Par Alain Bollé, Avocat et Nicolas Bollé, Expert-comptable.
 
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  • 1re Parution: 21 septembre 2022

Guide de lecture.
 

La procédure de recouvrement des factures impayées.

La probabilité du recouvrement d’une facture s’accroît avec le respect de la mise en œuvre des mesures, établissement d’une relation contractuelle (devis, contrat…), constitution de preuves de la réalisation de la prestation ou des travaux et enfin émission d’une facture respectant les règles posées par le code de commerce.

L’activité économique des entreprises est multiforme. Certaines proposent la réalisation de travaux, construction, réfection, aménagement…, d’autres sont orientées vers les prestations de toute nature, services à la personne, restauration, hôtellerie, juridique, comptable…

La relation commerciale se traduit toujours par des échanges financiers entre les entreprises ou entre des professionnels et des particuliers. Les créanciers, fournissent un bien, une prestation, la réalisation de travaux… et émettent une facture, les seconds, débiteurs, procèdent au paiement de la facture.

La créance, pour être valable, doit être certaine, liquide et exigible. Elle est certaine lorsqu’elle est prouvée, elle ne doit pas être contestable. Elle est liquide lorsque le montant est déterminé avec exactitude. Pour être exigible, le délai de paiement accordé au débiteur doit être entièrement écoulé.

Les nombreuses relations entre le créancier et le débiteur se caractérisent par un contrat, généralement un devis, accepté par l’apposition de la signature du débiteur. Entre les professionnels, l’établissement d’une facture est obligatoire pour tout achat de produits ou toute prestation de services réalisés. Elle est établie en deux exemplaires, l’un pour le vendeur et l’autre pour l’acheteur.
Il est important de rédiger un contrat détaillé pour éviter toute ambiguïté. En effet, la précision facilite son exécution et son recouvrement, les contestations en seront ainsi réduites.

Lorsque le débiteur n’honore pas sa dette, le créancier engage une procédure amiable. L’arrangement amiable consiste à relancer le débiteur, par courrier en envoi simple ou en recommandé avec accusé de réception. Mais, les relances peuvent également prendre la forme d’appels téléphoniques ou de réclamations par courriel. En cas d’échec, le créancier met en œuvre la procédure d’injonction de payer, puis si nécessaire poursuit son action devant le tribunal judiciaire ou de commerce.
Toutefois, pour se donner toutes les chances d’obtenir le recouvrement de sa créance, il est indispensable de se ménager des preuves, notamment celle de la réalisation de la prestation. Ce point fait souvent l’objet de contestation devant les tribunaux et en l’absence de preuve, la demande du créancier peut être invalidée.
Le recouvrement d’une créance, en l’absence de paiement, est possible par la mise en œuvre d’une procédure contentieuse, mais le succès dépend en grande partie de la réunion de certaines conditions.

I. Les conditions préalables garantissant le recouvrement.

Trois conditions doivent nécessairement être réunies pour garantir le paiement d’une créance à caractère professionnel ou particulier, une relation contractuelle établie, la preuve de la réalisation de la prestation ou des travaux et enfin une facturation conforme à la réglementation en vigueur.

1.1. Une relation contractuelle établie.

Préalablement, l’acheteur doit connaître le prix de la prestation ou des travaux, les caractéristiques essentielles de la réalisation, la date ou le délai de livraison ou d’exécution . Généralement, ces informations sont contenues dans un devis, notamment pour les particuliers ou les professionnels. Pour cette dernière catégorie, cependant on peut les trouver dans un contrat de sous-traitance ou de cotraitance. Ces documents décrivent la nature des opérations à exécuter ainsi que le prix. La transaction est ainsi sécurisée par un engagement mutuel.

Le devis doit comporter la mention manuscrite « devis reçu avant l’exécution des travaux », être daté et signé de la main du client.
Un exemplaire est conservé par le professionnel pendant une durée minimale d’un an.
Le devis mentionne la date et durée de validité de l’offre, le nom, la raison sociale et l’adresse de l’entreprise, son statut et sa forme juridique, son numéro d’immatriculation au registre du commerce et des sociétés et l’indication du greffe d’immatriculation, le nom et l’adresse du client, la date de début et durée estimée des travaux ou de la prestation. Il précise également le décompte détaillé de chaque prestation, les conditions de paiement, de livraison et d’exécution du contrat, les procédures de réclamation et celles du service après-vente et la somme globale à payer HT et TTC, en précisant les taux de TVA applicables . Lorsqu’un prix exact ne peut pas être indiqué pour un type de service donné, le prestataire doit indiquer le mode de calcul permettant au destinataire de vérifier le prix ou fournir un devis suffisamment détaillé. S’il s’agit de prestations de dépannage, de réparation et d’entretien dans le secteur du bâtiment et de l’électroménager, il doit en outre indiquer le caractère gratuit ou payant du devis.
La relation professionnelle avec une entreprise peut se traduire, outre le devis, par un contrat de sous-traitance, de cotraitance ou par tout autre type de contrat.

