Forfait ou régie : ces schémas financiers sont-ils toujours adaptés aux projets IT ?

Le forfait et la régie, sont les deux axes traditionnels de négociation des prix. Or, un service, un produit, voire un besoin métier, évolue toujours surtout dans les domaines de l’innovation, la digitalisation et le numérique et plus généralement dans les projets de transformation digitale.

On distingue traditionnellement deux types de contrats pour la fixation du prix, les objectifs essentiels de chacun de ces schémas financiers sont spécifiques :
- le contrat au forfait fige le prix, avec un périmètre précis, une date butoir,
- la régie s’adapte aux besoins évolutifs du périmètre mais ne fige pas le prix.

Les projets de transformation digitale peuvent être complexes et évolutifs. Se pose alors la question de la négociation du prix de ces prestations. Il est nécessaire de maitriser à la fois les coûts mais aussi l’évolution du périmètre.

Alors comment associer maitrise des coûts et évolution du périmètre ?

Pour trouver le schéma adapté à son projet, il faut s’interroger sur les objectifs poursuivis par tel ou tel achat : l’optimisation du prix est-elle la priorité ? la qualité ou encore le planning est-il la priorité ? ou bien est-ce l’investissement dans la durée ? etc…

En fonction de la priorité de l’achat il est possible de mettre en place nombreux schémas financiers pour répondre à cette priorité.

Il existe des solutions qui pourront à la fois sécuriser l’acheteur et s’assurer d’acheter “au juste prix” et sécuriser le prestataire qui pourra exécuter ses prestations et assurer la qualité et les délais requis tout en maintenant sa marge.

Vous pouvez par exemple prévoir une enveloppe de budget : l’acheteur peut déclencher ou non telle prestation, tel achat de produit.

Il faut avoir à l’esprit lors des négociations financières que ce n’est pas le schéma financier retenu, forfait, régie, régie plafonnée ou enveloppe ou autre, qui assurera la réussite du projet. Ce qui permettra le succès du projet, c’est la collaboration entre les parties et leur capacité d’adaptation, de réaction et de communication en cas de dérapage.

La collaboration bienveillante Acheteur - Fournisseur : un facteur clé de succès, y compris financier.

Il faut donc envisager un système créatif et adaptable de fixation du prix en fonction des priorités du client. Il s’agit d’un axe de négociation innovant qui participera au succès du projet et à la maitrise des coûts.

Dans tous les cas, pour concrétiser les accords financiers trouvés il est indispensable d’intégrer au contrat les clauses adaptées, notamment sur le cadrage du système financier innovant, la qualification des abaques, les RFA, la collaboration des parties dans l’évolution du projet, dans la détermination du juste prix.

Sinon vous risquez de produire l’inverse. Cela peut passer par un échec du projet ou un dépassement excessif du budget en basculant par exemple sur un modèle en régie avec responsabilité partagée, voir un engagement de dépenses.

Le Code civil et le Code de commerce apportent des réponses et des idées intéressantes : intégrer un professionnel du droit dans les négociations financières apporte une valeur ajoutée certaine et crée des économies financières parfois inattendues.

Un contrat adapté aux priorités de votre organisation sécurise les projets et les prix, pensez-y !

Claudia Weber, avocat associé
ITLAW Avocats - www.itlaw.fr

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