Sociétés : pensez à déclarer vos bénéficiaires effectifs au greffe !

Si cette nouvelle obligation est d’ores et déjà entrée en vigueur le 1er août dernier pour les nouvelles sociétés, en revanche, les anciennes sociétés déjà créées disposent d’un délai de régularisation expirant le 1er avril 2018 pour s’y conformer. Passé ce délai, les sociétés relevant de cette obligation pourront se voir infliger une sanction.

Il semble donc important et non négligeable de revenir en détail sur ce dispositif et de décrypter les modalités de dépôt de cette déclaration.

I. Sociétés concernées par la déclaration

Cette nouvelle obligation concerne toutes les personnes morales dont l’immatriculation au RCS est requise (à l’exception toutefois des sociétés cotées).

Sont donc directement visées :

• toutes les sociétés quelle que soit leur forme (SARL, EURL, SAS, SA, SNC, etc.) et quelle que soit leur taille,
• les groupements d’intérêt économique (GIE) ayant leur siège dans un département français,
• les sociétés commerciales dont le siège est situé à l’étranger mais qui ont un établissement stable en France.

II. Désignation des bénéficiaires effectifs : de qui s’agit-il ?

Les bénéficiaires effectifs d’une société sont la ou les personnes physiques qui, en dernier lieu, détiennent directement ou indirectement plus de 25 % du capital ou des droits de vote de celle-ci, ou exercent, par tout autre moyen, un pouvoir de contrôle sur ses organes de gestion, d’administration ou de direction ou sur l’assemblée générale de ses associés (articles L.561-2-2 et R.561-1 et R.561-2 du Code Monétaire et Financier).

III. Modalités du dépôt au greffe du RCS

La liste des bénéficiaires effectifs tels que désignés ci-dessus doit faire l’objet d’un document devant être déposé au greffe du RCS.

Depuis le 2 août 2017, ce dépôt doit être effectué par toute société qui demande son immatriculation (notamment en même temps que les autres documents permettant l’immatriculation de la société). Pour les sociétés déjà immatriculées à cette date en revanche, il pourra être effectué jusqu’au 1er avril 2018.

Ce document, qui doit être daté et signé par le représentant légal de l’entité effectuant le dépôt, doit indiquer :
 S’agissant de la société concernée : sa dénomination ou raison sociale, sa forme juridique, l’adresse de son siège social et son numéro RCS suivi du nom de la ville où se trouve le greffe où elle est immatriculée ;
 S’agissant du ou des bénéficiaire(s) effectif(s) :

• • Leurs nom, nom d’usage, pseudonyme, prénoms, date et lieu de naissance, nationalité, et adresse personnelle ;
  • Les modalités du contrôle exercé sur la société (pourcentage détenu notamment) ;
  • La date à laquelle ils ou elles sont devenu(es) le ou les bénéficiaires effectifs de votre société.

Les formulaires à déposer au greffe sont téléchargeables sur le site infogreffe.fr ou via les liens suivants :

• pour une Société
• pour un GIE ou une association immatriculée au RCS.

Lors du dépôt, le greffier vérifie que les informations relatives au bénéficiaire effectif sont (article L.561-47 du CMF) :

• complètes et conformes aux dispositions législatives et règlementaires,
• correspondent aux pièces justificatives et pièces déposées en annexe et,
• sont compatibles, dans le cas d’une demande de modification, avec l’état du dossier.

Une fois ces informations vérifiées, il se charge de communiquer le document aux personnes habilitées à le recevoir.

Par la suite, et en cas de changement, ce document devra être mis à jour auprès du greffe.

IV. Publicité du document relatif au bénéficiaire effectif

Afin de rassurer dirigeants et investisseurs, il est important de préciser que ce document n’est pas public. En effet, seules certaines catégories de personnes bénéficient d’un droit de communication :

• le représentant légal de l’entité (toute autre personne - associé, salarié - ne pourra obtenir par demande directe ce document),
• 18 entités listées par l’article R561-27 du CMF,
• les entités assujetties à la lutte contre le blanchiment et le financement du terrorisme,
• toute personne justifiant d’un intérêt légitime, sur ordonnance rendue par le juge commis à la surveillance du registre du commerce.

Ce document a donc vocation à être principalement consulté par les autorités judiciaires ainsi que par diverses administrations tels que les services fiscaux, l’administration des douanes, etc…

V. Coût du dépôt de la liste des bénéficiaires effectifs

Un arrêté du 1er août 2017 (créant le nouvel article A 743-10-1 du Code de commerce) a fixé comme suit les émoluments fixes (non négligeables) attribués au greffe à l’occasion de cette formalité :

• lorsque le dépôt de la liste des bénéficiaires effectifs est effectué lors de la demande d’immatriculation de la société, il est facturé par le greffe 19,76€.
• en revanche, pour les sociétés immatriculées avant le 1er août 2017 et qui doivent effectuer ce dépôt d’ici le 1er avril 2018, il est facturé 39,52€.
• enfin, tout dépôt modificatif ou complémentaire au dépôt initial est facturé 34,58€.

VI. Sanctions

Il convient d’être vigilant toutefois et de bien penser à effectuer sa déclaration.

En effet, le fait de ne pas déposer au greffe du RCS le document relatif aux bénéficiaires effectifs, ou le fait de déposer un document comportant des informations inexactes ou incomplètes, est puni de six mois d’emprisonnement et de 7.500 € d’amende.

En outre, les personnes physiques déclarées coupables de cette infraction, c’est-à-dire le ou les gérants ou présidents de sociétés, encourent personnellement les peines d’interdiction de gérer et de privation partielle de leurs droits civils et civiques.

Enfin, la société elle-même peut être déclarée pénalement responsable et donc se voir infliger une amende, voire une dissolution d’office.

Il est donc recommandé aux sociétés immatriculées avant le 1er août 2017, de procéder dès à présent et en tout état de cause avant le 1 avril 2018, au dépôt de ce document auprès du greffe.

Source : Ordonnance n° 2016-1635 du 1er décembre 2016 ; Décret n° 2017-1094 du 12 juin 2017 (J.O. du 14) ; Arrêté du 1er aout 2017 (J.O. du 3).