La sous-traitance est un contrat qui permet à une entreprise de solliciter une autre structure pour réaliser tout ou partie des travaux ou de la prestation à sa place. L’entreprise réalisant les opérations est dénommée sous-traitante. La sous-traitance peut s’appliquer à tout type d’action (travaux, prestations, services…).
En France, la sous-traitance est régie par la loi du 31 décembre 1975 qui la définit comme « L’opération par laquelle un entrepreneur confie par un sous-traité, et sous sa responsabilité, à une autre personne appelée sous-traitant l’exécution de tout ou partie du contrat d’entreprise ou d’une partie du marché public conclu avec le maître de l’ouvrage ».

Trois acteurs sont concernés par la sous-traitance, l’acheteur, le titulaire du contrat et le sous-traitant. Cette relation tripartite se caractérise par l’existence de deux contrats distincts, un contrat d’entreprise conclu entre l’acheteur et le titulaire des travaux ou de la prestation, et un contrat de sous-traitance conclu entre l’entrepreneur et le sous-traitant.

Les catégories d’intervenants dans les opérations de sous-traitant sont désignées par les termes maître d’ouvrage (MOA), personne morale ou physique pour le compte de qui les travaux ou ouvrages sont exécutés. Le maître d’œuvre (MOE), sélectionné par le maître d’ouvrage est la personne physique ou morale, choisie pour réaliser les travaux ou ouvrages, elle est également dénommée entrepreneur principal. Lorsque celle-ci délègue tout ou partie de la commande, l’entreprise qui exécute est le sous-traitant.

La situation du sous-traitant pourrait apparaître fragile, mais la loi organise sa protection. Ainsi, il peut obtenir sous certaines conditions le paiement direct auprès du maître d’ouvrage.
Le contrat de sous-traitance doit contenir un certain nombre d’éléments, notamment les informations d’identification des deux sociétés contractantes, le nom des parties, la forme sociale, le montant du capital social, l’adresse du siège social, l’identification du représentant légal. Les références de l’inscription au registre du commerce et des sociétés sont également précisées.
Bien évidemment, l’objet du contrat doit être précis, notamment, indiquer la mission principale du sous-traitant, le détail des tâches à effectuer, mais aussi la durée du contrat et le prix de la prestation avec les modalités de paiement et des éventuelles pénalités de retard.
Enfin, le contrat précise les modalités d’exécution, la gestion des litiges, les motifs et modalités de rupture du contrat. Le document peut également être complété par des clauses supplémentaires, de confidentialité, d’agrément ou de compromission.

La cotraitance ou groupement momentané d’entreprises (GME) est un accord passé entre plusieurs entreprises afin de mutualiser leurs moyens professionnels, techniques et financiers. Le groupement est créé par une convention conclue entre ses membres pour l’exécution d’une prestation ou de travaux. Le GME est dépourvu de la personnalité morale, le maître d’ouvrage étant considéré conclure le contrat avec chacun de ses membres. Il n’a pas de patrimoine et, contrairement à une société, il n’a pas pour objet de partager des bénéfices et des pertes. Le groupement est représenté par un mandataire qui est l’interlocuteur unique du maître d’ouvrage pendant l’exécution des opérations. Celui-ci coordonne les prestations du groupement sans s’immiscer dans la direction du chantier. Les conditions d’intervention du mandataire sont fixées par contrat. Les travaux et prestations réalisés en cotraitance dont le montant n’excède pas 100 000 € HT doit prévoir la réunion de documents particuliers . Le contrat comporte, à peine de nullité, l’identité des co-traitants, la nature et le prix des travaux et prestations réalisés par chacun des cotraitants de façon détaillée, la mention expresse de l’existence ou non de la solidarité juridique des membres du groupement à l’égard du maître d’ouvrage ainsi que le nom et la mission du mandataire. Il appartient au maître d’ouvrage de fixer les règles de passation et d’exécution du marché en cotraitance. Les entreprises membres sont également libres de fixer leurs droits et obligations réciproques dans la convention de groupement.
La relation professionnelle peut évidemment se concrétiser par la mise en place de tout autre type de contrat , dès lors qu’il contient tous les éléments nécessaires à l’identification des parties, à la nature des travaux ou prestations, au prix et autres conditions de recours et de clauses.

