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Négociations obligatoires en entreprise : bien les identifier et les mener.

Par Emmanuelle Destaillats, Avocat.

Certaines entreprises sont astreintes à mener des négociations obligatoires, à des périodicités variables et sur des thèmes fixés par la loi.

Cette obligation d’engager périodiquement des négociations sur des thèmes définis concerne les entreprises dans lesquelles ont été désignés un ou plusieurs délégués syndicaux.

A contrario donc, les entreprises dépourvues de délégués syndicaux ne sont pas soumises à l’obligation d’engager périodiquement des négociations sur les thèmes susvisés.

Depuis la publication des ordonnances Macron du 22 septembre 2017, les entreprises peuvent fixer elles-mêmes, par accord, leur propre agenda des négociations ainsi que les thèmes précis à aborder au sein des grands thèmes légaux de négociation.

I. Identifier les thèmes et les périodicités de négociations.

Les ordonnances Macron du 22 septembre 2017 ont réorganisé le chapitre du Code du travail relatif aux négociations obligatoires en entreprise selon le triptyque  :

  • ordre public : dispositions auxquelles il ne peut pas être dérogé par accord collectif,
  • champ de la négociation collective : liberté de l’accord collectif,
  • dispositions supplétives : applicables qu’à défaut d’accord collectif.

A. Ordre public.

Dans les entreprises où sont constituées une ou plusieurs sections syndicales d’organisations représentatives, l’employeur engage, au moins une fois tous les 4 ans, une négociation sur (article L.2242-1 du Code du travail) :

1° la rémunération, notamment les salaires effectifs, le temps de travail et le partage de la valeur ajoutée dans l’entreprise ;

Le temps de travail renvoie aux problématiques de durée et d’organisation du temps de travail (temps partiel, RTT, heures supplémentaires…).

l’égalité professionnelle entre les femmes et les hommes, portant notamment sur les mesures visant à supprimer les écarts de rémunération, et la qualité de vie au travail.

En l’absence d’accord applicable dans l’entreprise prévoyant les mesures visant à supprimer les écarts de rémunération entre les femmes et les hommes, la négociation obligatoire sur les salaires effectifs doit également porter sur la programmation de mesures permettant de supprimer les écarts de rémunération et les différences de déroulement de carrière entre les femmes et les hommes (C. trav., art. L. 2242-3)

B. Champ de la négociation collective.

Dans les entreprises où sont constituées une ou plusieurs sections syndicales d’organisations représentatives, peut être engagée, à l’initiative de l’employeur ou à la demande d’une organisation syndicale de salariés représentative, une négociation précisant le calendrier, la périodicité, les thèmes et les modalités de négociation dans le groupe, l’entreprise ou l’établissement (C. trav., art. L. 2242-10).

L’accord conclu à l’issue de cette négociation précise (C. trav., art. L. 2242-11) :

Les thèmes des négociations et leur périodicité, de telle sorte qu’au moins tous les quatre ans soient négociés les thèmes mentionnés aux1° et 2° de l’article L. 2242-1 et à l’article L. 2242-2 ;
Le contenu de chacun des thèmes ;
Le calendrier et les lieux des réunions ;
Les informations que l’employeur remet aux négociateurs sur les thèmes prévus par la négociation qui s’engage et la date de cette remise ;
Les modalités selon lesquelles sont suivis les engagements souscrits par les parties.

La durée de l’accord ne peut excéder quatre ans.

C. Disposition supplétives.

A défaut d’accord portant sur les négociations obligatoires en entreprise, l’employeur doit engager (C. trav., art. L. 2242-13) :

Chaque année, une négociation sur la rémunération, le temps de travail et le partage de la valeur ajoutée dans l’entreprise
Chaque année, une négociation sur l’égalité professionnelle entre les femmes et les hommes et la qualité de vie au travail

La négociation sur la rémunération, le temps de travail et le partage de la valeur ajoutée porte sur (C. trav., art. L. 2242-15) :

  • les salaires effectifs ;
  • la durée effective et l’organisation du temps de travail, notamment la mise en place du travail à temps partiel. Dans ce cadre, la négociation peut également porter sur la réduction du temps de travail ;
  • l’intéressement, la participation et l’épargne salariale, à défaut d’accord d’intéressement, d’accord de participation, de plan d’épargne d’entreprise, de plan d’épargne pour la mise à la retraite collectif ou d’accord de branche comportant un ou plusieurs de ces dispositifs ;
  • Le suivi de la mise en œuvre des mesures visant à supprimer les écarts de rémunération et les différences de déroulement de carrière entre les femmes et les hommes.

