FAQ et discussions sur le vote par correspondance en copropriété.

Bien que la jurisprudence viendra par la suite préciser les contours de cette législation et apporter ainsi des réponses à certaines des difficultés posées, il peut être intéressant en amont de rassembler les interrogations, témoignages, propositions et conseils de ceux qui doivent actuellement mettre en pratique ce nouveau mode de participation.

Lecteurs de cet article, vous êtes est ainsi invités à faire part de vos observations dans la discussion ci-dessous afin d’enrichir le sujet et de mettre en place une boîte à outils qui pourrait être utile à tous.

L’assemblée générale peut-elle se tenir uniquement par correspondance ?

C’est en effet possible. Toutefois il convient de rappeler que la tenue d’une assemblée générale uniquement par le biais du vote par correspondance n’est que subsidiaire. En effet, l’article 22-2 de l’ordonnance n°2020-304 dispose expressément que

« par dérogation aux dispositions de l’article 17 de la loi du 10 juillet 1965 susvisée, lorsque le recours à la visioconférence ou à tout autre moyen de communication électronique n’est pas possible, le syndic peut prévoir que les décisions du syndicat des copropriétaires sont prises au seul moyen du vote par correspondance ».

Le propre d’une assemblée générale est en effet de permettre à la collectivité de débattre, puis délibérer sur les questions portées à l’ordre du jour. C’est la raison pour laquelle, cette possibilité ne constitue qu’une exception justifiée par le contexte sanitaire.

Il faudra ainsi que le syndic précise les raisons pour lesquelles le recours à la visioconférence ou tout autre moyen de communication électronique n’est pas possible.

L’appréciation des moyens fera certainement débats dans les futurs contentieux. Néanmoins, le coût prohibitif des outils de visioconférence est déjà souvent évoqué par les syndics.

Enfin, cette possibilité ne concerne pour le moment que les assemblées générales qui se tiendront avant le 31 janvier 2021.

Quelle sanction si le formulaire de vote par correspondance a été omis ?

Le formulaire de vote par correspondance doit être joint à toutes les convocations d’assemblée générale depuis le 4 juillet 2020 [1].

A défaut, la nullité de l’assemblée générale pourrait être encourue.

Comment remplir les deux premières colonnes du formulaire type ?

Des professionnels se sont interrogés concernant la présentation à effectuer dans le formulaire de vote. Le remplissage des deux premières colonnes intitulées respectivement « identification de l’objet » et « questions » a été perçu comme ambigu.

Le formulaire contient un précieux éclaircissement puisque sous le libellé « questions », il est précisé qu’il s’agit d’indiquer suivant leur ordre de présentation à l’ordre du jour, l’identification de la question, par exemple : numéro et/ou intitulé de la question.

Dans la première colonne intitulée « identification de l’objet », il s’agira ainsi de présenter le thème général de la question. Par exemple : « Approbation des comptes de l’exercice 2019 », « Vote du budget prévisionnel », « Vote des travaux de ravalement »…

Tandis que dans l’onglet « Questions », il s’agira de référencer les différentes questions soumises à l’assemblée telles qu’elles sont intitulées et référencées dans l’ordre du jour. A titre d’exemple concernant le vote de travaux, plusieurs questions sont posées aux copropriétaires et font l’objet de résolutions distinctes (vote du principe des travaux, vote du budget et de l’échéancier, vote des honoraires du syndic…). Sera ainsi indiqué : « Résolution 1 », « Résolution 2-1 », « Résolution 2-2 »….

Comment prouver le bon envoi du formulaire par correspondance ?

Pour les assemblées qui se sont déjà tenues, certaines difficultés commencent à poindre concernant l’absence de prise en compte d’un formulaire de vote.

Pour mémoire, le formulaire doit être réceptionné par le syndic 3 jours francs avant l’assemblée afin d’être pris en compte.

La date de réception du formulaire sera indiquée sur la feuille de présence.

En cas de difficultés, il faudra être en mesure de justifier avoir envoyé son formulaire de vote dans les délais.

La loi prévoit qu’il est possible de communiquer son formulaire de vote par mail à l’adresse indiquée par le syndic. Il sera alors présumé réceptionné à la date d’envoi [2].

A défaut d’envoi par courrier électronique, il est conseillé d’envoyer le formulaire de vote par correspondance par courrier recommandé avec accusé de réception et de conserver une copie de son formulaire.

Comment voter pour la désignation des membres du conseil syndical par correspondance ?

Après avoir réceptionné le formulaire de vote par correspondance, certains copropriétaires se sont interrogés sur l’élection des membres du conseil syndical alors qu’aucun nom n’était mentionné dans la convocation et le formulaire.

Il s’agit en effet d’une des difficultés pratiques du vote par correspondance puisque les copropriétaires souhaitant se présenter, le font classiquement lors de la tenue de l’assemblée générale.

Pour palier à cette difficulté, certains syndic ont envoyé préalablement à la convocation un courrier à l’ensemble des copropriétaires en demandant aux personnes souhaitant se présenter au conseil syndical de se faire connaître.

Le bulletin de vote par correspondance a ainsi été complété nominativement avant son envoi.

Comment se passe le dépouillement des votes et l’établissement du procès-verbal d’assemblée générale ?