1.2. La preuve de la réalisation de la prestation.

La réelle difficulté consiste à rapporter la preuve de la réalité de la prestation ou de la réalisation des travaux ou services. En effet, les devis et factures sont plus rarement contestés, contrairement à la réalité de la prestation qui fait l’objet d’un contentieux important.
La réalisation peut être prouvée par différentes mesures, production d’un procès-verbal de réception, attestations, courriels, courriers ou encore des photographies. La réglementation en vigueur n’impose pas la mise en place d’un quelconque moyen énuméré, cependant, la difficulté de démontrer la réalisation des travaux et des prestations peut être importante. Il n’est pas nécessaire de cumuler la mise en œuvre de toutes ces mesures, une seule pouvant suffire à rapporter la preuve de la réalisation.
Le procès-verbal de réception est un document par lequel le maître de l’ouvrage déclare accepter l’ouvrage avec ou sans réserve . Il est mis en place à la demande de la partie la plus diligente, soit à l’amiable, soit à défaut judiciairement et doit être en tout état de cause, établi contradictoirement . La mise en œuvre de ce document est prévue dans le cadre de la relation des travaux de bâtiment. Cependant, chaque entreprise peut créer un formulaire de fin de prestation qui serait renseigné et signé contradictoirement avec le client pour démontrer la réalité de son intervention. Le contenu du formulaire, l’objectif étant de prouver la prestation, doit comporter l’identité et coordonnées des parties, la période et le lieu de l’intervention, la nature de l’opération, travaux, prestations réalisés…, la date de fin et l’acceptation avec ou sans réserve. Cette dernière mention est indispensable pour traiter par la suite un contentieux pour malfaçon.

La preuve de la prestation peut être rapportée par le témoignage de celui ou ceux qui ont réalisés les travaux ou la prestation, cette possibilité est prévue par la loi . Un imprimé est mis à la disposition du témoin . Pour être recevable, sa rédaction doit être manuscrite et mentionner les faits constatés personnellement. En outre, la mention "Est puni d’un an d’emprisonnement et de 15000 euros d’amende le fait d’établir une attestation ou un certificat faisant état de faits matériellement inexact" est recopiée. Ce document est obligatoirement accompagné d’un original ou une photocopie d’un document officiel justifiant l’identité et comportant la signature du témoin.

Les courriels échangés peuvent également servir à justifier une relation professionnelle. L’écrit électronique a la même force probante que l’écrit sur support papier, sous réserve que puisse être dûment identifiée la personne dont il émane et qu’il soit établi et conservé dans des conditions de nature à en garantir l’intégrité . Le rédacteur doit impérativement être identifié, il suffit de mentionner le nom de la société et ses coordonnées en bas de message. Cependant, pour être efficace, le mail doit être suffisamment explicite, notamment rappeler les conditions de l’entrée en relation professionnelle et décrire les travaux et prestations déjà réalisés. Il convient pour chaque mail de demander un accusé de réception. Cela ne signifie nullement que le destinataire a pris connaissance du contenu du mail, mais justifie par la date de prise en compte qu’il l’a bien reçu. Pour justifier de la réalisation de la totalité des travaux, il faut périodiquement transmettre des mails, jusqu’au courriel final reprenant l’ensemble de la prestation ou des travaux. Le suivi par mails représente une charge de travail importante, mais c’est le prix à payer pour démontrer la réalité de la réalisation des opérations.

Lors d’une prestation intellectuelle, des documents ou des informations peuvent être communiqués par courrier, mais impérativement en recommandé avec accusé de réception. En effet, deux dates sont importantes, celle de l’expédition qui figure sur le cachet du bureau d’émission et celle de réception apposée par l’administration des postes lors de la remise de la lettre à son destinataire.

Le support de la prestation intellectuelle peut être remis en main propre. Il doit alors être accompagnée d’un acte signé par le receveur pour en justifier de la prise en possession. La date de la remise est celle du récépissé ou de l’émargement.