La négociation sur l’égalité professionnelle entre les femmes et les hommes et la qualité de vie au travail porte sur (C. trav., art. L. 2242-17) :

  • L’articulation entre la vie personnelle et la vie professionnelle pour les salariés ;
  • Les objectifs et les mesures permettant d’atteindre l’égalité professionnelle entre les femmes et les hommes, notamment en matière de suppression des écarts de rémunération, d’accès à l’emploi, de formation professionnelle, de déroulement de carrière et de promotion professionnelle, de conditions de travail et d’emploi, en particulier pour les salariés à temps partiel, et de mixité des emplois ;
  • Les mesures permettant de lutter contre toute discrimination en matière de recrutement, d’emploi et d’accès à la formation professionnelle ;
  • Les mesures relatives à l’insertion professionnelle et au maintien dans l’emploi des travailleurs handicapés, notamment les conditions d’accès à l’emploi, à la formation et à la promotion professionnelles, les conditions de travail et d’emploi et les actions de sensibilisation de l’ensemble du personnel au handicap ;
  • Les modalités de définition d’un régime de prévoyance et, dans des conditions au moins aussi favorables que celles prévues à l’article L. 911-7 du code de la sécurité sociale, d’un régime de remboursements complémentaires de frais occasionnés par une maladie, une maternité ou un accident, à défaut de couverture par un accord de branche ou un accord d’entreprise ;
  • L’exercice du droit d’expression directe et collective des salariés, notamment au moyen des outils numériques disponibles dans l’entreprise ;
  • Les modalités du plein exercice par le salarié de son droit à la déconnexion et la mise en place par l’entreprise de dispositifs de régulation de l’utilisation des outils numériques, en vue d’assurer le respect des temps de repos et de congé ainsi que de la vie personnelle et familiale. A défaut d’accord, l’employeur élabore une charte, après avis du comité social et économique. Cette charte définit ces modalités de l’exercice du droit à la déconnexion et prévoit en outre la mise en œuvre, à destination des salariés et du personnel d’encadrement et de direction, d’actions de formation et de sensibilisation à un usage raisonnable des outils numériques.

II. Engager des négociations.

C’est à l’employeur de prendre l’initiative des négociations, en convoquant les organisations syndicales représentatives à la première réunion de négociation.

A défaut d’une initiative de l’employeur depuis plus de douze mois, pour chacune des deux négociations annuelles (rémunération, temps de travail, partage de la valeur ajoutée ; égalité professionnelle et qualité de vie au travail), cette négociation s’engage obligatoirement à la demande d’une organisation syndicale représentative.

La demande de négociation formulée par l’organisation syndicale est transmise dans les huit jours par l’employeur aux autres organisations représentatives.

Dans les quinze jours qui suivent la demande formulée par une organisation syndicale, l’employeur convoque les parties à la négociation (C. trav., art. L. 2242-13).

Cette disposition ne s’applique qu’en l’absence d’accord collectif organisant les négociations obligatoires en entreprise ou en cas de non-respect de celui-ci.

Sanctions à défaut d’engagement des négociations.

Le Code du travail prévoit des dispositions pénales en cas de manquement à l’obligation de convocation des parties à la négociation.

L’employeur qui manque à cette obligation encourt une peine d’un an d’emprisonnement et de 3.750 euros d’amende (C. trav., art. L. 2243-1 et -2).

Concernant spécifiquement la négociation sur les salaires, l’employeur est soumis à une pénalité (C. trav., art. L. 2242-7) :

  • Si aucun manquement relatif à cette obligation n’a été constaté lors d’un précédent contrôle au cours des six années civiles précédentes, la pénalité est plafonnée à un montant équivalent à 10 % des exonérations de cotisations sociales mentionnées à l’article L. 241-13 du code de la sécurité sociale au titre des rémunérations versées chaque année où le manquement est constaté, sur une période ne pouvant excéder trois années consécutives à compter de l’année précédant le contrôle.
  • Si au moins un manquement relatif à cette obligation a été constaté lors d’un précédent contrôle au cours des six années civiles précédentes, la pénalité est plafonnée à un montant équivalent à 100 % des exonérations de cotisations sociales mentionnées au même article L. 241-13 au titre des rémunérations versées chaque année où le manquement est constaté, sur une période ne pouvant excéder trois années consécutives comprenant l’année du contrôle.

