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L’externalisation, une pratique à développer pour améliorer le service en cabinet d’avocats ?

C’est un fait, l’externalisation est pratiquée par les cabinets d’avocats, mais paradoxalement les avocats ont beaucoup de mal à évaluer l’importance du recours à des prestataires extérieurs au sein de la branche.
L’enquête réalisée par l’Observatoire des métiers dans les professions libérales (OMPL), de décembre 2016 au printemps 2017 auprès de 4.500 cabinets d’avocats métropolitains permet d’apporter une vision concrète et chiffrée des pratiques réelles d’externalisation de ces derniers.
L’objet de cet article est de vous présenter les principaux enseignements de cette étude et les incidences de l’usage de l’externalisation pour la profession d’avocat.

Quels sont les cabinets qui pratiquent l’externalisation ?

Il ressort de l’étude de l’OMPL que 71% des cabinets confient au moins une tâche à un prestataire extérieur, tous types d’externalisation confondus.
Lorsque l’on cible exclusivement l’externalisation des fonctions supports liées au cœur du métier, 59% des cabinets d’avocats sont concernés par l’externalisation.

Les cabinets faisant le plus usage de l’externalisation sont les cabinets "petits employeurs" (comptant un à quatre avocats salariés et/ou des salariés non-avocats et/ou des stagiaires), donc de petite taille, de jeunes cabinets et des cabinets spécialisés.
A l’inverse, les cabinets dit généralistes et les grands cabinets ont tendance à internaliser, en effet ces derniers estiment disposer des ressources et compétences nécessaires en leur sein.

Quelles fonctions les cabinets externalisent-ils ?

Comme le montre le graphique ci-dessous, plus les fonctions sont éloignées du cœur du métier de l’avocat et plus elles sont externalisées, c’est le cas notamment de la comptabilité, des services informatiques et d’autres fonctions diverses (entretient des locaux, ménage, gardiennage...).

A contrario, l’externalisation des fonctions les plus proches du cœur du métier de l’avocat n’excède pas les 11%. Contrairement au ressenti de certains, les fonctions support (secrétariat, accueil, prestations juridiques...) sont peu concernées par l’externalisation ou alors de façon ponctuelle pour répondre à des besoins spécifiques.
Ceci s’explique par une certaine culture des cabinets de maîtriser la confidentialité et de préserver la notion d’intuitu personae.

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Fréquences d’externalisation des principales fonctions - Données d’enquête OMPL.

(NDLR : Légende du schéma :

  • en rose foncé : fonction externalisée
  • en gris : fragmentaire (ponctuellement externalisée)
  • en mauve : fonction internalisée.)

A l’heure où la profession connaît de fortes évolutions (voir les articles du Village de la Justice à ce sujet), et quelle que soit la taille du cabinet, il semble qu’il y ait une vraie prise de conscience à développer : les compétences liées à la Legaltech (technologies appliquées au droit, et pas seulement la gestion de cabinet informatisée) ou la Relation-client, deux notions indispensables désormais, gagneraient pour des raisons de niveau de compétences interne et de rapidité à être externalisées au moins dans un premier temps.
Le mythe de "l’avocat omni-compétent" a la vie dure, et pourtant le marketing, le numérique "avancé", sont deux exemples de compétences à aller chercher ailleurs que dans les formations juridiques, tant il y a de bonnes pratiques à prendre dans d’autres secteurs !

Il en est de même si l’on envisage d’assurer un service le plus "continu" possible dans la semaine ou l’année ; l’externalisation devient alors un vrai "plus" pour les périodes de sous-effectif, qui deviennent très ennuyeuses à l’heure de l’accès permanent demandé par les internautes et clients, de plus en plus "numériques"... Ici, l’accueil, la prise de rendez-vous, l’orientation de 1er niveau... gagnent à être permanents et donc complétés par toutes les ressources humaines possibles.

L’étude montre que les jeunes avocats ont davantage conscience de ceci, recourant davantage à la coopération... trouvée dans l’externalisation notamment.

Quelles sont les raisons principales de l’externalisation aujourd’hui ?

La grande majorité des cabinets d’avocats utilisent l’externalisation pour gagner en efficacité, en qualité et en flexibilité.
L’usage de l’externalisation pour minimiser le coût salarial ne compte que pour 40% des cabinets et seuls 31% des cabinets utilisent l’externalisation pour pallier à une incapacité financière à embaucher durablement un salarié.

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Quelle est la perception de l’externalisation par la profession d’avocat ?

L’étude montre qu’il y a une réelle méconnaissance du marché de l’externalisation au sein de la profession d’avocat, 22% des cabinets n’ont aucune notion de l’importance du recours à des prestataires extérieurs au sein de la profession.
Par contre, concernant les effets de l’externalisation sur l’emploi salarié de la profession (voir graphique ci-dessous), 48% des cabinets (qu’ils soient externalisants ou non-externalisants) estiment que l’externalisation n’a pas d’effet sur l’emploi salarié de la branche.

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Incidence ressentie de l’externalisation sur l’emploi salarié (%) - Données enquête OMPL.

Présentation de l’étude :

Entre le 12 décembre 2016 et le 31 mars 2017, l’observatoire des métiers dans les professions libérales (OMPL) a procédé à une enquête sur l’externalisation auprès de 4500 cabinets d’avocats métropolitains, dont plus de 1000 ont vu leur retour exploité.
Pour cette étude, les cabinets sont qualifiés selon leur fonctionnement vis-à-vis de l’externalisation.
Les « cabinets externalisants » regroupent tous les cabinets qui délèguent à des prestataires extérieurs, de manière régulière ou occasionnelle, au moins une tâche liée à une fonction de support direct à l’activité (accueil physique, accueil téléphonique, secrétariat, documentation, comptabilité, informatique, recrutement, prestations juridiques).
Les « cabinets non-externalisants » regroupent deux types de structures : d’une part les non-externalisants purs – toutes les tâches sont assurées en interne – et, d’autre part, les externalisants hors champ qui délèguent exclusivement des tâches de support indirect (entretien des locaux, gardiennage, etc.).

L’enquête détaillée de l’OMPL est accessible au lien suivant : "L’externalisation en chiffres des cabinets d’avocats".
Autre dossier à lire à ce sujet : en page 7 du Rapport annuel de l’OMPL.

Source : Observatoire des métiers dans les professions libérales (OMPL).

Rédaction du Village de la Justice.

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