La preuve de la réalisation des travaux ou de la prestation peut également être apportée par des photographies pour identifier le suivi des opérations. Le plus simple est de procéder régulièrement à des prises de vue à l’aide d’un smartphone ou d’un iPhone en prenant non seulement les travaux ou la prestation mais également sur le même cliché, l’intervenant. Il convient de s’assurer préalablement de son consentement , par écrit, afin de le produire si nécessaire.
L’identification de chaque photographie est générée par le smartphone ou l’iPhone. En cliquant sur la photographie, puis « détail » mentionné dans le menu déroulant, obtenu en cliquant sur les « paramètres », on obtient des informations sur la prise de cliché, la date et l’heure, le numéro de la photo, le lieu de prise et l’indication de l’appareil utilisé.

1.3. La facturation des travaux ou de la prestation.

Tout achat de produits ou toute prestation de service doit faire l’objet d’une facturation.
Le vendeur est tenu de délivrer la facture dès la réalisation de la livraison ou de la prestation de services. L’acheteur est tenu de la réclamer.
La facturation consiste à établir une note détaillée des prestations ou des travaux réalisés. Ce document, aussi important tant au niveau comptable que commercial, constate les conditions d’achat et de vente des travaux ou des prestations. La facture est rédigée en français, établie en deux exemplaires sous format papier ou électronique et comporte toutes les mentions obligatoires. Il s’agit d’un document de nature commerciale et comptable établi par une structure juridique (société, association, entrepreneur individuel…).

La facture mentionne le nom des parties, leur adresse ou l’adresse de facturation si elle est différente, la date de la vente ou de la prestation de service, la quantité, la dénomination précise, et le prix unitaire hors TVA des opérations ainsi que toute réduction de prix acquise et directement liée à cette opération de vente ou de prestation de services, à l’exclusion des escomptes non prévus sur la facture.

La facture mentionne la date à laquelle le règlement doit intervenir. Elle précise le taux des pénalités exigibles le jour suivant la date de règlement inscrite sur la facture ainsi que le montant de l’indemnité forfaitaire pour frais de recouvrement due au créancier en cas de retard de paiement . Le règlement est réputé réalisé à la date à laquelle les fonds sont mis, par le client, à la disposition du bénéficiaire ou de son subrogé.

La facture mentionne le numéro du bon de commande lorsqu’il a été préalablement établi par l’acheteur.
La numérotation des factures est effectuée par un numéro unique basé sur une séquence chronologique continue et sans rupture. Chaque facture à un numéro qui lui est propre, il est impossible d’avoir deux factures avec un même numéro. L’entreprise ne doit pas pouvoir émettre des factures à posteriori. Il est possible de prévoir un préfixe en début de numérotation pour faciliter le classement des factures, comme une année, une année et un mois ou tout autre identifiant. Lorsque la numérotation est prévue sur une période (année, année et mois…), la numérotation repart de zéro en début de nouvelle période.

L’entreprise doit obligatoirement conserver les factures qu’elle adresse à ses clients. La législation fiscale prévoit que les factures clients doivent être conservées pendant au moins 6 ans à compter de leur date d’établissement ou de la date de la dernière opération mentionnée sur les livres ou registres de la société. Le code de commerce prévoit que les factures clients doivent être conservées pendant au moins 10 ans à compter de la date de clôture de l’exercice .
Sauf dispositions contraires figurant dans les conditions convenues entre les parties, le délai de règlement des sommes dues est fixé au trentième jour suivant la date de réception des marchandises ou d’exécution de la prestation demandée. Le délai convenu entre les parties pour régler les sommes dues ne peut dépasser soixante jours à compter de la date d’émission de la facture. Par dérogation, un délai maximal de quarante-cinq jours, fin de mois à compter de la date d’émission de la facture peut être convenu entre les parties, sous réserve que ce délai soit expressément stipulé par contrat et qu’il ne constitue pas un abus manifeste à l’égard du créancier. En cas de factures périodiques, le délai convenu entre les parties ne peut dépasser quarante-cinq jours à compter de la date d’émission de la facture . Les professionnels d’un secteur, clients et fournisseurs, peuvent décider conjointement de réduire le délai maximum de paiement. Ils peuvent également proposer de retenir la date d’exécution de la prestation de services demandée comme point de départ de ce délai.
Dès que le délai de paiement d’une des factures est dépassé, il convient d’agir sans tarder. Une première lettre de relance, bien rédigée c’est-à-dire comportant tous les éléments de la commande et de la réalisation de la prestation, devrait convaincre le débiteur de régler sa dette. Elle constitue la première étape du recouvrement amiable de la créance. En pratique, il s’agit simplement de rappeler au client que le délai de paiement de la facture a expiré et qu’il doit donc procéder au règlement de sa dette. Une seconde et dernière lettre de relance peut être adressée au débiteur. Les deux courriers sont postés en envoi simple.