L’ordonnance n°2020-295 du 20 mai 2020 modifiant l’ordonnance 2020-304 du 25 mars 2020, a précisé les règles applicables pour la tenue de cette assemblée générale ou plus précisément son dépouillement (lorsque seul le vote par correspondance est prévu) et l’établissement du procès-verbal.

En premier lieu, la convocation doit mentionner le fait que les copropriétaires ne peuvent voter que par correspondance. Dans ce cas de figure, aucun lieu de réunion ne figure sur la convocation [3].

Ensuite, lorsque les décisions sont prises uniquement par le biais du vote par correspondance, c’est le Président du Conseil syndical, ou à défaut, l’un de ses membres, ou en leur absence, un des copropriétaires votant désigné par le syndic qui assure les missions qui incombent au Président de séance.

Les missions du Président de séance sont définies par le Décret du 17 mars 1967.

Ainsi, il doit notamment certifier exacte la feuille de présence. Rappelons que dans le cadre du vote par correspondance, cette feuille doit faire mention de l’usage de ce procédé et doit également comprendre la date de réception du formulaire. Il appartiendra ainsi au Président d’effectuer cette vérification.

Outre son rôle de veiller au bon déroulement de l’assemblée, le Président est également tenu de vérifier le nom des votants et leur nombre de voix, d’identifier précisément les opposants et abstentionnistes… [4]. Ces fonctions seront assurées par sa participation au dépouillement des bulletins de vote par correspondance.

Enfin, le Président devra certifier exacte la feuille de présence et signer le procès-verbal des décisions dans les 8 jours suivant la tenue de l’assemblée générale.

Mon vote n’a pas été comptabilisé correctement, de quels recours je dispose ?

Dans ce cas, il est possible de contester l’assemblée générale.

Dans un premier temps, il sera nécessaire d’apporter la preuve que le vote n’a pas été retranscrit de la bonne façon. C’est la raison pour laquelle, il sera important à défaut d’envoi par courrier électronique, d’envoyer son bulletin de vote par courrier recommandé avec accusé de réception et d’en conserver une copie.

Dans un deuxième temps, toute inexactitude quant au sens du vote n’est pas de nature à entraîner la nullité de l’assemblée générale.

En effet, l’article 17-1 du Décret du 17 mars 1967 dispose que

« L’irrégularité formelle affectant le procès-verbal d’assemblée générale ou la feuille de présence, lorsqu’elle est relative aux conditions de vote ou à la computation des voix, n’entraîne pas nécessairement la nullité de l’assemblée générale dès lors qu’il est possible de reconstituer le sens du vote et que le résultat de celui-ci n’en est pas affecté ».

La nullité ne sera ainsi pas encourue si le reconstitution du sens du vote n’a pas d’impact sur le résultat.

Passerelles : comment peut-on voter au second tour, sans connaître le résultat du premier tour ?

Des passerelles ont été mises en place par la Loi afin de faciliter la prise de décision en assemblée générale lorsqu’une résolution n’a pas atteint la majorité requise mais a atteint un certain nombre de voix.

C’est par exemple le cas de l’article 25-1 de la Loi du 10 juillet 1965 qui dispose que

« lorsque l’assemblée générale des copropriétaires n’a pas décidé à la majorité des voix de tous les copropriétaires, en application de l’article 25 ou d’une autre disposition, mais que le projet a recueilli au moins le tiers de ces voix, la même assemblée se prononce à la majorité prévue à l’article 24 en procédant immédiatement à un second vote ».

Cette passerelle peut par exemple être utilisée pour l’élection du syndic.

La répercussion de la passerelle dans le vote par correspondance suscite des interrogations.

Ce second tour potentiel doit-il être obligatoirement prévu sur le formulaire de vote ? Le copropriétaire votant par correspondance doit-il être considéré comme défaillant ?

Il n’est en effet pas possible de préjuger du vote qui serait exprimé par le copropriétaire votant par correspondance en cas de second tour puisque sa décision pourrait être conditionnée par les résultats du premier tour.

Prenons l’hypothèse d’une mise en concurrence du contrat de syndic.

Deux contrats de syndic sont proposés à l’ordre du jour : le syndic A et le syndic B.

Le copropriétaire souhaite voter pour le syndic A, ce qu’il indique dans son formulaire de vote et l’on pourrait penser qu’il décidera ainsi logiquement de maintenir ce vote si un second tour doit être effectué.

Or, lors de la tenue de l’assemblée, aucun des deux syndics n’est élu à la majorité de l’article 25 et seul le syndic B a obtenu le tiers des voies favorables permettant de procéder immédiatement à un second vote à la majorité de l’article 24.

Dans ce cas de figure, le copropriétaire opposant au premier tour pourrait souhaiter vouloir voter en faveur du syndic B afin d’éviter toutes les conséquences fâcheuses liées à l’absence d’élection du syndic.

En somme, quelques mois après l’entrée en vigueur des dernières dispositions relatives au vote par correspondance, sa mise en pratique suscite ainsi des interrogations qui seront éclaircies par le contentieux et les réformes de demain.

Il ne faut cependant pas négliger le contexte sanitaire actuel et ainsi le but de permettre le bon fonctionnement des copropriétés.