importance du support
Lorsqu’une entreprise investit dans une solution informatique, elle doit s’assurer que celle-ci s’accompagne d’un support performant. Un jour ou l’autre, vous risquez en effet d’être face à une difficulté technique ou fonctionnelle. Dans de telles conditions, pouvoir joindre un support capable de vous apporter une solution représente un véritable atout. Ce dernier doit être disponible durant vos propres horaires d’ouverture. Idéalement, vous pourrez entrer en contact avec lui par mail, par téléphone ou même par vidéo-chat.
Le support sera également à vos côtés durant les premiers jours d’utilisation de la nouvelle solution. Il aidera vos équipes à accepter le changement imposé par le logiciel juridique. Il saura les assister et les rassurer. Le support pourra de plus organiser des démonstrations et des sessions de formation pour l’ensemble de vos équipes. Alors, avant de valider l’achat d’un logiciel, efforcez-vous d’en savoir plus au sujet de son support technique !
Attention aux coûts !
Bien évidemment, le prix d’un logiciel juridique sera un paramètre déterminant dans votre analyse. Attention toutefois à bien les comparer. Certains éditeurs de logiciels vous demanderont en effet le règlement d’une mensualité quand d’autres se contenteront du seul prix de vente.
Il vous faudra également intégrer à votre réflexion les nombreux coûts cachés engendrés par l’arrivée d’une nouvelle solution informatique. En effet, vous devrez probablement récupérer les données hébergées dans votre ancien système pour les migrer ensuite vers la nouvelle base de données. Vous aurez également à régler les factures d’installation, de paramétrage et même de formation de vos collaborateurs. Il vous est possible de négocier une prise en charge, partielle ou totale, avec l’éditeur. À vous de bien manœuvrer pour faire de belles économies de budget !
Vous n’avez pas le temps ou les compétences suffisantes pour réaliser une telle étude ? N’hésitez pas alors à vous accompagner par un prestataire extérieur spécialisé !
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