La créance pour être réclamée doit satisfaire à trois conditions :
- 1. Elle doit être certaine, son existence doit être prouvée ;
- 2. Elle doit ensuite être liquide, c’est-à-dire qu’elle est ou elle peut être évaluée ;
- 3. Enfin, elle doit être exigible, arrivée à échéance. Avant la date limite le paiement ne peut être réclamé.

Il est cependant nécessaire de préserver une bonne relation avec le client. Une première lettre de relance, bien rédigée, sans agressivité, peut débloquer la situation.

Sa rédaction est simple et rapide. Elle est par ailleurs peu coûteuse et souvent efficace, permettant un véritable gain de temps et d’argent. Elle ne nécessite aucun formalisme particulier.
Claire et précise, elle doit comporter les informations suivantes :
- L’identité du créancier ;
- L’adresse exacte du débiteur ;
- Le numéro et la date de la facture impayée ;
- Le montant de la facture (y compris les pénalités de retard et l’indemnité forfaitaire de recouvrement, si applicable) ;
- La date d’échéance de la facture concernée ;
- La demande de paiement dans les plus brefs délais.

Une copie de la facture concernée est jointe pour éviter toute confusion.

Par la suite, en cas de recouvrement judiciaire, la ou les lettres de relance permettent de démontrer la bonne foi devant le tribunal. Il convient donc de les conserver précieusement.

II. La mise en œuvre de la procédure de recouvrement.

En cas d’échec de la démarche de relance, il peut être nécessaire de mettre en œuvre une procédure précontentieuse, si elle reste insuffisante une procédure contentieuse, puis conduire une action judiciaire.

2.1. La procédure de recouvrement précontentieuse.

La procédure de recouvrement précontentieuse est réalisée par une mise en demeure précédée éventuellement d’un courrier en recommandé avec accusé de réception.
La première étape est l’envoi d’une lettre en recommandée avec accusé de réception (LRAR).

En cas de défaut de paiement ou même d’absence de réponse, l’action se poursuit par l’envoi d’une mise en demeure, lettre de réclamation adressée au débiteur dans le cadre d’un litige. Elle l’invite à accomplir ses obligations sous peine d’autres poursuites. Elle peut être adressée à un professionnel ou à un particulier. Le but est d’inciter l’adversaire à remplir ses obligations. Les termes employés, dans la missive, doivent être sans équivoque. Elle précise au débiteur qu’à défaut d’exécution volontaire, il sera cité à comparaître devant la juridiction compétente pour juger l’affaire.

Il est possible d’envoyer une lettre en recommandé sans accusé de réception. L’avis de réception est un service optionnel permettant à l’expéditeur de recevoir à son adresse une carte portant la signature de la personne ayant retiré le recommandé. Même sans avis de réception, le courrier recommandé est remis contre signature et l’opérateur postal conserve une preuve de distribution pendant un an.
La lettre recommandée avec avis de réception présente des implications juridiques qu’il convient de ne pas ignorer, aussi bien pour son expéditeur que pour son destinataire. Elle est un mode de preuve littérale.
La date de la notification par voie postale est, à l’égard de celui qui y procède, celle de l’expédition, et, à l’égard de celui à qui elle est faite, la date de la réception de la lettre.
La date de l’expédition d’une notification faite par la voie postale est attestée par le cachet du bureau d’émission. La date de la remise est celle du récépissé ou de l’émargement. La date de réception d’une notification faite par lettre recommandée avec demande d’avis de réception est celle qui est apposée par l’administration des postes lors de la remise de la lettre à son destinataire.

La notification est réputée faite à personne lorsque l’avis de réception est signé par son destinataire. La notification est réputée faite à domicile ou à résidence lorsque l’avis de réception est signé par une personne munie d’un pouvoir à cet effet.
La Cour de cassation pose le principe du renversement de la charge de la preuve concernant le contenu de l’enveloppe « La notification par la voie postale est réputée faite à personne lorsque l’avis de réception est signé par son destinataire et qu’en cas de notification sous enveloppe, il appartient au destinataire de prouver que celle-ci était vide et non pas à l’expéditeur d’établir que l’acte notifié était contenu dans cette enveloppe »
Le formalisme qui entoure la lettre recommandée avec demande d’avis de réception permet de donner date certaine à l’expédition et à la réception de la lettre, informations indispensables à la vérification du respect du délai de recours.
Lorsque l’avis de réception n’est pas signé ou que la lettre recommandée n’a pu être remise à son destinataire, quel qu’en soit le motif, le courrier est retourné à l’envoyeur. Deux cas peuvent se présenter, le destinataire refuse le courrier ou il accuse réception, mais n’y répond pas. Le créancier dispose alors de la possibilité de la mise en demeure ou de la sommation par voie d’huissier.