Lorsque l’autorité administrative compétente constate le manquement mentionné au premier alinéa, elle fixe le montant de la pénalité en tenant compte notamment des efforts constatés pour ouvrir les négociations, de la situation économique et financière de l’entreprise, de la gravité du manquement et des circonstances ayant conduit au manquement.

Concernant spécifiquement la négociation sur l’égalité entre les femmes et les hommes, les entreprises d’au moins 50 salariés sont soumises à pénalité dès lors qu’elles ne sont couvertes ni par un accord ni par un plan d’action (C. trav., art. L. 2242-8).

Le montant de cette pénalité est fixé par l’autorité administrative, au maximum à 1% de la masse salariale, au cours des périodes au titre desquelles l’entreprise n’est pas couverte par un accord ou un plan d’action ?

III. Mener les négociations.

Lors de la première réunion sont précisés (C. trav., art. L. 2242-14) :

1° Le lieu et le calendrier de la ou des réunions ;
2° Les informations que l’employeur remettra aux délégués syndicaux et aux salariés composant la délégation sur les thèmes prévus par la négociation qui s’engage et la date de cette remise.

Cette disposition ne s’applique qu’en l’absence d’accord collectif organisant les négociations obligatoires en entreprise ou en cas de non-respect de celui-ci.

Tant que la négociation est en cours, l’employeur ne peut, dans les matières traitées, arrêter de décisions unilatérales concernant la collectivité des salariés, sauf si l’urgence le justifie (C. trav., art. L. 2242-4).

En revanche, il peut prendre des mesures individuelles concernant un salarié en particulier.

A. En cas d’échec des négociations.

Le Code du travail n’impose à l’employeur que d’engager les négociations et non pas de conclure un accord.

L’employeur ne peut donc pas être sanctionné si la négociation engagée ne débouche sur aucun accord.

Si, au terme de la négociation, aucun accord n’a été conclu, il est établi un procès-verbal de désaccord dans lequel sont consignées, en leur dernier état, les propositions respectives des parties et les mesures que l’employeur entend appliquer unilatéralement.

Ce procès-verbal donne lieu à dépôt, à l’initiative de la partie la plus diligente (C. trav., art. L. 2242-5).

Pour le cas particulier de l’échec des négociations sur l’égalité entre les femmes et les hommes et sur la qualité de vie au travail, l’employeur doit établir un plan d’action annuel destiné à assurer cette égalité professionnelle (C. trav., art. L. 2242-3).

B. En cas de conclusion d’un accord.

L’accord valablement conclu doit être notifié par la partie signataire la plus diligente à l’ensemble des organisations syndicales représentatives de l’entreprise (C. trav., art. L. 2231-5).

L’employeur doit ensuite déposer l’accord en ligne, de manière dématérialisée, sur la plateforme www.teleaccords.travail-emploi-gouv.fr (C. trav., art. D.2231-2).

Des formalités spécifiques doivent être observées concernant les accords sur les salaires effectifs (C. trav., art. L. 2242-6) : ceux-ci doivent être déposés accompagnés d’un PV d’ouverture des négociations portant sur les écarts de rémunération entre les gemmes et les hommes consignant les propositions respectives de l’employeur et des organisations syndicales parties à la négociation.

Ce procès-verbal atteste que l’employeur a engagé sérieusement et loyalement les négociations.

L’engagement sérieux et loyal des négociations implique que, dans les entreprises où sont constituées une ou plusieurs sections syndicales d’organisations représentatives, l’employeur ait convoqué à la négociation les organisations syndicales représentatives dans l’entreprise et fixé le lieu et le calendrier des réunions.

L’employeur doit également leur avoir communiqué les informations nécessaires pour leur permettre de négocier en toute connaissance de cause et avoir répondu de manière motivée aux éventuelles propositions des organisations syndicales.

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