L’importance d’une approche transversale.
Alors que les pays anglo-saxons commencent à revoir leur gestion des dépenses juridiques externes avec une approche plus intégrée, la France accuse un certain retard sur ce sujet. Il devient nécessaire de réévaluer cette gestion fragmentée pour deux raisons majeures :
1. Efficacité opérationnelle : une gestion dispersée des dépenses empêche d’avoir une vision exhaustive et précise des besoins juridiques de l’entreprise, génère des redondances dans les contrats avec les cabinets d’avocats et dilue l’expertise juridique.
2. Optimisation budgétaire : une approche cloisonnée ne permet pas la massification des dépenses et nuit à la négociation d’accords globaux préférentiels avec les prestataires externes. Il n’est ainsi, pas rare de relever des disparités contractuelles entre différents départements de l’entreprise auprès d’un même cabinet d’avocats.
La direction juridique : chef d’orchestre de cette transformation.
Face à ce constat, il serait utile et pertinent que les entreprises envisagent une centralisation stratégique de la gestion des dépenses juridiques externes sous l’égide de la direction juridique. Cette dernière est en effet la mieux placée pour orchestrer une démarche transversale, capable de concilier les besoins spécifiques de chaque département tout en optimisant les coûts globaux.
Voici quelles seraient les étapes d’une telle approche :
1. Identification des parties prenantes : la direction juridique devra cartographier l’ensemble des départements impliquées dans des dépenses juridiques externes (DRH, finance, immobilier, R&D, etc.). Cette étape permettra de préciser les besoins juridiques de l’entreprise, mais aussi d’identifier des éventuels leviers d’optimisation.
2. Soutien de la direction générale : une approche transversale ne peut se déployer efficacement sans le soutien de la direction générale. Il est important que la direction juridique joue un rôle de leadership en impliquant le comité exécutif dans cette démarche de transformation.
3. Homogénéisation des accords avec les prestataires externes : la gestion des cabinets d’avocats et autres prestataires juridiques externes doit être uniformisée, avec des négociations centralisées permettant d’obtenir des conditions adaptées et optimisées, tout en respectant les spécificités propres à chaque département.
4. Pilotage et communication : une fois la stratégie mise en place, il est indispensable que la direction juridique assure un suivi rigoureux des contrats, des performances des cabinets d’avocats et qu’elle communique régulièrement avec les autres directions concernées.
Le rôle des Legal Operations dans cette gestion transversale.
L’évolution des legal operations au sein des entreprises renforce encore davantage cette dynamique. Les legal operations, dont l’une des missions est l’optimisation de la performance juridique par la gestion des prestataires externes, peuvent jouer un rôle clé dans cette transformation. Ils apportent des outils et des compétences en gestion de projet et en analyse de données qui permettent de piloter efficacement cette transversalité.
La direction juridique, épaulée par les legal operations, peut ainsi non seulement centraliser la gestion des dépenses, mais aussi anticiper les besoins futurs des différents départements, tout en veillant à l’adéquation des ressources avec les enjeux stratégiques de l’entreprise.
Vers une politique des dépenses juridiques plus intégrée.
La gestion des dépenses juridiques externes ne doit plus être confinée à une vision restrictive. En intégrant une approche transversale et stratégique, pilotée par la direction juridique, les entreprises peuvent maximiser leur efficacité, optimiser leur politique juridique et générer des économies substantielles. La mise en place de cette transformation est un levier de performance non négligeable dans un contexte où la maîtrise des coûts et l’efficacité opérationnelle sont des priorités croissantes pour les grandes organisations.
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