La rédaction d’une mise en demeure impose une certaine rigueur. Elle contient des mentions obligatoires :
- La date de rédaction ;
- Les coordonnées du destinataire ;
- Les coordonnées de l’expéditeur ;
- Un bref exposé du litige : il est important de décrire clairement les circonstances qui ont donné naissance au litige pour éviter toute mauvaise compréhension de la part du destinataire ;
- La mention "mise en demeure". Cette mention indique au destinataire qu’il s’agit de la première étape d’une procédure qui permettra ensuite de saisir le juge en cas d’insatisfaction ;
- La demande de paiement de la facture ;
- Un délai précis et raisonnable pendant lequel le destinataire devra régler le litige, délai compris le plus souvent entre 8 et 15 jours selon sa nature ;
- La signature de l’expéditeur.

La sommation est un acte du commissaire de justice mettant en demeure le débiteur de payer sa dette. Elle est délivrée sur demande du créancier qui lui présente son titre de créance, en l’occurrence une facture. Elle informe le débiteur des risques de poursuites judiciaires s’il ne fait pas droit à la demande de paiement. Elle ne vaut pas titre exécutoire, le débiteur peut toujours refuser de payer la somme litigieuse et ne pourra être contraint de s’exécuter. La sommation de payer fait courir les intérêts sur la somme due . Le créancier qui souhaite faire délivrer une sommation de payer devra régler les honoraires du commissaire de justice.

En cas d’inexécution du contrat ou de retard dans cette exécution, et sauf cas fortuit ou force majeure, la date de l’envoi d’une mise en demeure transmise au débiteur génère une créance d’intérêts qui sont calculés soit au taux fixé par le contrat s’il le prévoit ou au taux légal, dans le cas contraire. Le débiteur mis en demeure doit payer, outre le principal, les frais de recouvrement.

2.2. La procédure contentieuse de recouvrement.

La procédure contentieuse du recouvrement est celle mise en œuvre par un créancier pour tenter d’obtenir le paiement de ses factures. Il s’agit de la procédure d’injonction de payer.
Cette procédure simplifiée est destinée à régler rapidement, avec des formalités réduites, les litiges ayant pour origine un défaut de paiement d’une facture. La requête en injonction de payer est une procédure simplifiée utilisée pour le recouvrement d’une créance sans appeler en justice préalablement le débiteur. Elle présente la particularité d’être rapide et non contradictoire. La demande est écrite et accompagnée des documents justificatifs de la créance (contrats, lettre de mise en demeure, etc…). Le principe de solidarité, lorsqu’il y a plusieurs débiteurs, peut être appliqué. La solidarité permet de s’adresser à l’un des débiteurs, obligé au paiement de l’intégralité de la dette. Si le paiement est réalisé par l’un d’entre eux, il libère les autres.
La procédure d’injonction de payer débute par le dépôt d’une requête auprès du greffe du tribunal de commerce.
Deux situations peuvent se présenter selon que le débiteur est une entreprise ou un particulier.
Lorsque la demande de règlement de la facture s’adresse à une entreprise, la requête est déposée au greffe du tribunal de commerce . La juridiction compétente est celle du lieu, siège de l’entreprise débitrice . La demande en injonction de payer peut-être déposée par le créancier, un commissaire de justice, un avocat ou tout autre mandataire muni d’un pouvoir spécial. Le greffe de la juridiction procède à son enregistrement.
Si le juge estime la requête justifiée, il rend une ordonnance portant injonction de payer pour la somme qu’il retient. Le greffe remet alors au demandeur une copie certifiée conforme de la requête et une copie de l’ordonnance d’injonction de payer comportant la formule exécutoire. Celle-ci possède alors valeur de titre exécutoire . Le créancier transmet au débiteur, par voie de signification dans un délai de six mois à compter de la date de cette décision la requête et l’ordonnance d’injonction de payer. Il s’agit d’un acte par lequel une partie informe son adversaire de la décision. Le débiteur dispose d’un mois pour contester, par voie d’opposition, l’ordonnance d’injonction de payer auprès du tribunal qui l’a rendue. Le greffe du tribunal avise le créancier de la contestation formée par le débiteur en adressant une copie de la déclaration d’opposition par lettre recommandée avec demande d’avis de réception.
Si le débiteur ne s’oppose pas à l’ordonnance d’injonction de payer dans le délai qui lui est imparti, ou s’il se désiste de son opposition, il peut être demander par déclaration ou lettre simple au greffe de la juridiction ayant rendu la décision d’apposer la formule exécutoire sur l’ordonnance dans le délai d’un mois suivant l’expiration du délai pour former opposition ou suivant le désistement du débiteur . L’apposition de la formule exécutoire sur l’ordonnance est nécessaire pour poursuivre le débiteur en exécution forcée (saisie). Après avoir fait apposer la formule exécutoire sur l’ordonnance, l’exécution est réalisée par un commissaire de justice qui porte l’ordonnance exécutoire à la connaissance du débiteur et recours éventuellement aux mesures d’exécution forcée pour obtenir le paiement des sommes dues.
Si, au contraire, le juge rejette la demande, le créancier engage une procédure judiciaire classique. L’affaire est alors examinée à l’audience.

