Les clients des avocats (mais aussi des notaires ou autres professionnels) regardent le travail accompli et vos factures pour juger de la qualité de vos prestations et de l’état d’avancement du dossier. Si les informations figurant sur la facture sont insuffisantes, il ne pourra pas se rendre compte de la valeur de votre travail. En revanche, une facture bien faite et réfléchie, comportant un certain nombre d’éléments et accompagnée d’une lettre, permettra d’améliorer la relation-client et favorisera le paiement de cette dernière.
Voici nos recommandations.
Prenez soin de décrire les informations relatives à vos prestations.
Faîtes attention à la façon d’expliquer le temps passé sur un dossier.
Par exemple, les clients n’aiment pas vous payer pour faire une réunion avec d’autres avocats du cabinet. Par contre, ils aiment connaître le résultat de la réunion.
Bannissez les informations qui ne contribuent pas à faire réellement progresser le dossier.
Par exemple, examen du dossier, recherche, message laissé à …
Montrez les progrès accomplis sur le dossier.
Soyez cohérent(e) dans la terminologie employée et utilisez des termes descriptifs.
Démontrez la valeur de votre travail avant de facturer. Si possible, montrez le travail accompli avant de le facturer...
Indiquez le temps passé que vous ne facturez pas.
Facturez au moment opportun. Par exemple, quand votre client sera le mieux disposé à accueillir une facture.
Ne facturez pas les petits montants insignifiants que certes vous avez du payer mais qui peuvent être englobés dans la facture.
Par exemple, facturez 5 euros pour une demande de document administratif si la facture est de 400 euros.
Joignez une lettre d’accompagnement à votre facture.
Cela peut sembler logique mais combien de notes d’honoraires sont rédigées sans lettre d’accompagnement ? Pourtant, il est important d’expliquer à son client le pourquoi du comment.
Une lettre d’accompagnement vous permet d’expliquer la valeur de votre travail sur le dossier. Si vous êtes satisfait du résultat obtenu, dites-le. Si vous ne facturez pas certains éléments, expliquez au client ce qu’il en est et pourquoi. Vous pouvez aussi le remercier. Il n’est peut être pas nécessaire de joindre ce type de lettre pour chaque facture mais au minimum vous devez en rédiger une quand le dossier est clos.
Toujours se mettre à la place du client avant de facturer.
La meilleure chose à faire est de toujours se mettre à la place du client et de se poser la question, « est-ce que ça me dérangerait de payer pour ça ? ». N’oubliez pas que le principe de base d’une bonne facturation est que le client ne soit pas surpris. S’il peut l’être, prenez le téléphone. Il en va de même si la facture est plus élevée que prévue. Quand il y a un problème, il est fondamental que vous contactiez votre client avant qu’il ne le fasse.
Discussion en cours :
« Et pourquoi ne pas surfacturer les demandes de provision et restituer en fin de course de l’argent au client qui est alors très content et du geste et de l’honnêteté de son conseil ? »