Lorsque le client est un particulier, la procédure est engagée selon le cas devant le tribunal judiciaire, lorsque le montant est supérieur à 10 000 €, le tribunal de proximité, pour les litiges d’un montant inférieur ou égal à 10 000 €. Au-delà de cette somme, la représentation par avocat est obligatoire.
La procédure est identique à celle diligentée devant le tribunal de commerce, la requête comporte les mêmes mentions. Elle peut être rédigée sur papier libre ou sur un formulaire spécifique . La requête doit comporter l’identité du créancier et du débiteur ainsi que leurs adresses respectives, éventuellement le nom de l’avocat mandataire du créancier, indiquer le nom du tribunal compétent devant lequel elle est déposée, le détail des sommes réclamées au débiteur (somme en principal, les pénalités, les intérêts et les frais éventuels), les causes de la créance (facture impayée). Elle doit être datée et signée du créancier ou de son mandataire.
La procédure de signification s’applique.

Lorsque l’ordonnance d’injonction de payer est insuffisante pour obtenir le règlement de la facture, une procédure judiciaire est engagée.

2.3. L’action judiciaire.

Deux situations peuvent se présenter et nécessiter une action judiciaire en cas de défaut de paiement d’une facture. Le juge délivre une ordonnance d’injonction de payer, mais le débiteur fait opposition à celle-ci, ou le magistrat refuse de délivrer l’ordonnance estimant qu’un débat contradictoire est nécessaire. Selon la nature du débiteur, professionnel ou particulier, la juridiction est différente.
Lorsque le débiteur est une entreprise, l’action est portée devant le tribunal de commerce qui juge les litiges opposant des commerçants entre eux ou à des particuliers et ceux concernant les actes de commerce. Il est saisi par assignation ou par requête conjointe. Cette dernière possibilité est peu utilisée, elle implique un accord des parties au litige. Le tribunal compétent est celui du domicile du débiteur. Lorsque la somme est supérieure à 10 000.00 €, l’assistance d’un avocat est obligatoire et l’assignation est rédigée par ce conseil. La décision rendue sur opposition par le tribunal remplace l’ordonnance d’injonction de payer. Dans les procédures où l’avocat n’est pas obligatoire, l’assignation est rédigée par le demandeur lui-même. En raison de la complexité des règles de droit, il est conseillé de recourir au service d’un avocat.

Pour être recevable, l’assignation doit obligatoirement contenir les éléments suivants :
- Identification des parties : nom, coordonnées, forme juridique (SA, SARL ...), siège social et organe qui la représente légalement (PDG, directeur, gérant...) ;
- Désignation du tribunal concerné ;
- Objet de la demande avec un exposé des motifs du litige ;
- Indication du mode de comparution du défendeur ;
- Énumération des pièces, sur lesquelles la demande est fondée, sur un bordereau des pièces communiquées à l’appui de l’assignation ;
- Nom, prénom, domiciliation, et signature du commissaire de justice (anciennement huissier de justice et commissaire-priseur judiciaire) ;
- Lieu, jour et heure de l’audience. Ces renseignements sont obtenus auprès du greffe du tribunal de commerce.

Une fois rédigée, l’assignation est portée à la connaissance du débiteur, elle est remise à un commissaire de justice qui la signifie à la partie adverse, puis la renvoie au créancier avec le procès-verbal de signification. Ces documents, l’assignation signifiée et le procès-verbal, sont déposés auprès du greffe du tribunal de commerce compétent. Ce dépôt, désigné sous le terme d’enrôlement, saisit le tribunal de commerce. L’assignation doit être délivrée à la partie adverse 15 jours au moins avant la date d’audience. Le tribunal de commerce est valablement saisi lors de la remise au greffe d’une copie de l’assignation, au plus tard 8 jours avant la date de l’audience. Passé ce délai, elle n’est plus valable. Le dépôt doit être accompagné d’un chèque dont le montant est mentionné sur le site Internet du greffe du tribunal de commerce compétent.

Lorsqu’il est saisi régulièrement, le greffe du tribunal de commerce convoque à une première audience de mise en état les parties qui prennent le nom de demandeur pour celui qui intente l’action et de défendeur pour celui qui la subit. La mise en état est l’instruction de l’affaire sous le contrôle d’un magistrat du tribunal de commerce qui veille au déroulement loyal de la procédure, spécialement à la ponctualité de l’échange des conclusions et de la communication des pièces , elle se déroule en audience publique. Lors du procès, les avocats représentent les parties. Lorsque l’avocat n’est pas obligatoire, les parties peuvent se présenter en personne ou désigner toute personne de leur choix. Ce représentant doit justifier d’un pouvoir spécial, c’est-à-dire un écrit le chargeant d’agir à sa place. Lorsque l’avocat est obligatoire, le débiteur à compter de la signification doit choisir un conseil dans les quinze jours de la délivrance de l’assignation.
Le juge chargé d’instruire l’affaire peut constater l’existence d’un compromis entre les parties, il peut même désigner un conciliateur de justice pour favoriser cette solution. En l’absence de conciliation entre les parties, l’affaire est renvoyée devant une audience pour être jugée une fois l’instruction terminée.
A la première audience, le tribunal fixe un calendrier pour que le demandeur communique ses pièces au défendeur, puis le tribunal impose un délai à celui-ci pour qu’il communique ses conclusions. Il s’agit d’un document que les parties sont amenées à remettre au juge, il contient l’exposé des moyens de fait ou de droit sur lesquels ils fondent leurs prétentions. Ce document est dénommé « conclusions" parce qu’il désigne à la fois le contenant et le contenu. Il est rare que les parties se limitent à échanger un seul jeu de conclusions, chacune souhaitant contrer les arguments de son adversaire, elle répond aux conclusions de l’autre par l’envoi de nouvelles conclusions. Il arrive souvent, qu’au fil des débats les parties modifient leurs prétentions et leurs moyens.

A l’issue des échanges, le tribunal chargé de la mise en état désigne un juge chargé d’instruire l’affaire. Une date d’audience des plaidoiries est fixée. A l’issue, le juge rend sa décision dans un délai variable, d’un mois et demi à deux mois.

Cette décision peut être contestée selon le cas, devant la cour d’appel, si le montant de la demande est supérieur à 5 000 euros, devant la Cour de cassation, lorsque le montant de la demande est inférieur ou égal à 5 000 euros.

Lorsque le débiteur est un particulier, l’action est portée devant le tribunal judiciaire ou la chambre de proximité selon le montant de la facture. La procédure est assez similaire à celle conduite devant le tribunal de commerce. Il existe cependant une différence, la mise en état, devant le tribunal judiciaire ne nécessite pas la présence des avocats des parties. Devant la chambre de proximité, il n’y a pas de mise en état, l’affaire est directement jugée.

La probabilité du recouvrement d’une facture s’accroît avec le respect de la mise en œuvre des mesures, établissement d’une relation contractuelle (devis, contrat…), constitution de preuves de la réalisation de la prestation ou des travaux et enfin émission d’une facture respectant les règles posées par le code de commerce.
Si malgré le respect de ces étapes, le débiteur refuse de s’acquitter de sa dette, la phase précontentieuse, contentieuse et judiciaire en sera facilitée par leur mise en œuvre. Ces mesures conditionnent grandement la possibilité d’obtenir du tribunal une décision favorable en lui fournissant la preuve de la relation contractuelle, de la réalité des opérations et d’une procédure de recouvrement conforme à la réglementation en vigueur.

Alain Bollé, avocat, membre fondateur du cercle K2
Nicolas Bollé, expert-comptable, membre fondateur du cercle K2

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